Points à tenir compte lors du déploiement du module de réservation des ressources dans votre établissement

• Avant de démarrer, s’assurer de bien avoir clarifié la propriété de chacune des ressources. La mise en place d’un nouveau système de réservation de ressources met parfois en évidence le fait qu’au fil des années, certaines personnes, services ou directions se sont auto proclamés propriétaire d’une ressource. Afin d’éviter certaines frictions qui seraient sans aucun doute des embûches au bon déploiement du nouveau système de réservation des ressources, il est impératif de ne pas minimiser cet impact et s’assurer que la propriété de chacune des ressources est bien définie et bien acceptée de tous;
• Il est important de faire un recensement complet de toutes les ressources à inscrire dans le système de réservation des ressources avec les caractéristiques de chacune d’elles. Il arrive que certaines ressources ne fassent pas l’objet de réservations dans le système utilisé antérieurement. Afin de bien harmoniser les pratiques, il est important de toutes les inscrire dans l’application;
• Pour chacune des ressources, il faut déterminer le propriétaire de celle-ci. On appelle propriétaire la personne, le service, le département ou la direction qui assure la gestion de la ressource dans une installation. Le propriétaire n’a pas nécessairement l’usage exclusif de la ressource mais il est l’entité responsable de la ressource. Dans le cas où cela ne s’applique pas, on détermine l’installation comme étant propriétaire de la ressource;
• Les notions d'approbation et de restriction des ressources vous offrent diverses possibilités. Bien les connaître vous permet d’en maximiser l'efficience.
• Il peut être opportun d’utiliser cette transition afin de revoir les règles de réservation dans votre établissement. Il est souvent d’usage de permettre les réservations sans limite de temps ce qui fait que l’on retrouve parfois des réservations qui s’échelonnent sur plusieurs années. Si vous désirez limiter la période de temps permise pour réserver une ressource, il est intéressant de se questionner à savoir si les réservations de plus d’un an doivent être importées dans le nouveau système;
• L’établissement est responsable de la création et la gestion des accès au module de réservation des ressources ainsi que du pilotage des ressources. C’est pourquoi il est important de nommer un super utilisateur dans chacune des installations de l’établissement. Pour les installations de plus petite taille, un regroupement de ces dernières peut être fait et nommer un super utilisateur pour ce regroupement. Ce super utilisateur aura comme tâche la gestion des comptes d’utilisateurs et des ressources. Il peut aussi agir à titre de formateur localement;
• Le plan de communication est un élément essentiel du processus de démarrage. Bien qu’il revienne à chaque établissement de déterminer le moment d’informer les utilisateurs, le CCT du CHU de Québec – Université Laval vous recommande de les informer dès le début de la mise en place de ce processus et de faire un ou deux autres communiqués durant les travaux préparatoires afin de les tenir informés de l’évolution des travaux et de la date de démarrage. Enfin, quelques jours avant le démarrage, faire un rappel sur la séquence des actions pour arriver au démarrage proprement dit.