Planification des tâches pour le démarrage du module de gestion des ressources

De IRIS
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Votre établissement utilisera sous peu le module de gestion des ressources permettant la réservation de salles ou de tout autre type de ressources. Vous trouverez ci-dessous la liste des tâches préparatoires, un calendrier de préparation à la migration ainsi qu’une trousse de démarrage regroupant les outils disponibles pour faciliter le déploiement du module de gestion des ressources.

 

Plan de communication

L’élaboration d’un plan de communication afin d’aviser l’ensemble des utilisateurs de l’établissement des changements au niveau des outils de réservation des ressources est un élément essentiel du processus de démarrage. Bien qu’il revienne à chaque établissement de déterminer le moment d’informer les utilisateurs, le CCT recommande de les informer dès le début de la mise en place du processus et de faire un ou deux autres communiqués durant les travaux préparatoires afin de les tenir informés de l’évolution des travaux et de la date de démarrage. Quelques jours avant le démarrage, le CCT recommande de faire un rappel sur la séquence des actions pour arriver au démarrage proprement dit. Des modèles de communiqués sont disponibles dans la trousse de démarrage.

 

Collecte d'informations

Inventaire des installations et propriétaires

Vous devez effectuer l’inventaire des installations et des propriétaires pour lesquelles des ressources devront être créées dans le système. On appelle propriétaire, la direction ou le service qui est responsable de la ressource. S’il n’y en a pas, inscrire le nom de l’installation.

Inventaire des ressources

Vous devez déterminer pour chacune des ressources, quel mode vous désirez utiliser, soit le mode « authentification » ou « public ». À l’aide des gabarits disponibles dans la trousse de démarrage, vous devez collecter pour chacune des ressources les informations suivantes :

  • Type de ressource
  • Établissement : nom de l’établissement et de l’installation
  • Numéro de la ressource (Ex : no salle);
  • Nom de la ressource. Répétez le numéro de la ressource s’il n’y a pas de nom spécifique;
  • Description : faire une description sommaire de la ressource;
  • Étage : étage sur lequel se situe la ressource;
  • Aile : si nécessaire, aile où se situe la ressource;
  • Téléphone : numéro de téléphone de l’établissement ;
  • Poste : poste du téléphone dans la salle s’il y a lieu;
  • Nombre de places : capacité de la salle;
  • Propriétés : indiquez s’il y a une ou des fenêtres dans la salle, une ou des tables et s’il y a un ordinateur;
  • Équipements/caractéristiques disponibles : cochez les équipements ou caractéristiques que l’on retrouve dans la ressource/salle. Ces données facilitent la recherche par la suite.
  • Informations supplémentaires : inscrire les informations ou particularités associées à la ressource (ex : cette salle doit prioritairement être réservée pour de la visioconférence; à l’usage exclusif de telle direction, etc…) pour un maximum de 500 caractères. Vous pouvez inscrire des équipements présents dans la salle ne se trouvant pas au point « Équipements/caractéristiques disponibles »comme un lutrin, une estrade, etc.;
  • Documents à ajouter : vous pouvez associer des documents PDF ou des images. Cela peut être des photos de la salle, un plan d’aménagement ou un trajet pour se rendre à la salle;
  • Équipement de visioconférence : équipement de visioconférence fixe associé à la salle;
  • Niveau d’approbation : les demandes de réservation de ces ressources doivent-elles être approuvées par quelqu’un;
  • Responsables : nom de la ou les personnes responsables de l’approbation des réservations pour cette ressource. Si rien n’est inscrit, aucune approbation n’est nécessaire;
  • Restrictions : nom de la ou des personnes pouvant réserver la ressource si vous décidez de restreindre l’accès. Possible seulement en mode « authentification »;
  • Cacher en public : si vous désirez que la ressource ne soit disponible qu’en mode « authentification », cochez cette case;
  • Nombre de jours d’avance maximum pour réservation : vous pouvez déterminer un nombre de jours maximum que la ressource peut être réservée d’avance. En inscrivant rien, il n’y a pas de restriction;
  • Nombre de jours avant l'envoi d’un rappel automatique : déterminez le nombre de jours avant la date de la réservation ou un courriel sera envoyé automatiquement à la personne qui a fait la réservation afin de valider si elle a encore besoin de la ressource. En indiquant « 0 », aucun courriel ne sera envoyé.

 

Identification des personnes ressources

Identification du pilote du module de gestion des ressources

Vous devez déterminer qui agira à titre de pilote pour le module de gestion des ressources pour votre établissement. Cette personne aura la tâche d’assurer la réalisation des étapes du déploiement et d’inscrire les super utilisateurs dans l’application.

Identification des supers utilisateurs

Vous devez déterminer les personnes qui agiront à titre de supers utilisateurs pour l'établissement. Désirez-vous en avoir plus d’un selon les établissements et installations ? Ces supers utilisateurs seront formés par le CCT du CHU de Québec - Université Laval et ce seront eux qui formeront l’ensemble des utilisateurs pour l'établissement.

Identification de la/les personnes qui éditeront les ressources dans l’application avant la migration

Vous devez déterminer qui procédera à l’inscription des ressources dans l’application en prévision du démarrage. Vous pouvez choisir les supers utilisateurs ou d’autres personnes. Cela peut aussi être un des supers utilisateurs.

Identification des utilisateurs

Vous devez recensez qui sont les utilisateurs du module de gestion des ressources, si ces utilisateurs utilisent déjà le module de gestion des visioconférences, les droits d’utilisation de réservation de ressources doivent être ajoutés à leur profil par le CCT via le pilotage. Tous les nouveaux utilisateurs du module de gestion de ressources devront être formés.


Formation

Formation du pilote et des super utilisateurs

La formation du pilote et des super utilisateurs sera offerte par le CCT. Vous conviendrez d’une date de formation avec le CCT qui aura lieu approximativement un mois avant le démarrage.

Formation des utilisateurs

En ce qui concerne la formation des utilisateurs, vous devez établir le mode de formation et le calendrier de formation qui sera adopté. La formation pourrait être donnée par le pilote ou les super utilisateurs.

 

Migration des données

Importation des réservations

Le CCT validera avec votre établissement la possibilité d’extraire en fichier Excel selon le gabarit fourni, les réservations de ressources déjà inscrites dans le système actuel afin de pouvoir les importer directement dans le module de gestion des ressources. En cas d’impossibilité, vous devrez désigner une personne qui devra inscrire dans IRIS l’ensemble des réservations déjà existantes dans le système actuel. Cette action devra être réalisée avant le démarrage. En ce qui concerne l’importation des réservations dans IRIS, il est important de noter que les récurrences seront importées comme des réservations uniques. Ainsi, si vous avez une récurrence tous les lundis pour quatre semaines dans votre système de réservation, l’importation traitera cette réservation comme étant quatre réservations uniques pour les quatre lundis. S’il doit y avoir une modification une fois l’importation réalisée, les quatre réservations devront être modifiées individuellement. Les nouvelles inscriptions dans IRIS seront cependant gérées comme des récurrences avec la possibilité de les modifier en bloc.

Plan de migration

Établir les modalités de migration d’une application vers l’autre. En lien avec la date qui sera choisie pour le début des activités dans IRIS, déterminer avec le CCT quand il ne sera plus possible de faire de nouvelle réservation dans le système actuel et quand l’extraction des réservations déjà inscrites dans le système sera faite afin de les transférer dans IRIS. 

 

Calendrier de préparation à la migration

Voir le calendrier de préparation à la migration vers IRIS disponible dans la trousse de démarrage.

 

Trousse de démarrage

Dans le fichier IRIS-Trousse_de_demarrage-MGR.zip vous trouverez l'ensemble des documents nécessaires au déploiement du module de gestion des ressources :

  • Gabarits pour la collecte des informations (installations-propriétaires, ressources, importation des réservations et utilisateurs).
  • Modèles de communication à l’intention des utilisateurs.
  • Calendrier de préparation à la migration permettant d'estimer une date réaliste de mise en production du module de gestion des ressources.
  • Plan de travail détaillé pouvant également servir d’outil de suivi du projet.