Différences entre les versions de « Gestion des ressources de Mon compte »

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=== Informations générales ===
===Informations générales===
[[Fichier:RessourceListeTypeRessource.png|vignette|Les neuf types de ressource disponibles]]
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* La liste « Type de ressource » permet de choisir parmi les neuf types de ressource disponibles. Une fois la ressource créée, il est impossible de changer le type de ressource. La liste sera désactivée.
*La liste « Type de ressource » permet de choisir parmi les neuf types de ressource disponibles. Une fois la ressource créée, il est impossible de changer le type de ressource. La liste sera désactivée.
* La liste des installations sert à faciliter le choix du propriétaire de la ressource. Plutôt que de devoir choisir parmi tous les propriétaires et de risquer de tomber sur des propriétaires avec le même nom, il faut d’abord choisir l’installation du propriétaire. Ainsi, seuls les propriétaires de cette installation seront affichés.
*La liste des installations sert à faciliter le choix du propriétaire de la ressource. Plutôt que de devoir choisir parmi tous les propriétaires et de risquer de tomber sur des propriétaires avec le même nom, il faut d’abord choisir l’installation du propriétaire. Ainsi, seuls les propriétaires de cette installation seront affichés.
* La liste des propriétaires permet de choisir le propriétaire de la ressource. La liste est désactivée tant qu’une installation n’est pas sélectionnée (voir plus bas).
*La liste des propriétaires permet de choisir le propriétaire de la ressource. La liste est désactivée tant qu’une installation n’est pas sélectionnée (voir plus bas).
* Le champ « Numéro » est obligatoire. Il sert à indiquer le numéro de la ressource. Ce numéro peut être par exemple le numéro de la salle si la ressource est une salle, le numéro de série si la ressource est un équipement informatique, le numéro de plaque d’immatriculation si la ressource est un véhicule, etc. Ce champ peut contenir un maximum de 100 caractères. Tous les caractères ne sont pas acceptés.
*Le champ « Numéro » est obligatoire. Il sert à indiquer le numéro de la ressource. Ce numéro peut être par exemple le numéro de la salle si la ressource est une salle, le numéro de série si la ressource est un équipement informatique, le numéro de plaque d’immatriculation si la ressource est un véhicule, etc. Ce champ peut contenir un maximum de 100 caractères. Tous les caractères ne sont pas acceptés.
* Le champ « Nom » est obligatoire. Il peut contenir un maximum de 100 caractères. Tous les caractères ne sont pas acceptés.
*Le champ « Nom » est obligatoire. Il peut contenir un maximum de 100 caractères. Tous les caractères ne sont pas acceptés.
* Le champ « Description » est obligatoire. Il n’a pas de limite de caractères et tous les caractères sont acceptés.
*Le champ « Description » est obligatoire. Il n’a pas de limite de caractères et tous les caractères sont acceptés.
* Le champ « Information supplémentaire » n’est pas obligatoire. Il permet de saisir des informations relatives à la ressource, mais qui n’ont pas à être saisies dans le champ « Description ». Il peut contenir un maximum de 500 caractères et tous les caractères sont acceptés. <br />
*Le champ « Information supplémentaire » n’est pas obligatoire. Il permet de saisir des informations relatives à la ressource, mais qui n’ont pas à être saisies dans le champ « Description ». Il peut contenir un maximum de 500 caractères et tous les caractères sont acceptés. <br />




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'''<u>Note :</u>''' Si rien n’a été saisi dans le champ « Coordonnées », le bouton d’information ne s’affichera pas.
'''<u>Note :</u>''' Si rien n’a été saisi dans le champ « Coordonnées », le bouton d’information ne s’affichera pas.
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=== Informations sur la ressource ===
===Informations sur la ressource===
La section « Informations sur la ressource » n’apparaît que si le type de ressource « Salle » a été sélectionné.  
La section « Informations sur la ressource » n’apparaît que si le type de ressource « Salle » a été sélectionné.  
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*La liste des systèmes permet de choisir quel système est relié à cette ressource. Notez qu’un seul système peut être sélectionné ici. La gestion des systèmes semi-mobiles se fait dans la page [[Systèmes]].
*La liste des caractéristiques permet de spécifier les caractéristiques de la salle. Elle permet notamment d’indiquer si la salle est équipée d’un tableau blanc, d’un projecteur, d’un téléphone, etc.
*La liste des propriétés permet d’indiquer si la salle possède des fenêtres, des ordinateurs et/ou des tables.
*Les champs « Téléphone » et « Poste » permettent respectivement de saisir le numéro de téléphone et le numéro de poste relatifs à la ressource.
*Le champ « Étage » est obligatoire. Il peut contenir un maximum de 50 caractères et tous les caractères sont acceptés. Il sert à indiquer à quel étage se trouve la ressource.
*Le champ « Aile » n’est pas obligatoire. Il peut contenir un maximum de 50 caractères et tous les caractères sont acceptés. Il sert à indiquer dans quelle aile se trouve la ressource, s’il y a lieu.<br />


Lors de la modification d’une ressource, si cette ressource a été liée à plusieurs systèmes semi-mobiles, la liste des systèmes est remplacée par une liste non modifiable de tous les systèmes liés.
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===Paramètres===
La section « Paramètres » est visible peu importe le type de ressource sélectionné.


*« État » indique si la ressource est active ou inactive.
*« Cacher en public » indique si la ressource est visible dans la page de [[Réserver une ressource#En mode public|Réservation de Ressource Publique]].
*« Courriel de rappel pour le retour de matériel » indique si un courriel doit être envoyé à la fin de chaque réservation de la ressource afin de rappeler qu’il faut la retourner.
*Le champ « Nombre places » est obligatoire et il peut contenir un maximum de 4 caractères numériques. Il indique la capacité de la ressource. Par exemple, le nombre de sièges dans un véhicule ou le nombre de places dans une salle. Il est à noter que ce nombre est strictement informatif. Une ressource de type « Véhicule » avec une capacité de 5 peut quand même être réservée par une réservation de 10 participants, et ce même s’il est impossible que les 10 personnes puissent entrer en même temps dans le véhicule.
*Le champ « Nombre jours avant rappel » est obligatoire et il peut contenir un maximum de 4 caractères numériques. Il sert à indiquer le nombre de jours avant une réservation où un rappel sera envoyé. Par exemple, si nous indiquons « 3 » dans ce champ et que nous réservons la ressource pour le 15 août, un courriel nous sera envoyé le 12 août pour nous rappeler qu’il y a une réservation. Saisir « 0 » dans ce champ fera en sorte qu’aucun courriel de rappel ne sera envoyé.
*Les champs « Nombre de jours d’avance maximum pour réservation » permettent d’indiquer combien de jours à l’avance il est possible de réserver la ressource. Par exemple, si nous indiquons « 3 » et que nous tentons de réserver deux jours à l’avance, ça ne fonctionnera pas. Les champs « Public » et « Authentifié » permettent de saisir un nombre différent pour la page de Réservation de Ressource Publique et la page de Réservation de Ressource normale. Les deux champs peuvent contenir un maximum de 4 caractères numériques.<br />


===Utilisateurs associés===


*La liste des '''Approbateurs''' permet de sélectionner des utilisateurs qui feront office d’approbateurs pour cette ressource. Un approbateur peut approuver ou refuser chacune des réservations de cette ressource. Chaque fois que la ressource sera réservée, la réservation devra être approuvée par un des approbateurs. Notez que si la liste est vide, les réservations sont automatiquement approuvées.
*La liste des '''Restrictions''' permet de sélectionner des utilisateurs auxquels la ressource sera restreinte. Seuls les utilisateurs figurant sur cette liste pourront réserver la ressource. Si la liste est vide, tout le monde peut la réserver. Notez que dans le cas d’une salle, si <u>un seul</u> système est lié à la ressource, les restrictions s’appliqueront automatiquement à ce système. Pour en savoir davantage, consultez la page [[Restriction des systèmes]].<br />


===Documents===
« Documents » permet de joindre des images ou des fichiers PDF à la ressource. Cliquer n’importe où à l’intérieur du rectangle pointillé fera apparaître le sélecteur de fichier. Il faudra alors sélectionner les fichiers que nous désirons ajouter à la ressource.
[[Fichier:RessourcePopupSectionDocument.png|centré|cadre]]




Suite à l’ajout d’un document, son nom ainsi que sa taille seront indiqués. Si le nom d’un fichier est trop long et n’apparaît pas dans sa totalité, il suffit de placer le curseur de la souris au-dessus du nom du document. Une boîte informative apparaîtra avec le nom complet du document. Notez que la taille ne s’affiche que si le document vient d’être ajouté. Les documents déjà présents n’affichent pas leur taille pour des raisons techniques.


Il est à noter qu’il est impossible de joindre deux documents avec le même nom.
[[Fichier:RessourceAvecDocument.png|centré|cadre]]
<br />


*'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">​​</span>'''Les filtres vous permettent d'abord de sélectionner la ou les installations désirées&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(1)</span>'''. Notez que vous avez accès uniquement aux installations auxquelles vous êtes associés;
===Historique===
*Selon les installations sélectionnées, vous pouvez filtrer par propriétaire&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(2)</span>''';
Lors de la modification d’une ressource, il est possible de savoir qui l’a créée et qui l’a modifiée en dernier. Pour ce faire, il suffit de placer le curseur de la souris sur l’icône d’historique (voir encadré rouge).
*La recherche peut aussi se faire par type de ressource selon les neuf établis '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(3)</span>''';
[[Fichier:RessourceBoutonHistorique.png|centré|cadre]]
*Il est possible d'afficher les ressources inactives pour les activer à nouveau '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(4)</span>''';
*Une fois les filtres sélectionnés, il est possible de sauvegarder les filtres pour une prochaine recherche '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(5)</span>''';
*Cliquez sur «Réinitialiser les filtres» '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(6)</span>'''&nbsp;pour revenir aux filtres par défaut ou «Réinitialiser les filtres selon les préférences»;
*Enfin, vous pouvez déterminer le nombre de ressources affichées par page (entre 10 et 100)&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(7)</span>'''.


[[Fichier:Ressources 20180814.png|centré|sans_cadre|1300x1300px]]


Pour chaque ressource, vous obtenez le numéro de la ressource '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(8)</span>''', le nom de la ressource '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(9)</span>''', le nom de l'installation associée '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(10)</span>''', le type de ressource '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(11)</span>''',la description '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(12)&nbsp;</span>'''s'il y en a une et enfin si la ressource&nbsp;est active ou non '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(13)</span>'''. Il est possible de rechercher par un mot clé '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(14)</span>'''&nbsp;(la recherche se fait dans tous les onglets: Numéro, Nom, Installation, Type et description) pour retrouver plus rapidement une ressource. Si les ressources sont affichées sur plus d'une page, vous pouvez naviguer entre les pages '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(15)</span>'''.
Une boîte informative apparaîtra aussitôt avec les informations.
[[Fichier:RessourceHistoriqueBoiteInformative.png|centré|cadre]]
<br />


En cliquant sur une ressource, une fenêtre s’ouvre vous permettant de consulter ou modifier les données inscrites.
===Afficher les ressources inactives===
« Afficher les ressources inactives » permet de choisir si l’on veut que les ressources inactives soient visibles ou pas dans le tableau. Par défaut, cette fonctionnalité n’est pas activée. Les ressources inactives sont donc cachées. Désactiver une ressource alors que cette fonctionnalité n’est pas activée la fera disparaître du tableau. Pour pouvoir la voir de nouveau, il faudra activer la fonctionnalité.
[[Fichier:RessourceAfficherRessourcesInactives.png|centré|vignette|1160x1160px]]
<br />


En cliquant sur ''Créer&nbsp;'''''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(16)</span>''', une fenêtre d’édition s’ouvre vous permettant d’ajouter une ressource à un établissement.
===Filtres===
Pour faciliter la recherche dans le tableau, il est possible d’avoir recours à des filtres. Pour voir quels filtres sont disponibles, cliquer sur l’icône des Filtres (voir encadré rouge).
[[Fichier:RessourceFiltres.png|centré|vignette|1170x1170px]]
<br />
[[Fichier:RessourceBoiteFiltres.png|alt=|centré|cadre]]


Il est possible de sélectionner une ou plusieurs ressources en cochant le carré à gauche du numéro de la ressource et de la ou les supprimer en cliquant sur «Supprimer» ''&nbsp;'''''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(17)</span>'''. Si une ressource a déjà fait l'objet d'une réservation, elle sera désactivée et non supprimée. Avant de supprimer une ressource, il est important de s'assurer qu'il n'y a pas de réservations à venir. Pour le valider, nous recommandons d'extraire le rapport «Détails d'utilisation des ressources» pour cette ressource afin de connaître les réservations à déplacer. En ce sens, vous pouvez consulter la section [[Rapports de Mon compte]].
« RUIS », « Région » et « Établissement » n’ont pas d’effet sur les résultats du tableau. Ils permettent de faciliter la recherche dans le champ « Installation ». En effet, choisir la région « Montréal » fera en sorte que seules les installations se trouvant dans la région « Montréal » s’afficheront dans la liste « Installation ».
[[Fichier:Ressources 20180814 02.png|centré|sans_cadre|600x600px]]
 
*'''Type de ressources:''' vous devez d'abord déterminer de quel type de ressource il s'agit. Il y en a neuf: salle, chambre/logement, clinicien, informatique, matériel divers, matériel médical, multimédia, téléphonie et véhicule;
*'''Installation&nbsp;:''' en cliquant sur le bouton de défilement, sélectionnez l’établissement désiré; seuls les établissements auxquels vous êtes associés apparaissent. Il est possible d'utiliser la fonction "Filtre" si vous en avez plusieurs pour trouver celui désiré;
*'''Propriétaire&nbsp;:''' selon l’installation choisie, sélectionnez un des propriétaires associés
*'''Complétez les champs'''&nbsp;: Numéro, Nom, Description, Étage, Aile, Téléphone et poste (les champs avec un astérisque rouge sont obligatoires);
*'''Nombre de places&nbsp;:''' à l’aide des flèches, indiquez la capacité de la ressource si c’est une salle; dans les autres cas, inscrire «&nbsp;1&nbsp;».
 
 
http://wiki.irisreservation.ca/Wiki/images/c/cb/Ressources06.jpg
 
 
*'''Propriétés&nbsp;:''' Pour une ressource de type "Salle", cochez d'abord si une fenêtre, des tables ou un ordinateur sont présents dans la salle.
*'''Équipements/caractéristiques disponibles:''' en cliquant sur la flèche de défilement&nbsp;de "Équipements/ caractéristiques&nbsp;disponibles", s'ouvre la fenêtre d'édition. Cochez le ou les caractéristiques correspondant à votre ressource. Ceci permet par la suite à l'utilisateur de faire une recherche de ressource selon des caractéristiques désirées. En ce qui concerne la «Prise pour station de visioconférence mobile», <u>cochez cette case seulement s'il s'agit d'une salle où il n'y a pas de station de visioconférence fixe mais qui dispose d'une prise réseau programmée pour la visioconférence</u>. Ainsi, lorsqu'un utilisateur fera une réservation de visioconférence dans le MGV en y ajoutant une station de visioconférence mobile, apparaîtra alors dans la liste des salles à y associer, seulement celles qui disposent de la prise nécessaire si le tout a été édité dans la section [[Stations de Mon compte]].
*'''Informations supplémentaires&nbsp;:''' permet d’ajouter des informations additionnelles, des particularités ou des consignes concernant la ressource. Ces dernières pourront être consultées par l'utilisateur lors de la recherche de sa ressource;
 
http://wiki.irisreservation.ca/Wiki/images/0/0b/Ressources07.jpg
 
*'''Documents&nbsp;:''' permet d’ajouter différents documents utiles tels que&nbsp;: photo,&nbsp;plan, trajet pour se rendre à la salle, etc. Les documents doivent être dans&nbsp;une des extensions suivantes&nbsp;: pdf, jpg, jpeg, png, bmp, gif. Ces documents seront accessibles aux utilisateurs par la suite lors de la recherche d'une ressource.; Il suffit de cliquer sur "Ajout" et aller chercher le fichier dans votre ordinateur;
*'''Équipements de visioconférence&nbsp;:''' selon l’installation sélectionnée, les systèmes de visioconférence associés à cette dernière apparaissent ici. Si un système de visioconférence est dédié exclusivement à une salle (fixe ou mobile), le sélectionner dans la case «&nbsp;Disponibles&nbsp;» et le déplacer dans la case «&nbsp;Liés&nbsp;» en cliquant sur la flèche marquée. Ainsi, lorsqu’une réservation de visioconférence est faite dans le module de Gestion des visioconférences incluant ce système, une réservation se fait automatiquement dans le module de Réservation des ressources pour bloquer la salle;
 
 
[[File:Gestion des ressources de mon compte 04.jpg|none|Gestion des ressources de mon compte 04.jpg]]
 
 
*'''Responsable(s)&nbsp;:''' Il est possible mais non obligatoire de désigner une ou plusieurs personnes responsables d'approuver les réservations d'une ressource.&nbsp;Le/les responsable(s) d’une ressource sont ceux qui doivent approuver toutes les demandes de réservations pour cette ressource. Un approbateur doit nécessairement avoir un compte d’utilisateur IRIS. En tapant le nom ou le code (2 premières lettres du prénom et 2 premières lettres du nom de famille) dans la case ''Utilisateur'', les utilisateurs correspondant apparaissent. Sélectionnez celui désiré afin de l’inscrire dans la case ''Responsable(s) d’approbation de la réservation''. Pour retirer un approbateur, il suffit de le sélectionner et d'appuyer sur "Retirer". En cliquant sur "Retirer tout", tous les approbateurs seront retirés.
*'''Restrictions&nbsp;:''' il est possible de restreindre l’accès à une ressource à un ou quelques utilisateurs qui ont un code d'utilisateur pour le module de réservation des ressources dans l'application IRIS. L’ajout se fait selon le même mode que pour le responsable. Dans les deux cas, ces noms peuvent être modifiés ultérieurement;
 
 
[[File:Ressources08.jpg|RTENOTITLE]]
<ul style="line-height: 20.8px;">
<li>'''Cacher en public&nbsp;:'''&nbsp;en cochant cette case, la ressource est visible uniquement en mode&nbsp;''Authentification.'' Elle est cochée par défaut. Si elle est décochée, la ressource sera visible et disponible pour réservation sur la page publique du MGR de la plateforme IRIS. Le lien est disponible sur la page d'accueil de la plateforme (https://www.irisreservation.ca/Public/ReservationRessourcePublic.aspx) ;</li>
<li>'''Nombre de jours d’avance maximum pour réservation&nbsp;:'''&nbsp;permet de déterminer le nombre de jours maximum pour réserver la ressource. Ainsi, en inscrivant «&nbsp;365&nbsp;», il n’est pas possible de la réserver plus d’un an d’avance. Ce nombre est paramétrable en mode&nbsp;''Public''&nbsp;et&nbsp;''Authentification'';</li>
<li>'''Nombre de jours avant l'envoi d’un rappel automatique&nbsp;:'''&nbsp;IRIS peut envoyer un courriel de rappel à l’organisateur quelques jours avant la date de la réservation afin de lui rappeler sa réservation et valider si elle est toujours nécessaire. Un lien est inclus dans ce courriel afin d’annuler rapidement sa réservation;</li>
<li>Cliquez sur&nbsp;''Enregistrer.''​</li>
</ul>
 
===Courriel de rappel pour le retour de matériel===
Pour les prêts d'équipement, vous pouvez programmer pour chacune des ressources un courriel rappelant au demandeur de retourner le matériel à la fin de la réservation. En cochant la case appropriée, un courriel sera envoyé automatiquement à la personne ayant créé la réservation à la fin de la réservation lui rappelant qu'il doit retourner le matériel afin de le rendre disponible pour les autres utilisateurs. Pour activer cette fonctionnalité, il suffit de cocher la case indiquée par la flèche.
[[Fichier:RM01.png|centré|vignette|578x578px]]
<br />
===Désactiver une ressource===
Il est possible de désactiver une ressource temporairement ou en permanence. Pour ce faire, il suffit d'ouvrir la fenêtre d'édition de la ressource et aller tout en bas où est inscrit «Actif».
[[Fichier:AAA11.png|centré|sans_cadre|600x600px]]
Sélectionnez alors «Inactif». La ressource ne sera plus visible dans le MGR pour y faire des réservations. '''''Que l'inactivation soit temporaire ou permanente, il est important avant de rendre la ressource inactive, d'extraire le rapport «Détails d'utilisation des ressources» pour cette ressource pour la période d'inactivité afin de connaître les réservations à déplacer.''''' En ce sens, vous pouvez consulter la section [[Rapports de Mon compte]]. Cependant, il est important de faire cette démarche avant de désactiver la ressource car une fois désactivée, elle ne sera plus visible dans la section des rapports. Dans ce cas, il est possible de réactiver la ressource pour extraire le rapport et la désactiver à nouveau par la suite.  


Ceci est encore plus important s'il s'agit d'une salle à laquelle est associée un système de visioconférence. En désactivant une ressource, cela n'annule pas les réservations à venir. En fait, la ressource et ses réservations associées ne seront simplement plus visibles dans le MGR. Il est donc important de porter action sur ses dernières. En réactivant une ressource, les réservations non modifiées seront à nouveau apparentes et actives.


S'il s'agit d'une salle dont un système de visioconférence y est associé, il est important de retirer cette association avant de désactiver la salle, sinon vous aurez le message suivant:
[[Fichier:RessourceSauvegarderFiltres.png|alt=|centré|cadre]]
[[Fichier:AAA12.png|centré|sans_cadre|600x600px]]
L’icône d’étoile permet de sauvegarder les filtres. Pour l’utiliser, il suffit de sélectionner les filtres désirés, puis de cliquer sur l’étoile. Un message nous confirmant que les filtres ont bien été sauvegardés s’affichera. Par la suite, chaque fois que nous ouvrirons la boîte des filtres, ceux-ci s’afficheront dans l’état tel qu’ils ont été sauvegardés.


Le fait de retirer cette association ne supprimera pas les réservations de visioconférence à venir faite avec ce système avant de désactiver la salle. Cependant, cela aura un impact sur la réservation. Dans la réservation de visioconférence, la salle apparaîtra avec la mention (N/D) devant son nom, ce qui indique qu'elle est non disponible.
'''<u>Note :</u>''' Les filtres sont sauvegardés dans les cookies. Si vous n’autorisez pas les cookies ou si vous les effacez, les filtres sauvegardés seront perdus.
[[Fichier:AAA13.png|centré|sans_cadre|1100x1100px]]


Si quelqu'un essai de modifier cette réservation en ajoutant un autre système par exemple, apparaîtra le message suivant:
[[Fichier:AAA14.png|centré|sans_cadre|1100x1100px]]
C'est pourquoi il est important de modifier toutes les réservations qui comportent ce système afin de ne pas engendrer de problèmes pour les autres utilisateurs.


Évidemment, si la ressource que vous désactivez ne comporte pas de système de visioconférence fixe, ces problèmes ne seront pas présents. Pour réactiver une ressources qui était désactivée temporairement, il suffit de remettre le statut à «Actif».
[[Fichier:RessourceFiltresReinitialiserSelonPreferences.png|alt=|centré|cadre]]
L’icône « Réinitialiser les filtres selon les préférences » s’affiche lorsque les filtres ne sont plus dans l’état tel qu’ils ont été sauvegardés. Cliquer dessus ramènera les filtres dans leur état sauvegardé. Il est important de savoir faire la différence entre cette icône et le bouton « Réinitialiser les filtres » au bas de la boîte. Ce dernier sert à vider tous les champs.


__FORCERSOMMAIRE__
__FORCERSOMMAIRE__

Version actuelle datée du 3 février 2021 à 13:07

 

Gestion des ressources de Mon compte

Vous devez avoir le profil «Gestionnaire de ressources» pour avoir accès à cette section. Pour l'obtenir, communiquez avec le pilote IRIS de votre établissement.

Cette page permet d’assurer la gestion des ressources des installations auxquelles vous êtes associés. Voici l'affichage de base de la page.

RessourceAffichageBase.png


Pour ajouter une ressource, cliquer sur le « + » situé au bout de la flèche.

RessourceAjouter.png


Une boîte de dialogue permettant la création d’une nouvelle ressource apparaît.

RessourcePopupAjout.png

Informations générales

Les neuf types de ressource disponibles
  • La liste « Type de ressource » permet de choisir parmi les neuf types de ressource disponibles. Une fois la ressource créée, il est impossible de changer le type de ressource. La liste sera désactivée.
  • La liste des installations sert à faciliter le choix du propriétaire de la ressource. Plutôt que de devoir choisir parmi tous les propriétaires et de risquer de tomber sur des propriétaires avec le même nom, il faut d’abord choisir l’installation du propriétaire. Ainsi, seuls les propriétaires de cette installation seront affichés.
  • La liste des propriétaires permet de choisir le propriétaire de la ressource. La liste est désactivée tant qu’une installation n’est pas sélectionnée (voir plus bas).
  • Le champ « Numéro » est obligatoire. Il sert à indiquer le numéro de la ressource. Ce numéro peut être par exemple le numéro de la salle si la ressource est une salle, le numéro de série si la ressource est un équipement informatique, le numéro de plaque d’immatriculation si la ressource est un véhicule, etc. Ce champ peut contenir un maximum de 100 caractères. Tous les caractères ne sont pas acceptés.
  • Le champ « Nom » est obligatoire. Il peut contenir un maximum de 100 caractères. Tous les caractères ne sont pas acceptés.
  • Le champ « Description » est obligatoire. Il n’a pas de limite de caractères et tous les caractères sont acceptés.
  • Le champ « Information supplémentaire » n’est pas obligatoire. Il permet de saisir des informations relatives à la ressource, mais qui n’ont pas à être saisies dans le champ « Description ». Il peut contenir un maximum de 500 caractères et tous les caractères sont acceptés.



Le bouton d’information (voir encadré rouge) fera s’afficher une boîte informative lorsque le curseur de la souris est placé dessus. Le contenu de cette boîte dépend de ce qui a été saisi dans le champ « Coordonnées » du propriétaire. Le champ « Coordonnées » se trouve dans la page des Propriétaires.

Note : Si rien n’a été saisi dans le champ « Coordonnées », le bouton d’information ne s’affichera pas.


RessourceBoutonInfosProprietaire.png


Voici où trouver le champ « Coordonnées » dans la page des Propriétaires.


Informations sur la ressource

La section « Informations sur la ressource » n’apparaît que si le type de ressource « Salle » a été sélectionné.

RessourcePopupSectionInformationSurRessource.png
  • La liste des systèmes permet de choisir quel système est relié à cette ressource. Notez qu’un seul système peut être sélectionné ici. La gestion des systèmes semi-mobiles se fait dans la page Systèmes.
  • La liste des caractéristiques permet de spécifier les caractéristiques de la salle. Elle permet notamment d’indiquer si la salle est équipée d’un tableau blanc, d’un projecteur, d’un téléphone, etc.
  • La liste des propriétés permet d’indiquer si la salle possède des fenêtres, des ordinateurs et/ou des tables.
  • Les champs « Téléphone » et « Poste » permettent respectivement de saisir le numéro de téléphone et le numéro de poste relatifs à la ressource.
  • Le champ « Étage » est obligatoire. Il peut contenir un maximum de 50 caractères et tous les caractères sont acceptés. Il sert à indiquer à quel étage se trouve la ressource.
  • Le champ « Aile » n’est pas obligatoire. Il peut contenir un maximum de 50 caractères et tous les caractères sont acceptés. Il sert à indiquer dans quelle aile se trouve la ressource, s’il y a lieu.

Lors de la modification d’une ressource, si cette ressource a été liée à plusieurs systèmes semi-mobiles, la liste des systèmes est remplacée par une liste non modifiable de tous les systèmes liés.

RessourceListeSystemeSemiMobile.png


Paramètres

La section « Paramètres » est visible peu importe le type de ressource sélectionné.

  • « État » indique si la ressource est active ou inactive.
  • « Cacher en public » indique si la ressource est visible dans la page de Réservation de Ressource Publique.
  • « Courriel de rappel pour le retour de matériel » indique si un courriel doit être envoyé à la fin de chaque réservation de la ressource afin de rappeler qu’il faut la retourner.
  • Le champ « Nombre places » est obligatoire et il peut contenir un maximum de 4 caractères numériques. Il indique la capacité de la ressource. Par exemple, le nombre de sièges dans un véhicule ou le nombre de places dans une salle. Il est à noter que ce nombre est strictement informatif. Une ressource de type « Véhicule » avec une capacité de 5 peut quand même être réservée par une réservation de 10 participants, et ce même s’il est impossible que les 10 personnes puissent entrer en même temps dans le véhicule.
  • Le champ « Nombre jours avant rappel » est obligatoire et il peut contenir un maximum de 4 caractères numériques. Il sert à indiquer le nombre de jours avant une réservation où un rappel sera envoyé. Par exemple, si nous indiquons « 3 » dans ce champ et que nous réservons la ressource pour le 15 août, un courriel nous sera envoyé le 12 août pour nous rappeler qu’il y a une réservation. Saisir « 0 » dans ce champ fera en sorte qu’aucun courriel de rappel ne sera envoyé.
  • Les champs « Nombre de jours d’avance maximum pour réservation » permettent d’indiquer combien de jours à l’avance il est possible de réserver la ressource. Par exemple, si nous indiquons « 3 » et que nous tentons de réserver deux jours à l’avance, ça ne fonctionnera pas. Les champs « Public » et « Authentifié » permettent de saisir un nombre différent pour la page de Réservation de Ressource Publique et la page de Réservation de Ressource normale. Les deux champs peuvent contenir un maximum de 4 caractères numériques.

Utilisateurs associés

  • La liste des Approbateurs permet de sélectionner des utilisateurs qui feront office d’approbateurs pour cette ressource. Un approbateur peut approuver ou refuser chacune des réservations de cette ressource. Chaque fois que la ressource sera réservée, la réservation devra être approuvée par un des approbateurs. Notez que si la liste est vide, les réservations sont automatiquement approuvées.
  • La liste des Restrictions permet de sélectionner des utilisateurs auxquels la ressource sera restreinte. Seuls les utilisateurs figurant sur cette liste pourront réserver la ressource. Si la liste est vide, tout le monde peut la réserver. Notez que dans le cas d’une salle, si un seul système est lié à la ressource, les restrictions s’appliqueront automatiquement à ce système. Pour en savoir davantage, consultez la page Restriction des systèmes.

Documents

« Documents » permet de joindre des images ou des fichiers PDF à la ressource. Cliquer n’importe où à l’intérieur du rectangle pointillé fera apparaître le sélecteur de fichier. Il faudra alors sélectionner les fichiers que nous désirons ajouter à la ressource.

RessourcePopupSectionDocument.png


Suite à l’ajout d’un document, son nom ainsi que sa taille seront indiqués. Si le nom d’un fichier est trop long et n’apparaît pas dans sa totalité, il suffit de placer le curseur de la souris au-dessus du nom du document. Une boîte informative apparaîtra avec le nom complet du document. Notez que la taille ne s’affiche que si le document vient d’être ajouté. Les documents déjà présents n’affichent pas leur taille pour des raisons techniques.

Il est à noter qu’il est impossible de joindre deux documents avec le même nom.

RessourceAvecDocument.png


Historique

Lors de la modification d’une ressource, il est possible de savoir qui l’a créée et qui l’a modifiée en dernier. Pour ce faire, il suffit de placer le curseur de la souris sur l’icône d’historique (voir encadré rouge).

RessourceBoutonHistorique.png


Une boîte informative apparaîtra aussitôt avec les informations.

RessourceHistoriqueBoiteInformative.png


Afficher les ressources inactives

« Afficher les ressources inactives » permet de choisir si l’on veut que les ressources inactives soient visibles ou pas dans le tableau. Par défaut, cette fonctionnalité n’est pas activée. Les ressources inactives sont donc cachées. Désactiver une ressource alors que cette fonctionnalité n’est pas activée la fera disparaître du tableau. Pour pouvoir la voir de nouveau, il faudra activer la fonctionnalité.

RessourceAfficherRessourcesInactives.png


Filtres

Pour faciliter la recherche dans le tableau, il est possible d’avoir recours à des filtres. Pour voir quels filtres sont disponibles, cliquer sur l’icône des Filtres (voir encadré rouge).

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« RUIS », « Région » et « Établissement » n’ont pas d’effet sur les résultats du tableau. Ils permettent de faciliter la recherche dans le champ « Installation ». En effet, choisir la région « Montréal » fera en sorte que seules les installations se trouvant dans la région « Montréal » s’afficheront dans la liste « Installation ».


L’icône d’étoile permet de sauvegarder les filtres. Pour l’utiliser, il suffit de sélectionner les filtres désirés, puis de cliquer sur l’étoile. Un message nous confirmant que les filtres ont bien été sauvegardés s’affichera. Par la suite, chaque fois que nous ouvrirons la boîte des filtres, ceux-ci s’afficheront dans l’état tel qu’ils ont été sauvegardés.

Note : Les filtres sont sauvegardés dans les cookies. Si vous n’autorisez pas les cookies ou si vous les effacez, les filtres sauvegardés seront perdus.


L’icône « Réinitialiser les filtres selon les préférences » s’affiche lorsque les filtres ne sont plus dans l’état tel qu’ils ont été sauvegardés. Cliquer dessus ramènera les filtres dans leur état sauvegardé. Il est important de savoir faire la différence entre cette icône et le bouton « Réinitialiser les filtres » au bas de la boîte. Ce dernier sert à vider tous les champs.


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