Systèmes

Vous pouvez visualiser l’ensemble des stations de votre/vos installation(s), ainsi que les informations techniques qui y sont reliées.

Dans cette section, vous pouvez selon les droits dont vous disposez, cliquer sur (A) «Gérer» ou (B) «Modifier» une station de visioconférence.

En cliquant sur «Modifier», il est possible de faire les deux actions suivantes:

• Modifier le nom de la station: en sélectionnant le texte inscrit dans la colonne Nom, vous pourrez l'éditer à votre convenance (il est important cependant de confier cette tâche à une seule personne dans votre établissement);
• Modifier l’état de la station: en mode  Actif, la station peut être réservée dans IRIS ; en mode Inactif, aucune réservation avec cet équipement ne peut être effectuée (utile pour afficher la non-disponibilité d’une station lorsqu'elle est en réparation). La station ne sera pas visible dans le choix des stations de visioconférence dans le MGV. Cependant, cela n'affecte pas les réservations déjà inscrites. Si la station est inscrite «inactive", vous devez aller annuler ou modifier les réservations à venir déjà inscrites dans la plateforme IRIS pour cette station pour la période de l'inactivité.

En cliquant sur «Gérer», vous pouvez paramétrer les stations mobiles et déterminer quelles salles pourront être associées à cette station. Les stations fixes qui sont déjà associée à une salle via la gestion des ressources dans la section «Mon compte» ne dispose pas du bouton «Gérer». Il est important de bien comprendre que si vous désirez associer une salle à une station fixe, ceci ne peut être fait dans cette section en associant une seule salle à la station. Dans ce cas, le fait de réserver la station ne réserverait pas automatiquement la salle dans le MGR. Ceci doit se faire absolument dans l'onglet «Gestion des ressources» de la section «Mon compte». Vous pouvez consulter la page suivante Gestion des ressources pour plus d'informations sur le sujet.

La fenêtre suivante s'ouvre:

Par défaut, la valeur pour «Nécessite une prise de visioconférence» est à «Non». S'il s'agit d'une station mobile qui peut être déplacée dans deux ou plusieurs salles, placez la valeur à «Oui». Ainsi, il vous sera possible de déterminer dans quelles salles de l'installation la station mobile peut être déplacée. Vous pouvez faire afficher toutes les salles qui sont câblées spécialement pour recevoir une station de visioconférence ou encore seulement quelques salles. C'est dans la section Gestion des ressources qu'il est possible d'indiquer si une salle est câblée pour la visioconférence.

Ainsi, si votre station mobile est située dans une très grande installation et que vous voulez qu'elle puisse être déplacée dans seulement quelques salles d'une aile, il vous est possible d'associer la station à ces salles. Quand l'utilisateur sélectionnera cette station dans une réservation de visioconférence, il ne verra que les salles qui ont été associées.

Si vous ne déterminez pas de salle à une station mobile, en faisant une réservation de visioconférence dans le MGV, toutes les salles de l'installation apparaîtront alors, peu importe quelles soient câblées ou non. En associant dans cette section toutes les salles câblées de l'installation à votre station mobile, apparaîtra alors lorsque que vous faite une réservation de visioconférence dans le MGV, seulement les salles câblées pour la visioconférence.

En cliquant sur «Oui», la fenêtre suivante s'ouvre:

Apparaît dans l'encadré rouge toutes les salles de l'installation qui sont câblées (en autant que cela a été édité dans la section Gestion des ressources) pour recevoir une station de visioconférence mobile. Si vous désirez associer toutes les salles à la station, cliquez sur la double flèche. Pour sélectionner seulement deux ou quelques salles, cliquez sur chacune des salles et appuyez sur la simple flèche pour les transférer dans l'encadré à droite. Se retrouve dans ce dernier les salles où il sera possible de déplacer la station mobile (voir image ci-bas).

Voir les disponibilités

En cliquant sur Voir les disponibilités, vous pouvez voir la disponibilité des équipements de votre établissement.

 Dans cette section, vous pouvez :

• Cliquer sur le triangle à droite de Aujourd’hui (4), pour avoir accès au calendrier et obtenir  la date désirée : les rectangles blancs (5) indiquent les périodes de non disponibilité des équipements; en passant votre souris sur l’un d’eux, vous verrez le numéro de la réservation IRIS, le nom de l’activité et les heures de début et de fin, incluant la période de prétest;
• Il est possible d'extraire un fichier sous format PDF présentant la non disponibilité des stations de votre ou vos établissements pour la journée sélectionnée. Il suffit de cliquer sur Exporter en format pdf (6);
• Pour revenir à l'affichage initial, cliquez sur Fermer (7).

Mes stations externes

On appelle « Station externe » les stations qui ne sont pas inscrites dans IRIS. Créer une liste des stations externes que vous utilisez régulièrement vous évite d’ajouter manuellement toutes les informations relatives aux stations, chaque fois que vous en avez besoin. En plus des stations que vous avez inscrites, vous verrez celles que les utilisateurs ont rendues visibles.

 Pour inscrire ou ajouter une station dans votre liste :

• Spécifiez si la station doit être en direction "Sortant" ou Entrant" (8). En mode "Sortant", c'est IRIS ou le pont national qui appelera la sation lors de l'activité. Comme c'est le mode utilisé à 99 % du temps, c'est le mode inscrit par défaut. En mode "Entrant", ceci permet de réserver sa place sur le pont mais la journée de l'activité, l'utilisateur de cette station devra appeler lui-même le pont national pouir se joindre à l'activité. Nous retrouvons cette situation principalement lorsque la sation n'est pas disponible pour la période de prétest;
• Déterminez si c'est en mode "Vidéo" ou en "Audio"(A). Sélectionnez "Vidéo" si c'est une station de visioconférence ou "Audio" si c'est par téléphone;
• En mode "Vidéo", déterminez le protocole voulu (B). La plupart des stations utilisent le protocle IP. Les nouvelles stations de visioconférence tendent vers le protocole SIP. Enfin, certains anciennes stations (que l'on retrouve principalement en région éloignée) utilise la technologie téléphonique. Sélectionnez alors ISDN/H320. Pour plus de détails sur les protocoles, consultez l'onglet  En mode "Sortant" de la section Systèmes participants. En mode "Audio", sélectionnez aussi le protocle utilisé. Pour un téléphone standard, choisissez ISDN/H320. Bien que plus rare, certains téléphones utilisent cependant le protocole SIP;
• En mode "Vidéo", il faut inscrire l'adresse correspondante au protocole sélectionné (C). En mode "Audio", inscrire dans cette même case le nombre de téléphone qui se joindront à l'activité pour ainsi réserver le nombre correspondant d'espace sur le pont;
• Inscrire si désirez le nom de la station (D) et/ou le nom de la salle (E);
• Pour le nom de l'établissement, s'il ne se retrouve pas dans la liste déroulante (F), sélectionnez Autre. Le carré à droite n'est plus grisé (G) et vous pouvez alors y inscrire le nom de l'établissement où se trouve la station externe;
• Si vous avez les droits, déterminez avec qui la station externe est partagée (9);
• Cliquez sur Ajouter (10)
• Cliquez sur Enregistrer (11)

Le bouton Cacher/Montrer (12) offre le choix de rendre la station visible ou non lors de la création d’une réservation. Ceci permet de cacher dans le menu déroulant lors de la cération d'une réservation des stations partagées par d'autres utilisateurs qui vous sont inutiles.