IRIS - Version 2.0

Mise en contexte

Le Wiki IRIS comporte une documentation complète regroupant toutes les fonctionnalités du système de gestion des visioconférences appelé IRIS. Le détail de chacune des sections de la plate-forme IRIS y est présenté. Le but est de rendre son utilisation facile et efficace pour tous les utilisateurs, c’est-à-dire les participants, les organisateurs et les coordonnateurs. Les activités se présentent sous quatre formes : administration, enseignement, téléconsultation et téléformation. Toutefois, selon le type d’utilisateur, les fonctionnalités diffèrent. Celles-ci sont expliquées dans les quatre sections correspondantes ci-dessous.

Rôle des utilisateurs

• Le participant a comme rôle de s’inscrire à une activité disponible au calendrier des visioconférences publiques. Le participant s’inscrit à l’activité de son choix via la plateforme web IRIS.
• L’organisateur a comme rôle de créer des réservations de visioconférences via la plateforme IRIS.
• Le coordonnateur a comme rôle de gérer la réception des demandes en créant des réservations de types activités via la plate-forme IRIS.

Section 1 : Mon compte

Cette section permet aux utilisateurs de modifier les paramètres liés à leur compte et de gérer les groupes de courriels, les modèles de réservations, les stations et les rapports.

Mon profil

Changement du mot de passe en trois étapes :

1. Entrer le mot de passe actuel ;
2. Entrer le nouveau mot de passe choisi ;
3. Confirmer votre nouveau mot de passe en l’entrant de nouveau.

Changement du courriel en trois étapes :

1. Entrer le courriel actuel ;
2. Entrer le nouveau courriel choisi ;
3. Confirmer votre nouveau courriel en l’entrant de nouveau.

Groupes de courriels

Il est possible de créer des groupes de courriels personnalisés. La création de groupes est utile lors de l’inscription de plusieurs participants à une activité par l’organisateur ou le coordonnateur. Celui-ci programme la réservation et y inscrit rapidement un groupe de participants à l’aide des groupes de courriels créés à cette étape. Dans un groupe de courriels, il est possible d’inscrire un ou plusieurs membres.
Création d’un groupe de courriels en deux étapes :

1. Identifier le groupe par un nom ;
2. Entrer les coordonnées d’un membre à la fois (Prénom, nom, adresse courriel).

Il est aussi possible d’ajouter des membres à l’aide de la liste des personnes inscrites à IRIS. En sélectionnant cette option, un menu déroulant apparaît avec la liste de tous les établissements. Selon l’établissement sélectionné, les coordonnées des personnes affiliées sont disponibles.
Ajout de membres dans le groupe de courriels en deux étapes :

1. Sélectionner le ou les membres disponibles selon l’établissement à l’aide de la case à cocher ;
2. Appuyer sur le bouton Ajouter dans la partie inférieure.

Mes modèles

Cette sous-section permet à l’organisateur ou au coordonnateur de créer des modèles de réservation comprenant les informations de base sur une activité pouvant être réutilisés lors de la création d’une réservation, sauvant ainsi du temps à l’organisateur lors de la création de chaque événement de visioconférence. Une fois le modèle créé, il figure dans les modèles de réservation avec comme descriptif trois critères : nom du modèle, activité et titre. La modification ou la suppression sont des actions disponibles lors d’un changement dans le modèle.
Création d’un modèle de réservation en treize étapes :

Informations générales

1. Identifier le modèle par un nom ;
2. Entrer le type de réservation :

a. Administration : Activité qui se veut à caractère administratif, de gestion ou de recherche (passer à l’étape 5) ;

b. Enseignement : Cours dans le cadre de programmes universitaires (passer à l’étape 5) ;

c. Téléconsultation : Activité où un patient consulte un clinicien ou encore plusieurs cliniciens qui se consultent entre eux pour discuter de cas cliniques ;

d. Téléformation : Activité de développement professionnel continu.

3. Pour les réservations de téléconsultation ou de téléformation seulement, sélectionner une spécialité liée à l’activité dans le menu déroulant ;

4. Pour les réservations de téléconsultation ou de téléformation seulement, sélectionner ensuite une activité clinique correspondant à la spécialité choisie à l’étape 3.

5. Sélectionner un site organisateur dans le menu déroulant ;

6. Donner un titre et une courte description à la réservation (il est important de ne pas indiquer de données nominatives sur des patients puisque le système IRIS n’est pas conçu pour héberger des informations cliniques sur les patients).

Trois options facultatives sont aussi disponibles pour le modèle de réservation de type téléformation :

• Accréditation : L’activité offre des crédits de formation continue reconnue par au moins une association professionnelle.
• Activité payante : Offre l’activité selon un tarif déterminé par l’organisateur et explique les démarches à suivre pour procéder au paiement. Il est de la responsabilité de l’organisateur et de son organisation de gérer les paiements et les accès des participants à l’activité grâce aux fonctions présentes sur IRIS.
• Conférencier : Permet de présenter brièvement le conférencier, le formateur ou tout individu responsable de la qualité du contenu de la formation qui est offerte.

Paramètres

7. Entrer le type de connexion :

a. Réservation seulement : La connexion ne sera pas établie par le TMS, soit parce qu'elle s'effectue via le pont national ou pour indiquer l'indisponibilité des systèmes pour cette période et pour permettre de suivre les statistiques ;

b. Lancement automatique : La connexion sera établie automatiquement par le TMS ;

c. Lancement manuel : Le TMS fait parvenir un message de confirmation au système organisateur pour qu’il lance la connexion.

8. Entrer le mode d’affichage :

a. Amélioration CP : Affichage dynamique en fonction du nombre de sites participants ;

b. Commutation vocale : Affichage unique du site prenant la parole ;

c. Présence continue : Sépare l’écran en quatre, s’il y a plus de quatre systèmes une activation par la voie fera basculer une des fenêtres vers le site prenant la parole.

9. Sélectionner une durée de temps pour la période de pré-test dans le menu déroulant. Cette période est facultative, mais est fortement recommandée pour faire valider le fonctionnement des équipements avant le début de l’activité. Plus le nombre de sites participants est important, plus il faut laisser une période de pré-test importante. Le délai généralement suggéré est de 30 minutes pour les visioconférences avec moins de 10 sites participants.

Personnes à aviser

10. Cette étape est facultative. Elle permet d’inscrire une liste d’invités qui recevront les informations sur l’activité ainsi que toute mise à jour éventuelle. Il est possible d’inscrire les invités selon trois méthodes : en entrant les informations sur ces derniers manuellement, en les ajoutant à partir de la liste des personnes inscrite à IRIS ou en les ajoutant à partir des groupes de courriels créés précédemment. À cette étape, les personnes ajoutées sont automatiquement inscrites pour l’événement.

Systèmes participants

Le système participant correspond à l’équipement de visioconférence qui est choisi par l’établissement pour la diffusion de l’événement.
La sélection d’un système participant se fait en trois étapes  :

11. Sélectionner une région administrative dans le menu déroulant ;

12. Sélectionner un établissement dans le menu déroulant ;

13. Sélectionner un système de visioconférence.

Stations

Cette sous-section permet de consulter les disponibilités des stations inscrites au système IRIS. Il est aussi possible d’ajouter des stations externes (ne faisant pas partie de celles inscrites à IRIS) à l’aide de l’adresse IP des stations externes.

Rapports

Cette sous-section permet de générer des rapports portant, entre autres, sur les activités, les stations et les réservations. Ils sont utiles dans la compilation des statistiques d’utilisation. Ces rapports se présentent sous deux formes de fichier : PDF ou Microsoft Excel.

Mes préférences

Cette sous-section permet de spécifier les préférences de l'utilisateur en lien avec le calendrier et les réservations. Pour chaque niveau, les préférences se déterminent en cinq et quatre étapes respectivement.

Calendrier

1. Sélectionner le mode d’affichage par défaut du calendrier (jour, semaine ou mois) ;
2. Sélectionner Oui ou Non pour afficher les périodes de pré-tests au calendrier ;
3. Sélectionner Oui ou Non pour afficher les conférences supprimées au calendrier ;
4. Sélectionner Oui ou Non pour afficher les réservations qui ont déjà eu lieu au calendrier ;
5. Indiquer les heures de bureau afin que le calendrier de la page principale affiche seulement cette période de temps déterminée. Cela permet de voir la plage horaire choisie sans avoir l'ensemble du calendrier.

Réservation

1. Sélectionner le type de connexion par défaut dans le menu déroulant ;
2. Sélectionner une durée de temps par défaut pour la période de pré-test dans le menu déroulant ;
3. Sélectionner un mode d’affichage par défaut pour les conférences dans le menu déroulant ;
4. Sélectionner Oui ou Non pour ajouter de façon automatique les techniciens de chaque établissement participant à la liste des personnes à aviser pour l’événement.