Section 3 : Nouvelle réservation

Cette section permet aux utilisateurs de créer une nouvelle réservation.

Informations générales

1. Si la réservation est basée sur un modèle déjà créé, sélectionner le modèle choisi dans le menu déroulant ;

2. Entrer le type de réservation :

a. Administration : Activité qui se veut à caractère administratif, de gestion ou de recherche (passer à l’étape 5) ;

b. Enseignement : Cours dans le cadre de programmes universitaires (passer à l’étape 5) ;

c. Téléconsultation : Activité où un patient consulte un clinicien ou encore plusieurs cliniciens qui se consultent entre eux pour discuter de cas cliniques ;

d. Téléformation : Activité de développement professionnel continu.

3. Pour les réservations de téléconsultation ou de téléformation seulement, sélectionner une spécialité liée à l’activité dans le menu déroulant ;

4. Pour les réservations de téléconsultation ou de téléformation seulement, sélectionner ensuite une activité clinique correspondant à la spécialité choisie à l’étape 3.

5. Sélectionner un site organisateur dans le menu déroulant ;

6. Donner un titre et une courte description à la réservation (il est important de ne pas indiquer de données nominatives sur des patients puisque le système IRIS n’est pas conçu pour héberger des informations cliniques sur les patients) ;

7. Déterminer une date de début et de fin de la réservation en incluant l’heure de début et l’heure de fin ;

8. Sélectionner si l’événement a lieu Avec patient ou Sans patients ;

9. S’il y a des patients, inscrire le nombre dans la case prévue à cet effet dans un but de compilation de statistiques ;

10. S’il y a des intervenants présents en plus du patient, inscrire le nombre dans la case prévue à cet effet dans un but de compilation de statistiques ;

11. Cocher la case appropriée s’il s’agit d’une activité publique dont les informations doivent être accessibles à tous.

Trois options facultatives sont aussi disponibles pour les réservations de type téléformation :

• Accréditation : L’activité offre des crédits de formation continue reconnue par au moins une association professionnelle.
• Activité payante : Offre l’activité selon un tarif déterminé par l’organisateur et explique les démarches à suivre pour procéder au paiement. Il est de la responsabilité de l’organisateur et de son organisation de gérer les paiements et les accès des participants à l’activité grâce aux fonctions présentes sur IRIS.
• Conférencier : Permet de présenter brièvement le conférencier, le formateur ou tout individu responsable de la qualité du contenu de la formation qui sera offerte.

Paramètres

12. Entrer le type de connexion :

a. Réservation seulement : La connexion ne sera pas établie par le TMS, soit parce qu'elle s'effectue via le pont national ou pour indiquer l'indisponibilité des systèmes pour cette période et pour permettre de suivre les statistiques ;

b. Lancement automatique : La connexion sera établie automatiquement par le TMS ;

c. Lancement manuel : Le TMS fait parvenir un message de confirmation au système organisateur pour qu’il lance la connexion.

13. Entrer le mode d’affichage :

a. Amélioration CP : Affichage dynamique en fonction du nombre de sites participants ;

b. Commutation vocale : Affichage unique du site prenant la parole ;

c. Présence continue : Sépare l’écran en quatre, s’il y a plus de quatre systèmes une activation par la voie fera basculer une des fenêtres vers le site prenant la parole.

14. Sélectionner une durée de temps pour la période de pré-test dans le menu déroulant. Cette période est facultative, mais est fortement recommandée pour faire valider le fonctionnement des équipements avant le début de l’activité. Plus le nombre de sites participants est important, plus il faut laisser une période de pré-test importante. Le délai généralement suggéré est de 30 minutes pour les visioconférences avec moins de 10 sites participants.

InterRUIS

Il est possible de faire une réservation InterRUIS. Sélectionner l’un des trois RUIS et indiquer votre rôle, soit organisateur ou participant.

Personnes à aviser

15. Cette étape est facultative. Elle permet d’inscrire une liste d’invités qui recevront les informations sur l’activité ainsi que toute mise à jour éventuelle. Il est possible d’inscrire les invités selon trois méthodes : en entrant les informations sur ces derniers manuellement, en les ajoutant à partir de la liste des personnes inscrite à IRIS ou en les ajoutant à partir des groupes de courriels créés précédemment. À cette étape, les personnes ajoutées sont automatiquement inscrites pour l’événement.

Systèmes participants

Le système participant correspond à l’équipement de visioconférence qui est choisi par l’établissement pour la diffusion de l’événement. La sélection d’un système participant se fait en trois étapes  :

16. Sélectionner une région administrative dans le menu déroulant ;

17. Sélectionner un établissement dans le menu déroulant ;

18. Sélectionner un système de visioconférence.

Documents

19. Ajouter des fichiers pertinents en lien avec l’événement jusqu’à un maximum de dix fichiers de taille maximale de 2MB chacun.

Périodicité

La périodicité permet de créer une activité récurrente ou répétitive. Pour voir l’ensemble des options, cocher la case Activer. La création de la périodicité se fait en six étapes.

20. Déterminer si la récurrence est quotidienne, hebdomadaire ou mensuel et cocher les options liées à la période choisie ;

21. Déterminer la date de début de l’événement ;

22. Déterminer la date de fin de l’événement en indiquant le nom de récurrences ou encore la date de fin choisie ;

23. Déterminer une heure de début et une heure de fin.