Foire aux questions

Voici la liste des questions les plus fréquemment posées:

Plateforme WEB IRIS

• J’ai oublié mon mot de passe.

Lorsque vous avez oublié votre mot de passe IRIS ou encore vous croyez avoir le bon mot de passe mais cela ne fonctionne pas, cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page d’accueil IRIS.

• Il semble y avoir des problèmes d’affichage dans la plateforme IRIS.

Bien que la plateforme soit compatible avec les principaux fureteurs, certains problèmes d’affichage se présentent avec le fureteur IE11. Il est recommandé d’utiliser Google Chrome ou Firefox.

• Il manque des installations de mon établissement dans IRIS ou des correctifs doivent être apportés, à qui je m'adresse?

  Vous devez communiquer avec votre CCT d'appartenance.

   

Module de gestion des visioconférences (MGV)

• Quelles réservations puis-je voir dans la section « Mes réservations » de visioconférence ?

Vous pouvez y voir les réservations que vous avez créées, celles créées par un autre utilisateur (de votre établissement ou non) et qui contiennent au moins un système de visioconférence de l’une des installations à lesquelles vous êtes associé.

• Dans « Mes réservations » de visioconférence, lorsque je suis en mode Calendrier, je ne vois pas les réservations débutant avant 8h.

  En mode calendrier, l’affichage par défaut est de 8h à 16h qui représentent les heures de bureau. Pour voir les réservations avant ou après cette période, vous devez cliquer sur « Voir 24h » dans la zone grise au bas de la page pour afficher la période de minuit à 23h59. Aussi, vous pouvez personnaliser les heures de bureau en allant dans la section « Mes préférences » de l’onglet « Mon compte » et définir de 6h à 19h les heures de bureau.

• Je ne vois pas les réservations antérieures à la date du jour dans « Mes réservations » de visioconférence ».

  Dans la section des filtres, s’assurer que la case « Afficher les réservations passées » soit cochée.

• Je ne vois pas les réservations publiques dans « Mes réservations » de visioconférence ».

  Dans la section des filtres, s’assurer que la case « Afficher les réservations publiques » soit cochée.

• Est-il possible de voir rapidement la disponibilité des salles dans le MGV lorsque j'ajoute un système de visioconférence?

  Il est impossible en temps réel de voir la disponibilité de la salle associée à un système de visioconférence dans le MGV lorsque l'on veut inscrire ce système dans une réservation. Cette validation affecterait considérablement la performance de la plateforme.Des solutions de contournement sont cependant disponibles. Consulter la page Validation de la disponibilité des salles pour en savoir plus.

• Lorsque j’enregistre ma réservation de visioconférence dans le MGV, un message d’erreur m’indique qu’au moins un des systèmes n’est pas disponible alors qu’il n’y a pas de conflit apparent dans IRIS.

La validation de la disponibilité se fait premièrement dans les réservations inscrites dans la plateforme IRIS. Si ce message apparaît quand même, cochez la case « Inclure les réservations inscrites sur le pont national mais non-inscrites dans IRIS » et faire « Rafraîchir le calendrier. S’affichera alors les réservations faites directement sur le pont de visioconférence sans passer par IRIS. Vous pourrez alors voir où il y a conflit.

• Est-il possible d'associer une technicienne ou un technicien à mon système de visioconférence que j'inscris dans la réservation?

  Oui! Lors de la création d'une réservation de visioconférence ou lors de l'ajout de votre système à une réservation existante, il est possible d'associer un technicien au système de visioconférence. Consultez la section Techniciens pour plus de détails.

• Si mon système n'est pas ouvert ou branché lors du branchement des systèmes, est-ce qu'il sera appelé à nouveau si je l'ouvre ou le branche?

  Si la réservation n'utilise pas le SCVC 2.0, le TMS est programmé pour relancer l'appel aux 30 secondes pendant 50 minutes. Si le système est ouvert ou branché durant cette période, il sera appelé automatiquement. Si la réservation utilise le SCVC 2.0 (presque 70% des réservations), aucun processus de répétition n'est en place. Ainsi, si votre système n'est pas ouvert ou branché lors de l'appel initial, aucun rappel ne sera fait. Vous devrez alors appeler manuellement la conférence ou appeler votre support pour vous faire brancher.

  Module de gestion des ressources (MGR)

• Lors de ma première connexion, je ne vois aucune ressource (salle ou autre) dans le module de gestion des ressources quand je viens pour effectuer une réservation.

Ceci s’explique par le fait que vous n’avez pas encore fait de sélection de ressource dans la section « Filtres » des critères. Sélectionnez au moins une ressource afin de pouvoir la visualiser dans le calendrier.

• Comment puis-je contacter le requérant (personne qui a créé la réservation de ressources)?

Il est possible de consulter l’information du requérant en faisant un clic de droit sur la réservation et sélectionner afficher l’historique. Sinon, clic de droit et sélectionner consulter/modifier pour accéder à toutes les informations de la réservation. Les coordonnées du requérant y sont répertoriées s’il a au préalable complété ces informations.

• Comment puis-je voir les réservations de la semaine pour une seule ressource?

Pour ce faire, vous devez d’abord réinitialiser les filtres. À l’aide des filtres, sélectionner uniquement la ressource pour laquelle vous désirez visualiser le calendrier de la semaine et cliquer sur appliquer le filtre. Vous pouvez ensuite cliquer sur l’affichage semaine en haut à droite du calendrier.

• Lorsque j’enregistre ma réservation de ressource dans le MGR, un message m’indique que la ressource n’est pas disponible alors qu’il n’y a pas de conflit apparent dans IRIS.

Avant l’implantation d’IRIS dans votre établissement, il se peut que des réservations de visioconférences aient été effectuées directement sur le pont national. Dans ce cas, elles ne seront pas visibles dans IRIS et la salle correspondante sera bloquée. Pour vérifier qu’il y a bien une visioconférence prévue dans cette salle, vous pouvez tenter d’enregistrer une visioconférence dans le MGV et lorsque vous vérifiez les disponibilités des systèmes, cocher inclure les réservations inscrites sur le pont national mais non-inscrites dans IRIS.

• Est-il possible de mettre fin à une réservation de ressources en cours?

Oui, il est maintenant possible de terminer une réservation de ressource en cours. La réservation conservera l'heure de début mais inscrira l'heure à laquelle vous l'arrêtez comme heure de fin. La ressource sera alors disponible pour une nouvelle réservation. Pour plus d'informations, consultez la page Mes réservations de ressources.

Module de gestion des utilisateurs Zoom (MGUZ)

• Pourquoi gérer les licences Zoom via la plateforme IRIS?

La plateforme offerte par Zoom n'offre pas de hiérarchisation des droits. Ainsi, il est impossible de subdiviser la gestion des licences par établissements et l'utilisateur aurait accès à tous les droits.

• Est-ce que j'utilise le même compte IRIS que j'ai déjà pour avoir accès au MGUZ?

  Oui! Le MGUZ est un autre module tel que le MGV et le MGR. Il suffit de se faire ajouter les droits nécessaires par votre CCT d'appartenance pour y avoir accès.

• Je n'ai pas de compte IRIS, à qui je m'adresse pour avoir accès au MGUZ?

  Le responsable des utilisateurs Zoom de votre établissement doit communiquer avec votre CCT d'appartenance.

• Je n'ai pas accès à toutes les installations de mon établissement, à qui j'en fait la demande?

  Le responsable des utilisateurs Zoom de votre établissement doit communiquer avec votre CCT d'appartenance.

• Avec l'arrivée du MGUZ dans IRIS, est-ce que le formulaire de demande de licence via Smartsheet est toujours actif?

  Actuellement, le formulaire est toujours disponible pour une période transitoire d’une durée indéterminée avant de le délester complètement. Toute demande faite via ce dernier est donc redirigée par courriel au responsable des licences Zoom de l'établissement qui devra la créer dans le MGUZ. Un courriel est aussi envoyé au demandeur à l’effet que toute nouvelle demande doit être adressée au responsable de compte.

• Est-ce qu'il y aura encore des licences «NO MATCH» dans IRIS?

  Lors de l'importation, ces dernières n'ont pas été importées. Le processus en place dans IRIS avec ses champs obligatoires oblige la personne qui crée la licence à le faire sans erreur. Cependant, si l'adresse courriel inscrite est erronée, le demandeur ne recevra pas le courriel d'activation et elle sera supprimée automatiquement au bout de 30 jours. Il n'y aura cependant pas de «NO MATCH».

• À quelles licences ai-je accès?

  Vous voyez les licences associées à votre établissement ainsi que celles qui actuellement ne sont pas associées à un établissement.

• Qu'est-ce que je fais si une licence d'un utilisateur de mon établissement n'est pas associée à notre établissement (licence flottante)?

  En consultant les licences non associées à un établissement, vous pouvez voir celles qui relèvent de votre établissement et les modifier pour y associer une installation de votre établissement. Elle sera alors associée à votre à votre établissement et seuls les gestionnaires de votre établissements pourront la voir.

• Est-il possible de donner le profil «Administrative» lors de la création de la licence?

  Non! L'API de Zoom ne donne pas accès à ce champ. Par défaut, une nouvelle licence est créée selon le type «Téléconsultation». Vous devez retourner dans la licence une fois qu'elle est activée pour modifier le profil.

• Est-il possible d'octroyer une licence «téléconsultation avancée», utilisée notamment par les orthophonistes qui permet de donner le contrôle de son ordinateur aux participants?

  Oui! Ce n'est pas possible lors de la création car à cette étape, le profil «Téléconsultation» est inscrit par défaut. Une fois la licence activée, vous pouvez modifier le profil associé pour choisir «Téléconsultation avancée».

• Que signifie la case à cocher «Cancérologie» et dans quel cas je dois la cocher?

  Avant la période de la COVID-19, un projet provincial en cancérologie était en déploiement utilisant la plateforme ZOOM. La COVID a fait en sorte que le déploiement s'est accéléré. Ceci permet de facilement les identifier.

• Quelle est la période accordée pour activer une nouvelle licence?

  À la réception de son courriel, le demandeur a 30 jours pour activer sa licence. Après cette période, la licence est automatiquement supprimée par Zoom. Vous devez alors en créer une nouvelle si le demandeur en veut toujours une.

• Est-ce que je peux modifier une licence en attente d'activation?

  La seule action pouvant être faite sur une licence en attente d'activation est de la supprimer. Aucune modification n'est possible.

• Est-ce que je peux retourner le courriel d'activation à un demandeur?

  Cette fonctionnalité n'est pas disponible. Si un utilisateur dit ne pas avoir reçu son courriel d'activation, validez avec lui si le courriel ne se trouve pas dans sa boîte de courriels indésirables. Assurez-vous que l'adresse courriel inscrite dans IRIS est exacte. Sinon, vous devez supprimer la licence en attente et la créer à nouveau.

• Peut-on modifier une adresse courriel erronée?

  Non! De toute façon, s'il y a une erreur dans l'adresse courriel, le demandeur n'aura pas reçu le courriel d'activation. Vous devez supprimer cette licence et en créer une nouvelle.

• Comment modifier les adresses courriel qui ne sont pas du RSSS?

  Seul le détenteur de la licence peut faire cette modification via la plateforme Zoom. Il conservera les données inscrites sur la plateforme. Si vous supprimez la licence avec une adresse courriel hors RSSS pour en créer une nouvelle avec l'adresse RSSS, le détenteur perdra toutes les inscriptions déjà enregistrées.

• Quelle est la différence entre supprimer une licence et la désactiver?

  La suppression d'une licence l'élimine sans possibilité de la réactiver par la suite. La licence ne sera plus visible. Une licence désactivée conserve l'inscription des réservations déjà planifiées. À sa réactivation, cette information sera à nouveau disponible. Une licence «licenciée» que l'on désactive passe en mode «basique» automatiquement. Si vous la réactivez, vous devez la mettre à «licenciée» à nouveau.

• Qu'arrive-t-il si une licence activée n'est pas utilisée?

Le 13 mai 2020, il y a eu suppression de plus de 700 licences Zoom activées qui n'avaient pas été utilisées les 30 derniers jours. Cette intervention était manuelle et elle ne sera pas renouvelée. Il n'y a donc plus de délai d'utilisation d'une licence.

• Est-il possible de créer des licences en lot?

Non! Chaque licence doit être créée individuellement.

• Pourquoi je ne peux inscrire le département et le titre d'emploi lors de la création de la licence?

Parce que l'API de Zoom ne le permet pas. En fait, tous les champs pouvant être modifiés via l'API développé par Zoom sont éditables à la création.

• Comment sera déterminé le nombre maximal de licences accordées à notre établissement?

Le 30 juin 2020 à midi, il ne sera plus possible de créer de nouvelle licence. C'est le nombre de licences de type «licencié», qu’elles soient actives ou en attente, qui déterminera le nombre de licences disponibles jusqu'au 21 mars 2021. Les licences basiques et celles qui ne sont pas associées à votre établissement (même si elles sont utilisées par quelqu'un de votre établissement) ne seront pas comptabilisées. Il faut se rappeler qu'une licence désactivée passe automatiquement en mode basique, donc elle n'est pas comptabilisée aussi.

• Comment vais-je pouvoir ajouter de nouveaux utilisateurs à partir du 1^er juillet?

Vous ne pouvez créer plus de licences que le nombre attribué à votre établissement. Cependant, vous pouvez retirer une licence à un utilisateur qui ne l'utilise pas pour la réattribuer à quelqu'un d'autre. Vous devez d'abord supprimer ou désactiver la première licence et ensuite, créer la nouvelle licence. Vous ne pouvez pas simplement changer l'adresse courriel.

• Si je libère une licence, est-ce qu'un autre établissement pourrait l'utiliser à ma place?

Non! Chaque licence est exclusive à un établissement. Si elle est bien associée à votre établissement, seuls les gestionnaires de votre établissement pourrons la voir et une fois supprimée, elle fait partie du nombre de licences restantes disponibles.

• Est-ce qu'une licence «basique» équivaut à une licence gratuite que l'on peut se procurer sur Zoom?

Non! Elle fait partie du même lot que les «licenciées» et possède les mêmes niveaux de sécurité que les autres.

• Quelles sont les différences entre une licence «licenciée» et une «basique»?

Vous pouvez consulter l'extranet du MSSS pour connaître les différences. Le tableau se trouve au bas de la page.

http://extranet.ti.msss.rtss.qc.ca/getdoc/11cd818b-b014-4ce4-9ca0-6ba757ed6f3c/ZoomFonctionnalitesProfils.aspx

• Comment je fais pour savoir le nombre de licences disponibles (quota) pour mon établissement?

À partir du 1^er juillet 2020, IRIS vous indiquera le nombre de licences acquises et le nombre de licences encore disponibles.

• Est-ce que le rapport inclut des données sur l'utilisation?

Non! Cette données ne sont pas disponibles via IRIS.

• Que fait un utilisateur qui a oublié son mot de passe Zoom?

Sur la page d'accueil de la plateforme Zoom, il y a une case à cocher «Mot de passe oublié». l'API de Zoom ne permet pas de gérer le mot de passe via IRIS.

• Quelle est la capacité d'une licence Zoom?

De base, une licence permet la participation de 200 personnes. Si la case «Grande réunion» est cochée dans le profil, elle permet la connexion de 500 personnes.

• Lorsque je réactive une licence, est-ce que l'utilisateur est avisé par courriel?

Non! Seul le processus de création de licence génère l'envoi d'un courriel.