Gestion des ressources de Mon compte

 

Gestion des ressources de Mon compte

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Cet onglet permet d’assurer la gestion des ressources des établissements auxquels vous êtes associés.

• ​​Les filtres vous permettent d'abord de sélectionner le ou les établissements désirés (1);
• Selon les installations sélectionnées, vous pouvez filtrer par propriétaire (2);
• La recherche peut aussi se faire par type de ressource (3);
• Il est possible d'afficher les salles inactives pour les activer à nouveau (4);
• Une fois les filtres sélectionnés, il est possible de sauvegarder les filtres pour une prochaine recherche (5);
• Cliquez sur "Réinitialiser les filtres" (6) pour revenir aux filtres par défaut;
• Enfin, vous pouvez déterminer le nombre de ressources affichées par page (entre 10 et 100) (7).

Pour chaque ressource, vous obtenez le numéro de la ressource (8), le nom de la ressource (9), le nom de l'installation associée (10), le type de ressource (11),la description (12) s'il y en a une et enfin si la ressource est active ou non (13). Il est possible de rechercher par un mot clé (14) pour retrouver plus rapidement une ressource. Si les ressources sont affichées sur plus d'une page, vous pouvez naviguer entre les pages (15).

En cliquant sur une ressource, une fenêtre s’ouvre vous permettant de consulter ou modifier les données inscrites.

En cliquant sur Créer (16), une fenêtre d’édition s’ouvre vous permettant d’ajouter une ressource à un établissement.

• Type de ressources: vous devez d'abord déterminer de quel type de ressource il s'agit. Il y en a neuf: salle, chambre/logement, clinicien, informatique, matériel divers, matériel médical, multimédia, téléphonie et véhicule;
• Établissement : en cliquant sur le bouton de défilement, sélectionnez l’établissement désiré; seuls les établissements auxquels vous êtes associés apparaissent. Il est possible d'utiliser la fonction "Filtre" si vous en avez plusieurs pour trouver celui désiré;
• Propriétaire : selon l’établissement choisi, sélectionnez un des propriétaires associés
• Complétez les champs : Numéro, Nom, Description, Étage, Aile, Téléphone et poste (les champs avec un astérisque rouge sont obligatoires);
• Nombre de places : à l’aide des flèches, indiquez la capacité de la ressource si c’est une salle; dans les autres cas, inscrire « 1 ».

• Propriétés : Pour une ressource de type "Salle", cochez d'abord si une fenêtre, des tables ou un ordinateur sont présents dans la salle.
• Équipements/caractéristiques disponibles: en cliquant sur la flèche de défilement de "Équipements/ caractéristiques disponibles", s'ouvre la fenêtre d'édition. Cochez le ou les caractéristiques correspondant à votre ressource. Ceci permet par la suite à l'utilisateur de faire une recherche de ressource selon des caractéristiques désirées. En ce qui concerne la «Prise pour station de visioconférence mobile», cochez cette case seulement s'il s'agit d'une salle où il n'y a pas de station de visioconférence fixe mais qui dispose d'une prise réseau programmée pour la visioconférence. Ainsi, lorsqu'un utilisateur fera une réservation de visioconférence dans le MGV en y ajoutant une station de visioconférence mobile, apparaîtra alors dans la liste des salles à y associer, seulement celles qui disposent de la prise nécessaire si le tout a été édité dans la section Stations de Mon compte.
• Informations supplémentaires : permet d’ajouter des informations additionnelles, des particularités ou des consignes concernant la ressource. Ces dernières pourront être consultées par l'utilisateur lors de la recherche de sa ressource;

• Documents : permet d’ajouter différents documents utiles tels que : photo, plan, trajet pour se rendre à la salle, etc. Les documents doivent être dans une des extensions suivantes : pdf, jpg, jpeg, png, bmp, gif. Ces documents seront accessibles aux utilisateurs par la suite lors de la recherche d'une ressource.; Il suffit de cliquer sur "Ajout" et aller chercher le fichier dans votre ordinateur;
• Équipements de visioconférence : selon l’établissement sélectionné, les stations de visioconférence associées à ce dernier apparaissent ici. Si une station de visioconférence est dédiée exclusivement à une salle (fixe ou mobile), la sélectionner dans la case « Disponibles » et la déplacer dans la case « Liés » en cliquant sur la flèche marquée. Ainsi, lorsqu’une réservation de visioconférence est faite dans le module de Gestion des visioconférences, une réservation se fait automatiquement dans le module de Réservation des ressources;

• Responsable(s) : Il est possible mais non obligatoire de désigner une ou plusieurs personnes responsables d'approuver les réservations d'une ressource. Le/les responsable(s) d’une ressource sont ceux qui doivent approuver toutes les demandes de réservations pour cette ressource. Un approbateur doit nécessairement avoir un compte d’utilisateur IRIS. En tapant le nom ou le code (2 premières lettres du prénom et 2 premières lettres du nom de famille) dans la case Utilisateur, les utilisateurs correspondant apparaissent. Sélectionnez celui désiré afin de l’inscrire dans la case Responsable(s) d’approbation de la réservation. Pour retirer un approbateur, il suffit de le sélectionner et d'appuyer sur "Retirer". En cliquant sur "Retirer tout", tous les approbateurs seront retirés.
• Restrictions : il est possible de restreindre l’accès à une ressource à un ou quelques utilisateurs qui ont un identifiant pour le module de réservation des ressources dans l'application IRIS. L’ajout se fait selon le même mode que pour le responsable. Dans les deux cas, ces noms peuvent être modifiés ultérieurement;

• Cacher en public : en cochant cette case, la ressource est visible uniquement en mode Authentification;
• Nombre de jours d’avance maximum pour réservation : permet de déterminer le nombre de jours maximum pour réserver la ressource. Ainsi, en inscrivant « 365 », il n’est pas possible de la réserver plus d’un an d’avance. Ce nombre est paramétrable en mode Public et Authentification;
• Nombre de jours avant l'envoi d’un rappel automatique : IRIS peut envoyer un courriel de rappel à l’organisateur quelques jours avant la date de la réservation afin de lui rappeler sa réservation et valider si elle est toujours nécessaire. Un lien est inclus dans ce courriel afin d’annuler rapidement sa réservation;
• Cliquez sur Enregistrer.​

Désactiver une ressource

Il est possible de désactiver une ressource temporairement ou en permanence. Pour ce faire, il suffit d'ouvrir la fenêtre d'édition de la ressource et aller tout en bas où est inscrit «Actif».

Sélectionnez alors «Inactif». La ressource ne sera plus visible dans le MGR pour y faire des réservations. Que l'inactivation soit temporaire ou permanente, il est important avant de rendre la ressource inactive, d'extraire le rapport «Détails d'utilisation des ressources» pour cette ressource pour la période d'inactivité afin de connaître les réservations à déplacer. En ce sens, vous pouvez consulter la section Rapports de Mon compte.

S'il s'agit d'une salle dont une station de visioconférence y est associée, il est important de retirer cette association avant de désactiver la salle, sinon vous aurez le message suivant:

Le fait de retirer cette association ne supprimera pas les réservations de visioconférence à venir faite avec cette station avant de désactiver la salle. Cependant, cela aura un impact sur la réservation. Dans la réservation de visioconférence, la salle apparaîtra avec la mention (N/D) devant son nom, ce qui indique qu'elle est non disponible.

Si quelqu'un essai de modifier cette réservation en ajoutant une station par exemple, apparaîtra le message suivant:

C'est pourquoi il est important de modifier toutes les réservations qui comportent cette station afin de ne pas engendrer de problèmes pour les autres utilisateurs.

Évidemment, si la ressource que vous désactivez ne comporte pas de station de visioconférence fixe, ces problèmes ne seront pas présents. Pour réactiver une ressources qui était désactivée temporairement, il suffit de remettre le statut à «Actif».