Réserver une ressource

Les établissements qui inscrivent une ressource dans IRIS peuvent le faire selon deux modes soient Public ou Authentification. Une ressource en mode Public est accessible à tous, même aux personnes en dehors de l'établissement car on peut en faire la réservation en cliquant simplement sur un lien web et il n'y a pas d'authentification exigée. On y retrouve regroupées par établissement et propriétaire toutes les ressources des établissements du Québec qui ont inscrit au moins une ressource en mode Public. Vous pouvez en faire la réservation en y inscrivant vos coordonnées et une adresse courriel valide car vous devrez répondre à un courriel de confirmation afin de valider la réservation. Ce mode assure une grande autonomie pour les personnes qui ont à réserver des ressources. Le gestionnaire de la ressource peut aussi y inclure un processus d'approbation qui fait en sorte qu'une personne doit approuver votre demande de ressource afin de la valider.

Comme pour le module de gestion des visioconférences, le mode Authentification exige que chaque personne qui veut réserver une ressource doit s'authentifier afin d'avoir accès aux ressources des établissements à lesquels il est associé. En plus du principe d'approbation, ce mode permet de restreindre à certains utilisateurs la possibilité de réserver une ressource.

En mode Authentification

Après vous être authentifié sur la page d'accueil, si vous avez uniquement accès au module Réservation des ressources, cliquez simplement sur l’onglet Mes réservations (1).

Si vous avez accès aux 2 modules de l'application IRIS, cliquez sur la flèche à côté de Mes Réservations (1). Vous aurez deux choix. Sélectionnez Ressources ou Salles (2). 

• Si votre profil est associé à plus d'un établissement ou plus d'une installation, vous pouvez afficher seulement celui ou ceux désirés (3);
• Vous pouvez déterminer le mode d'affichage en sélectionnant un des choix suivants: Planning, Jour, Semaine ou Mois (4);
• À l'aide du calendrier, sélectionnez la date à laquelle vous désirez réserver une ressource (5);
• En cliquant sur le "i" (6), vous avez accès aux informations de la ressource;
• Les réservations de ressources déjà enregistrées apparaissent dans le calendrier (7). La resource est donc non disponible à ces heures;
• Les couleurs déterminent qui a fait la réservation (vous-même ou un autre utilisateur), l'origine de la réservation (module de gestion des visioconférences ou module de réservation des ressources) et le statut de la réservation (en attente d'approbation, approuvée ou en attente de confirmation(en mode Public uniquement)). Vous pouvez aussi retrouver des pictogrammes indiquant si c'est une réservation récurrente ou encore qu'elle est multi-salles. Vous pouvez consulter la légende au bas de la page (8) ou en passant la souris sur le rectangle Légende(9).

Lors de la recherche d'une ressource, il est possible de préciser ses critères de recherche afin de trouver une salle correspondant à ses besoins. Pour ce faire, cliquez sur le triangle pour Critères avancés (Salle) (10). Vous pouvez par la suite déterminer le nombre minimum de places (11), la présence de fenêtre, table ou ordinateur  (12), les caractéristiques disponibles (13) et le oules propriétaires (14). Après avoir précisé vos critères, appuyez sur Rechercher (15). Vous verrez alors seulement les ressources correspondant à vos critères de recherche.

Lorsque vous avez déterminé la ressource à réserver, assurez-vous d'être sur la bonne journée et dans l'espace correspondant à la ressource désirée, placez votre souris à l'heure du début de la réservation et en gardant le bouton gauche dela souris enfoncé, déplacez vous jusqu'à l'heure de fin de la réservation. En relâchant le bouton de la souris, une fenêtre d'édition s'ouvre afin de compléter votre réservation. 

• Assurez-vous que les heures de début et de fin correspondent. Corrigez-les au besoin (16) et (17);
• Inscrire la raison de la réservation (18);
• Inscrire le département duquel la réservation relève (19);
• En étant authentifié, les champs suivants se complètent par défaut (20);
• Déterminez le type d'activité (Consultation clinique, formation, enseignement, administration ou recherche) (21);
• Indiquez le nombre de participants prévus (22);
• Vous pouvez faire une réservation multi-salles en ajoutant une ou des ressources se trouvant dans un des établissements ou installations à lesquels vous êtes associé. Il suffit de cocher la ou les ressources à ajouter dans la réservation (23). Apparaissent dans cette liste toutes les ressources selon les critères inscrits au préalable dans la section Critères avancés (Salle). Vous devez d'abord avoir vérifié la disponibilité de la ressource sinon vous aurez un message de non disponibilité lors de l'enregistrement. Notez que même si elle apparait, vous ne pourrez pas ajouter une ressource qui est restreinte à seulement un ou quelques utilisateurs. Un message d'erreur s'affichera lors de l'enregistrement;
• S'il s'agit d'une récurrence, activez la récurrence (24) et complétez les champs selon vos besoins;
• Enregistrez votre réservation (25).

En enregistrant votre réservation, vous recevrez un courriel spécifiiant que votre demande de réservation a bien été reçu. Si un processus d'approbation est associé à cette ressource, vous recevrez à nouveau un courriel lorsque l'approbateur aura approuvé votre réservation. Si votre demande est refusée, vous recevrez un courriel vous informant de ce refus sans pour autant en présenter les raisons. Si vous désirez plus d'explications, vous devrez communiquer avec l'approbateur. Dans le cas d'une ressource sans approbastion, vous recevrez un courriel automatisé confirmant votre réservation. 

Il est toujours très utile de conserver ces courriels car ils contiennent un lien permettant d'annuler rapidement sa réservation.

Enfin, si le gestionnaire de la ressource aprogrammé cette fonctionnalité, vous recevrez quelques jours avant la date de la réservation (le nombre de jour est déterminé par le gestionnaire) un courriel vous rappelant votre réservation et vous demandant si elle est toujours justifiée. Si oui, vous n'avez aucune action à porter. Sin non, le courriel contient un lien permettant d'annuler simplement votre réservation et ainsi libérer la ressource pour d'autres utilisateurs.

En mode public

Pour accéder au mode Public du module de réservation des ressources, se rendre sur le lien suivant: https://iris.lecsct.ca/Formulaires/FormReservationRessource.aspx ou encore cliquez sur Réservation de salles sur la page d'accueil d'IRIS.

Sélectionnez d'abord la date désiré de la réservation (1). Vous retrouvez sur cette page l'ensemble des ressources de tous les établissements qui ont inscrit une ou plusieurs de leurs ressources en mode Public. Elle sont classées par order alphabétique de propriétaire, peut importe l'établissement (2). Les rectangles de couleur indiquent la non disponibilité d'une ressource (3). Vous pouvez filtrer votre recherche selon un établissement (4), le nombre de places (5), selon certains critères désirés (6), des caractéristiques disponibles (7) ou selon un ou des propriétaires (8). Faites Rechercher (9) afin d'appliquer vos sélections.Vous pouvez obtenir de l'information sur la ressource en appuyant surr le "i" (10).

En mode public vous accédez directement à cette page.

Vous pouvez alors voir :

• L’ensemble des ressources des établissements sélectionnés 
• Leur disponibilité
• Les Propriétaires des ressources (Enseignement, Recherche, Direction des TI, etc.); les ressources étant classées par Propriétaire, leur nom apparaît clairement en début de section. Si le Propriétaire est le même pour l’ensemble des ressources, le Propriétaire est alors l’établissement.

En cliquant sur le « i » à côté du nom de la salle, une fenêtre s’ouvre, contenant les informations sur cette ressource :

• Les coordonnées de la salle
• Sa capacité
• Ses équipements
• Des fichiers peuvent être inclus : photos de la salle, plan d’aménagement ou trajet interne pour s’y rendre

La couleur et l’icône déterminent de quel type de réservation il s’agit. La légende des couleurs se trouve au bas de l’écran, et est accessible en passant la souris sur l’onglet  Légende.

Pour créer une nouvelle réservation de ressource :

• Cliquez sur la flèche de défilement à droite de Nouvelle réservation et choisissez Salles : vous accèderez au mode d’édition.
• Sélectionnez la date désirée à l’aide du calendrier; vous pouvez alors voir la disponibilité de toutes les ressources des établissements auxquelles vous êtes associées, qu’elles soient publiques ou non

En mode authentification, si vous êtes associé à plusieurs établissements (points de service), vous pouvez rechercher une ressource d’un établissement en particulier, en cliquant sur la flèche de défilement. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs établissements.

La section Critères avancés vous permet de rechercher une salle de façon plus précise en utilisant les fonctions de filtres, dont le nombre de places, les caractéristiques et le propriétaire :

• Sélectionnez le ou les filtres désirés
• Cliquez sur Rechercher afin de voir les salles correspondantes

Dans le calendrier en mode Planning, sélectionnez la plage horaire désirée :

• Placez votre curseur vis-à-vis de la salle désirée, à l’heure de début de la réservation
• Gardez le bouton de gauche enfoncé et déplacez la souris vers l’heure de fin souhaitée

En relâchant le bouton, une fenêtre apparaît dans laquelle vous devez compléter différents champs :

• Corrigez d’abord les heures de début et de fin si nécessaire
• Inscrivez ensuite la raison de la réservation
• Complétez les champs d’identification; inscrivez une adresse courriel que vous consultez régulièrement, car à l’enregistrement de votre réservation, un courriel de confirmation vous est envoyé et vous avez une heure pour y répondre afin de valider votre demande sinon elle sera rejetée
• Vous devez par la suite sélectionner le type d’activité qui correspond au type de la rencontre :

• Administration : Rencontre à caractère organisationnel qui n’implique pas la condition clinique d’un usager et qui n’est pas un transfert de connaissance;
• Recherche : Activité de recherche réalisée à distance en vue d’améliorer et d’augmenter l’état des connaissances dans un domaine spécifique;
• Formation : Activité permettant la formation continue et le partage des connaissances médicales et professionnelles dans le but de soutenir la pratique clinique et professionnelle. Cela inclut toutes formations professionnelles offrant des crédits pour le développement professionnel continu ou encore tout le volet « Enseignement »;
• Consultation : Consultation en présence ou non du patient ou d’un proche aidant effectuée par un professionnel de la santé que ce soit en présence directe ou par visioconférence. Ceci inclus aussi les rencontres multi professionnelles où le plan clinique et/ou thérapeutique d’un client est discuté.

• Indiquez ensuite le nombre de personnes prévues qui assisteront à la rencontre
• Pour réserver plusieurs ressources, cochez la ou les salles que vous désirez réserver (autre que la première sélectionnée)
• Cliquez sur l’icône où est inscrit Désactivé, vis-à-vis Périodicité, si vous souhaitez en inscrire une ressource

En activant la périodicité, une nouvelle fenêtre s’ouvrira :

• Complétez les champs apparaissant selon que vous choisissiez une périodicité quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
• Cliquez ensuite sur Enregistrer afin de sauvegarder votre réservation.

Vous recevrez instantanément un courriel de confirmation.

Modification/Suppression de votre réservation

En mode Authentification, vous pouvez modifier ou supprimer une réservation, une occurrence ou une série au complet :

• Allez à la date désirée
• Cliquez avec le bouton droit sur la réservation
• Sélectionnez Consulter/Modifier ou Supprimer 
• Une nouvelle fenêtre s’ouvre : choisissez l’action désirée

Précisions importantes :

• Une série incluant une salle à laquelle est associé un appareil de visioconférence fixe ne peut être modifiée. Il faut annuler la série et en créer une nouvelle avec les modifications. Cependant, si la réservation récurrente inclut l’utilisation de l’appareil de visioconférence, elle peut être modifiée dans le module Gestion des visioconférences.
• Il est possible de modifier ou retirer une salle dans une réservation multisalles. En cliquant du bouton droit la réservation, sélectionnez Modifier l’occurrence. Vous pouvez alors décocher la salle à retirer et cocher une nouvelle salle si désirée. Dans une réservation à une seule salle, vous pouvez ajouter une autre salle et votre réservation deviendra alors multisalles.

Lors de la création ou la modification d’une réservation de salle, un courriel de confirmation vous est envoyé. Vous n’avez aucune action à poser. Bien qu’un lien soit présent pour annuler la réservation, vous pouvez le faire directement dans l’application.

Résumé des actions

En mode liste, comme en mode calendrier, les boutons d’actions diffèrent selon le statut de la réservation.

Statut de la réservation	Rejeter la réservation	Approuver la réservation	Modifier la réservation	Supprimer la réservation	Consulter la réservation
À confirmer				2	Tous
À approuver	1 et 2	1	1 et 2		Tous
Approuvée			1	1 et 2	Tous
Rejetée					Tous
Annulée

 

Légende :

• 1 : Approbateur des réservations pour cette salle
• 2 : Propriétaire de la réservation

Tous : tous les utilisateurs du module Réservation des ressources d’IRIS.