Différences entre les versions de « Systèmes participants »

De IRIS
 
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<p style="text-align: justify;">Cette section vous permet d'ajouter à la réservation les systèmes qui participeront à l'activité. Pour l'application IRIS, il y a deux types de systèmes, soient les systèmes qui sont inscrits dans IRIS que l'on appelle &nbsp;''Systèmes internes&nbsp;''et ceux qui ne le sont pas que l'on appelle&nbsp;''Systèmes externes''. Les premiers sont inscrits sur un des [http://wiki.irisreservation.ca/Wiki/index.php/Définitions#TMS <span style="color: rgb(0, 0, 255);">TMS</span>] gérés par l'application IRIS et toutes leurs coordonnées s'y retrouvent. Pour les systèmes externes, lors de leur inscription dans une réservation IRIS, nous devons&nbsp;inscrire l'ensemble de leurs coordonnées dont l'adresse IP ou l'Alias E164. C’est aussi comme systèmes externes que l’on inscrit les systèmes des participants qui désirent appeler eux-mêmes le pont national (en cas de conflit avec le prétest par exemple) même si le système est inscrit dans IRIS. C’est via les systèmes externes que l’on réserve les places sur le pont national pour les participants audio (par téléphone).</p>
<p style="text-align: justify;">Cette section vous permet d'ajouter à la réservation les systèmes qui participeront à l'activité. Pour l'application IRIS, il y a deux types de systèmes, soient les systèmes qui sont inscrits dans IRIS que l'on appelle &nbsp;''Systèmes internes&nbsp;''et ceux qui ne le sont pas que l'on appelle&nbsp;''Systèmes externes''. Les premiers sont inscrits sur un des [http://wiki.irisreservation.ca/Wiki/index.php/Définitions#TMS <span style="color: rgb(0, 0, 255);">TMS</span>] gérés par l'application IRIS et toutes leurs coordonnées s'y retrouvent. Pour les systèmes externes, lors de leur inscription dans une réservation IRIS, nous devons&nbsp;inscrire l'ensemble de leurs coordonnées dont l'adresse IP, l'adresse SIP ou l'Alias E164. C’est aussi comme systèmes externes que l’on inscrit les systèmes des participants qui désirent appeler eux-mêmes le pont national (en cas de conflit avec le prétest par exemple) même si le système est inscrit dans IRIS. Vous pouvez aussi ajouter un participant utilisant un outil de collaboration (CMA, Jabber, Skype for Enterprises, etc...) qui pourra se joindre à la conférence via son ordinateur, son portable, sa tablette ou même un téléphone portable (consultez la section «Systèmes externes» plus bas pour les détails).</p><p style="text-align: justify;">Enfin, avec la technologie actuellement en place pour le pont national, il est possible de participer à une rencontre organisée sur le pont national sans avoir de système de visioconférence ou d'outil de collaboration. Pour chaque réservation créée sur le pont national, un lien WebRTC (Web Real-Time Communications) est généré et à l'aide de ce dernier, un utilisateur peut se joindre à la rencontre en cliquant sur ce dernier ou en le copiant dans son fureteur. Aucun outil de collaboration n'est nécessaire. Il suffit d'avoir une caméra et un micro pour participer. Encore une fois, cela peut se faire via son ordinateur, son portable, sa tablette ou même un téléphone portable. Consultez la page «[[Lien WebRTC]]» pour plus d'informations.</p><p style="text-align: justify;"></p><p style="text-align: justify;">C’est via les systèmes externes que l’on réserve les places sur le pont national pour les participants audio (par téléphone).</p>
Pour ajouter un système dans la réservation, il suffit de cliquer sur le type de système désiré&nbsp;: systèmes internes <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(A)'''</span> ou systèmes externes <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(B)'''</span>.&nbsp;
Pour ajouter un système dans la réservation, il suffit de cliquer sur le type de système désiré&nbsp;: systèmes internes <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(A)'''</span> ou systèmes externes <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(B)'''</span>.&nbsp;


[[File:Systemesparticipants 01.jpg]]
[[File:Systemesparticipants 01.jpg|614x614px]]


=== '''Systèmes''' ===
==='''Systèmes internes'''===


Une réservation IRIS doit toujours contenir au moins une station appelée ''Systèmes&nbsp;''qui se retrouve&nbsp;dans l'application. C'est pourquoi nous débutons toujours par l'ajout du ou des système(s). Pour ce faire, appuyez sur ''Sélectionner les systèmes&nbsp;'''''<span style="color:#FF0000;">(1)</span>'''.
S’affichent alors tous les systèmes de visioconférences inscrits dans IRIS. Les dix premiers systèmes s’affichent par page et ils sont triés par défaut par ordre alphabétique du nom de l’installation. Vous pouvez cependant les trier par le nom du système, par adresse IP, par Alias E164 ou par nom de la salle associée. En sélectionnant un autre ordre de tri, tant que vous utilisez le même fureteur, cette sélection demeurera. Il est possible d’augmenter le nombre de systèmes affichés <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(1)'''</span> ou encore de naviguer dans les différentes pages <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(2)'''</span>. Pour chacun des systèmes, les informations suivantes apparaissent&nbsp;:


[[File:Systemes 01.jpg|RTENOTITLE]]
*Installation&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(3)'''</span>: il s’agit en fait du nom de l’installation où se trouve le système;
*Nom&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(4)'''</span>: c’est le nom du système inscrit dans iRIS;
*Adresse IP&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(5)'''</span>: c’est l’adresse IP associée au système;
*Alias E164&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(6)'''</span>: il s’agit de l’Alias E164 du système;
*SIP&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(7)'''</span>: il s’agit du numéro SIP du système;
*Salle&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(8)'''</span>: lorsque l'installation utilise aussi le module de gestion des ressources (MGR) et qu’il s’agit d’un système fixe, le nom de la salle apparaît ici;
*Rechercher&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(9)'''</span>: un module de recherche vous permet de faire une recherche soit par le nom de l’installation, le nom du système, les adresses (IP, Alias E164, SIP), ou encore par le nom de la salle. La recherche se fait dans la liste complète des systèmes dans IRIS et non pas uniquement sur celles qui sont affichées à l’écran;
*Ajouter&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(10)'''</span>: pour ajouter un système, il suffit simplement de cliquer sur «&nbsp;Ajouter&nbsp;».


Pour la recherche d'une station de visioconférence, trois modes s'offrent à vous:
[[Fichier:SystemesParticipantAjout.png|1629x1629px|RTENOTITLE]]


*Recherche <font color="#ff0000">'''(3)'''</font>;
Une fois ajoutés, les systèmes apparaissent dans le tableau «&nbsp;Systèmes internes&nbsp;» <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(11)'''</span>. Dans la liste des systèmes disponibles, le statut du bouton «&nbsp;Ajouter&nbsp;» change pour «&nbsp;Système ajouté&nbsp;» <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(12)'''</span>. Il est donc impossible d’ajouter un système deux fois. Pour retirer un système de la réservation, cliquez sur le «&nbsp;X&nbsp;» rouge <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(13)'''</span>.&nbsp; Il est possible d’indiquer aux techniciens qui installent les systèmes où sera le présentateur en cochant la case «&nbsp;Présentateur&nbsp;» '''(<span style="color: rgb(255, 0, 0);">14)</span>'''. Ainsi, selon les politiques établies dans son installation, un technicien qui remarque que le présentateur est dans son installation saura qu’il y aura probablement un ordinateur à brancher au système de visioconférence.
*Recherche avancée&nbsp;<font color="#ff0000" style="line-height: 23.1111106872559px;">'''(4)'''</font><span style="line-height: 23.1111106872559px;">;</span>
*Recherche par Région - Établissement&nbsp;<font color="#ff0000" style="line-height: 23.1111106872559px;">'''(5)'''</font><span style="line-height: 23.1111106872559px;">;</span>


<span style="line-height: 23.1111106872559px;">Il se peut que l'une des options soit fermée, appuyez alors sur la flèche pour l'ouvrir.</span>
[[Fichier:SystemesParticipantsAjoutés.png|sans_cadre|1265x1265px|RTENOTITLE]]


[[File:Systemes 02.jpg|RTENOTITLE]]
S’il s’agit d’un système de visioconférence mobile, il est possible d’associer la salle au système <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(16)'''</span> afin dans un premier temps de créer une réservation de la salle dans le MGR et aussi d’indiquer au technicien où aller installer le système. Il est important de savoir que lors de l’ajout de la salle, toutes les salles apparaissent dans la liste, peu importe leurs disponibilités. Pour ce faire, vous devez d’abord valider une telle disponibilité dans le MGR. Il est important de ne pas réserver la salle dans ce module car elle ne sera plus disponible lorsque vous ferez votre réservation de visioconférence dans le module de gestion des visioconférences (MGV). Il faut aller dans le MGV pour faire la réservation et associer la bonne salle à la station de visioconférence mobile. C'est le gestionnaire de votre installation  qui détermine quelles salles apparaissent lorsque vous sélectionnez une station mobile. Si toutes les salles de l'installation apparaissent peu importe si elles sont câblées ou non pour la visioconférence, nous vous invitons à communiquer avec ce dernier afin qu'il corrige la situation. Ce dernier peut consulter la section [[Stations de Mon compte]] pour connaître les modalités d'une telle gestion. Si ce travail a été fait, apparaîtront alors seulement les salles où cette station peut être déplacée tel que démontré dans l'encadré rouge.
[[Fichier:1234.png|alt=|centré|sans_cadre|1258x1258px]]
Si plus de deux salles sont accessibles pour cette station, un «+» apparaît dans la fenêtre indiquant qu'il y a d'autres salles de disponibles. En cliquant sur ce dernier, vous pourrez les visualiser. Encore une fois, cela n'indique pas que la salle est disponible. Vous devez en valider la disponibilité via le MGR.
[[Fichier:Tooltip Salles.png|alt=|centré|sans_cadre|1255x1255px]]
En ajoutant la station, vous devez indiquer dans quelle salle sera installée la station. En cliquant sur la flèche de défilement, les salles associées seront visibles et sélectionnez celle dont vous avez validé la disponibilité dans le MGR.
[[Fichier:Liste des salles SI.png|alt=|centré|sans_cadre|1268x1268px]]
En enregistrant votre réservation, la salle sera alors réservée automatiquement dans le MGR. Inversement, si vous annulez votre réservation de visioconférence, la salle sera libérée automatiquement.


'''Recherche&nbsp;<span style="color:#FF0000;">(3)</span>:&nbsp;'''Ce mode vous permet de voir l'ensemble des stations inscrites dans IRIS. Pour faire apparaître la liste, cliquez dans la case où est inscrit "Aucun filtre sélectionné" <span style="color:#FF0000;">'''(A)'''</span>. &nbsp;Avec la flèche de défilement <span style="color:#FF0000;">'''(B)'''</span>, faire défiller les stations afin de retrouver la station désirée. Vous pouvez cocher plus d'une station <span style="color:#FF0000;">'''(C)'''</span>. Afin de faciliter la recherche, il est possible d'inscrire un mot clé dans la case "Filtre" <span style="color:#FF0000;">'''(D)'''</span>.&nbsp;Inscrire un mot clé qui se retouve soit dans le nom de l'établissement ou dans le nom de la station. Pour l'exemple ci-bas, le mot clé a été inscrit dans la case et IRIS affiche toutes les stations qui correspondent à ce mot clé. Il suffit de sélectionner celle désirée. &nbsp;
Il est possible aussi d'associer un technicien à la station dans la réservation. Pour ce faire et connaître l'impact d'un tel ajout, consultez la section «[[Techniciens]]».


[[File:Systemes participants 05.jpg|RTENOTITLE]]
Pour afficher les systèmes dans le calendrier afin de connaître leurs disponibilités, appuyez sur «&nbsp;Afficher les disponibilités des systèmes&nbsp;» <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(17)'''</span>. &nbsp;


Une fois la sélection terminée, le nombre de stations sélectionnées apparaît dans la case&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(6)&nbsp;</span>'''et il suffit de cliquer sur ''Ajouter ce système&nbsp;'''''<span style="color:#FF0000;">(7)</span>'''<span style="color:#000000;">. Si vous retournez dans ce mode pour rechercher une autre station, il est important d'appuyer avant sur "Tout désélectionner" </span>'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">&nbsp;</span>'''<span style="color:#000000;">afin de retirer les stations déjà choisies (voir dans l'image ci-haut).</span>
[[Fichier:Afficher dispo SI.png|sans_cadre|1116x1116px|RTENOTITLE]]


[[File:Systemes participants 04.jpg|RTENOTITLE]]&nbsp;




Vous voyez alors s’il y a des périodes de non-disponibilité des systèmes. Ces dernières apparaissent en gris '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(18)</span>''' et en passant votre souris sur la réservation, les détails de cette dernière sont visibles. Bien que plus rare, il peut arriver qu’une réservation d’un système soit faite directement sur le pont national sans passer par IRIS. Vous ne pourrez réserver ce système dans IRIS car lors de l’enregistrement de la réservation, il y aura validation sur le TMS du pont national afin de connaître sa réelle disponibilité. Afin de ne pas alourdir le processus, les réservations faites directement sur le pont national n’apparaissent pas automatiquement dans le calendrier. Par contre, il est possible de les afficher en cliquant sur «&nbsp;Inclure les réservations inscrites sur le pont national mais non-inscrites dans IRIS&nbsp;» <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(19)'''</span> en cochant cette case et en appuyant sur «&nbsp;Rafraîchir&nbsp;». Les réservations faites directement sur le pont apparaîtront de couleur rouge-brun '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(20)</span>'''. &nbsp;[[Fichier:Systemesparticipants 05A.jpg|centré|sans_cadre|1200x1200px]]
==='''Systèmes externes''' &nbsp;===


'''<span style="color:#000000;">Recherche avancée&nbsp;</span><span style="color:#FF0000;">(4)</span>:''' ce mode permet de faire une recherche par les coordonnées de l'appareil, soit l'adresse IP ou l'Alias E164. La recherche la plus commune est par&nbsp;l'adresse IP&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(8)</span>'''. Y inscrire l'adresse IP. La recherche par Axis a été retirée car cette nomenclature était associée à l'ancien gestionnaire du pont national.
Pour l’ajout de systèmes externes, deux options sont possibles <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(1)'''</span>, soit manuellement ou à partir des systèmes externes sauvegardés dans la section «&nbsp;Systèmes&nbsp;» de «&nbsp;Mon compte&nbsp;». Consultez la section «Mes systèmes externes»&nbsp; de l’onglet&nbsp;Systèmes de mon compte pour en connaître la gestion. &nbsp;


[[File:Systemes 05.jpg|RTENOTITLE]]
[[File:Systemesparticipants 07.jpg|RTENOTITLE]]


Cliquez ensuite sur ''Rechercher &nbsp;'''''<span style="color:#FF0000;">(9)</span>'''. Si aucun résultat n'apparaît dans la boîte ''Trouvés&nbsp;''<span style="color:#FF0000;">'''(10)'''</span>,c'est que le système est externe. Si la station est dans IRIS, elle&nbsp;apparaîtra dans cette boîte. Cliquez sur la double-flèche&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(11)&nbsp;</span>'''pour déplacer la station dans la boîte ''Choisis&nbsp;'''''<span style="color:#FF0000;">(12)</span>'''. Vous pouvez répéter la recherche pour une autre station et la transférer elle aussi dans la boîte ''Choisis''.. Si vous désirez retirer une station se trouvant dans cette boîte, cliquez une fois sur cette dernière pour la mettre en surbrillance et appuyez sur le "X"&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(13)</span>'''. Lorsque terminé, cliquez sur ''Ajouter le(s) système(s) choisi(s)&nbsp;'''''<span style="color:#FF0000;">(14)</span>'''.
====Ajout manuel====


'''Recherche par Région - Établissement&nbsp;<span style="color:#FF0000;">(5)</span>''': dans ce mode, toutes les stations de visioconférence inscrites dans IRIS sont réparties par région administrative et par établissement. Il est possible, selon les besoins de sélectionner plus d'une région administrative afin de sélectionner plus rapidement plus d'une station de visioconférence.
Pour faire un ajout de système de façon manuelle, cliquez sur «&nbsp;Ajouter&nbsp;». La fenêtre suivante s’ouvre&nbsp;:&nbsp;


[[File:Systemesparticipants 08.jpg|sans_cadre|1303x1303px]]


Vous devez d’abord inscrire l’installation où se trouve le système. En cliquant sur la flèche de défilement <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(2)'''</span>, une fenêtre de sélection s’ouvre.


*En cliquant dans la case des régions administratives&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(15)</span>''', une fenêtre s'ouvre vous permettant de sélectionner la ou les régions administratives désirées. Il suffit de cocher vos sélections;
<span style="line-height: 20.8px;">Vous pouvez inscrire un mot clé dans la case «&nbsp;Filtre&nbsp;» afin de préciser votre recherche. Si l’installation ne se trouve pas dans cette liste, sélectionnez «&nbsp;Autre&nbsp;» et apparaît une fenêtre d’édition pour inscrire manuellement le nom de l’installation.&nbsp;</span>


[[File:Region-01.jpg|RTENOTITLE]]
[[File:Systemesparticipants 10.jpg]]


*Cliquz ensuite dans la case "Établissement"&nbsp;<font color="#ff0000">'''(16)'''</font>'''.&nbsp;'''Apparaît alors toutes les installations se trouvant dans la ou les régions administratives sélectionnées précédemment. Si vous désirez inscrire plus d'une station, sélectionnez les installations correspondantes.
Vous devez ensuite déterminer la direction de l’appel <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(3)'''</span>, soit «&nbsp;Entrant&nbsp;» ou <span style="line-height: 20.8px;">«</span>&nbsp;Sortant&nbsp;».&nbsp;


[[File:Region-02.jpg|RTENOTITLE]]
*'''En mode "Sortant"&nbsp;:'''&nbsp;À&nbsp;la date et l'heure prévue de l'activité, le branchement se fera de façon automatique&nbsp;avec le système de visioconférence de la même façon qu’elle se fait avec les systèmes internes. Cette option est sélectionnée par défaut, car c'est celle qui est utilisée le plus souvent. Il est très rare que le type «&nbsp;Audio&nbsp;» (par téléphone) soit utilisé en mode «&nbsp;Sortant&nbsp;» même s’il est possible de se faire appeler, car dans ce cas, le gestionnaire du&nbsp;pont national charge des frais d’appel interurbain si vous êtes en dehors de la zone urbaine de Montréal. C’est pourquoi, habituellement, le participant appellera lui-même. Donc, le type <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(4)'''</span> sélectionné est «&nbsp;Vidéo&nbsp;». Vous devez ensuite déterminer le protocole <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(5)'''</span>. Voici la définition de chacun d’eux&nbsp;:
 
*IP/H323: la grande majorité des systèmes de visioconférence sont appelés via leur adresse IP.&nbsp;Cette dernière est composée de quatre blocs de trois chiffres. Ex: 192.168.8.20
*En cliquant dans la case "Système"''&nbsp;'''''<span style="color:#FF0000;">(17)</span>''',l'ensemble des stations de visioconférence associées aux installations précédemment sélectionnées apparaissent. Sélectionnez les stations désirées. Dans l'exemple ci-bas, deux stations de deux établissements différents ont été sélectionnées dans une seule étape.
 
[[File:Region-03.jpg|RTENOTITLE]]
 
*Cliquez sur ''Ajouter ce système&nbsp;''par la suite.
 
Afin d'accélérer grandement l'étape d'inscription de la date et les heures de votre réservation, le processus de mise à jour des informations a été modifié. Ainsi, lorsque vous ajoutez au moins une station de visioconférence dans la réservation, vous devez maintenant rafraîchir le calendrier afin de se rendre à la date désirée. Dans l'image ci-bas, un message en rouge indique que le calendrier de projection n'est plus à jour. La date indiquée (encadré rouge) est celle du jour. Il vous faut alors cliquer sur le bouton en-dessous (marqué par une flèche) afin de correspondre à la date désignée dans la section "[[Informations_générales|Informations générales]]". Ensuite, le message disparaîtra. Il apparaîtra à nouveau cependant si vous allez faire une modification à la date ou les heures de début et de fin. Répétez alors le processus.
 
[[File:Nouvelle.jpg|RTENOTITLE]]
 
 
 
Peu importe le mode utilisé pour la sélection d'une station, toutes les stations sélectionnées se retrouvent dans le calendrier en dessous&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(18)</span>'''.
 
[[File:Systemes 07.jpg|RTENOTITLE]]
 
La région de couleur saumon&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(19)&nbsp;</span>'''représent la période de l'activité incluant le prétest. Les rectangles blancs avec un numéro de réservation IRIS et des heures indiquent la non disponibilité des stations car IRIS valide automatiquement la disponibilité des stations dans l'application. Pour la validation de la disponibilité des stations directement sur le pont national, voir la section plus bas.Si&nbsp;l'un des rectangles blancs&nbsp;se trouve par-dessus la période de l'activité&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(20)</span>''', c'est que la station n'est pas disponible pour votre activité. Vous devez alors la retirer de la réservation sinon, vous ne pourrez enregistrer cette dernière. Vous aurez alors un message indiquant qu'au moins un des systèmes n'est pas disponible.Si votre établissement utilise le module de réservation des ressources, vous pouvez associer la salle à la réservation. En cliquant sur la flèche de défillement&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(21)</span>''', sélectionnez la salle. Si la salle n'apparaît pas dans la liste, sélectionnez "Autre" comme salle et la case en dessous sera dégrisée vous permettant ainsi d'écrire le nom de la salle. Il faut cependant bien&nbsp;comprendre qu'en écrivant le nom manuellement, aucune réservation ne se crée dans le module de gestion des ressources pour cette salle.&nbsp;Si la station de visioconférence est fixe dans une salle, cette dernière est associée par défaut à la station. En créant une réservation dans le MGV, cela crée automatiquement une réservation dans le MGR.
 
Pour retirer une station de la réservation, cliquez sur le "X" rouge&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(22)</span>'''.
 
<span style="color: rgb(255, 0, 0); line-height: 20.8px;">Une fois la gestion des stations terminée, appuyez sur&nbsp;</span>''Accepter&nbsp;'''''(23)'''<span style="color: rgb(255, 0, 0); line-height: 20.8px;">. Si vous omettez cette étape, un message d'erreur s'affichera lors de l'enregistrement de la réservation indiquant que la section&nbsp;</span>''Systèmes participants&nbsp;''<span style="color: rgb(255, 0, 0); line-height: 20.8px;">est en cours d'édition. Veuillez accepter avant d'enregistrer à nouveau.</span>
 
=== '''Validation de la disponibilité d'une station inscrite seulement sur le pont national''' ===
 
Comme vu plus haut, lorsque vous ajoutez des stations de visoconférence dans la réservation, IRIS affiche la disponibilité en temps réel des réservations faites dans IRIS. Il n'affiche cependant pas les réservations faites uniquement sur le pont national. En enregistrant votre réservation, cette validation sur le pont national se fera et IRIS vous indiquera qu'au moins une station n'est pas disponible sans pour autant vous indiquer laquelle. Il est possible de connaître cette disponibilité avant d'enregistrer votre réservation. Cliquez dans la case "Inclure les réservations inscrites sur le pont national mais non-inscrites dans IRIS". Cette validation ne se fait pas de façon automatique car elle ralentie légèrement le processus, ce qui pourrait être un inconvénient auprès des utilisateurs qui n'ont pas besoin de cette validation.
 
[[File:Validation 01.jpg|RTENOTITLE]]
 
En cliquant cette case, le message "Le calendrier de projection n'est plus à jour. Cliquez sur ce bouton pour le rafraîchir" (voir flèche ci-bas).
 
[[File:Validation 02.jpg|RTENOTITLE]]
 
La validation sera alors faite sur le pont national et si une réservation existe sur ce dernier, elle apparaîtra en rouge/brun. En passant la souris sur le "i" (voir flèche ci-bas), vous verrez alors les coordonnées de la réservation sur le pont national.
 
[[File:Validation 03.jpg|RTENOTITLE]]
 
=  =
 
=== '''Systèmes externes''' &nbsp; ===
 
Pour ajouter un ou des systèmes externes, appuyez sur ''Sélectionner les systèmes externes&nbsp;'''''<span style="color:#FF0000;">(2)</span>'''.&nbsp;
 
[[File:Externe 02.jpg|RTENOTITLE]]
 
Vous devez d'abord déterminer si le système externe est <span style="line-height: 16.6399993896484px;">"Sortant" ou&nbsp;</span>"Entrant" '''<span style="color:#FF0000;">(24)</span>'''.
 
*En mode "Sortant"&nbsp;:&nbsp;À&nbsp;la date et l'heure prévue de l'activité, la connexion se fera de façon automatique&nbsp;avec le système de visioconférence. Cette option est sélectionnée par défaut et c'est celle utilisée le plus souvent.
**'''<u>Les paramètres suivants correspondent à l'ancienne façon d'inscrire les systèmes externes (avant la version 5.01)&nbsp;:</u>'''
***'''<u>​Direction&nbsp;: Sortant</u>'''
***'''<u>Type&nbsp;: Vidéo</u>'''
***'''<u>Protocole&nbsp;: IP/H323</u>'''
*En mode "Entrant"&nbsp;:&nbsp;Il arrive parfois que l'on préfère que la connexion ne se fasse pas de façon automatique.
**Une des raisons pour cette situation est un conflit avec le prétest inscrit dans la réservation. Par exemple, un système de visioconférence est réservé de 09 h 00 à midi et vous voulez participer à une autre activité de midi à 13 h 00. Si un prétest de&nbsp;30 minutes est programmé dans la réservation, la station doit être libre à partir de 11 h 30, ce qui n'est pas le cas. Pour pouvoir participer à l'activité de midi, les utilisateurs de la station en conflit doivent appeler eux-mêmes pour se connecter à l'activité à midi lorsque la première activité est terminée en utilisant le code de conférence fourni par le gestionnaire du pont national.
***On sélectionne alors "Entrant" qui signifie qu'aucun appel ne sera fait&nbsp;à l'heure prévue du prétest à cette station. Pour permettre à cette station de se brancher à la réservation à midi, l'utilisation du pont national est obligatoire. C'est pourquoi, en plaçant une station externe en mode "Entrant", lors de l'enregistrement de la réservation, un message en rouge vous indiquera qu'il y a trop de station pour la capacité et que l'utilisation du pont national est obligatoire même s'il n'y a que deux stations.
**Veuillez vous référer à la section [[Paramètres|Paramètres]]&nbsp;pour voir la l'impact lorsqu'un tel message apparaît.
 
==== En mode "Sortant" ====
 
Vous sélectionnez ensuite le type '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(25)</span>'''''.''&nbsp;Par défaut, le type "Vidéo" est inscrit et c'est ce dernier qui doit être choisi pour une station de visioconférence. Indiquez ensuite le protocole&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(26)</span>'''. Trois choix sont disponibles:&nbsp;
 
*IP/H323: la grande majorité des stations de visioconférence sont appelées via leur adresse IP.&nbsp;<span style="line-height: 20.8px;">Cette dernière est composée de quatre blocs de trois chiffres. Ex: 192.168.008.020.</span>
*SIP: le "Session Initiation Protocol" (dont l'abréviation est SIP)&nbsp;est le protocole de plus en plus utilisé qui tend à remplacer le IP/H323. Sélectionnez ce protocole si l'utilisateur vous donne une adresse SIP pour sa station. Les adresses SIP se présentent sous la forme suivante:&nbsp;''infos_utilisateur@domaine.''&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
*SIP: le "Session Initiation Protocol" (dont l'abréviation est SIP)&nbsp;est le protocole de plus en plus utilisé qui tend à remplacer le IP/H323. Sélectionnez ce protocole si l'utilisateur vous donne une adresse SIP pour sa station. Les adresses SIP se présentent sous la forme suivante:&nbsp;''infos_utilisateur@domaine.''&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
*ISDN/H320: le protocole ISDN (RNIS en français)&nbsp;en est un désuet qui utilise l'infrastructure téléphonique. On le retrouve encore dans les régions non desservies par les nouvelles technologies, principalement dans le nord. Comme il utilise la technologie téléphonique, son format est identique à un numéro de téléphone. Il faut donc considérer que des frais interrubains peuvent s'appliquer lorsqu'il y a lieu.
*ISDN/H320: le protocole ISDN (RNIS en français)&nbsp;utilise l'infrastructure téléphonique. Son format est identique à un numéro de téléphone. Il faut donc considérer que des frais interurbains peuvent s'appliquer lorsqu'il y a lieu.
 
Peu&nbsp;importe le protocole utilisé, inscrire le numéro ou adresse correspondant&nbsp;dans la case "Numéro/Quantité"&nbsp;<span style="color:#FF0000;">'''<span style="line-height: 20.8px; color: rgb(255, 0, 0);">(</span>'''<span style="line-height: 20.8px; color: rgb(255, 0, 0);">'''27)'''</span><span style="color:#FF0000;"><span style="line-height: 20.8px;">.</span></span></span>
 
==== En mode "Entrant" ====
 
Vous devez réserver autant de place sur le pont national qu'il y a de particpants utilisant ce mode. Vous&nbsp;devez d'abord spécifier si le ou les&nbsp;utilisateurs participeront&nbsp;à partir&nbsp;d'une station de visioconférence (Vidéo) ou par téléphone (audio) '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(25)</span>. '''S'il y a des utilisateurs des deux modes, vous devez faire une entrée en type "Vidéo" et une autre en type "Audio". Dans chacun des cas, il faut inscrire le nombre de participant dans la case "Numéro/Quantité" '''<span style="color:#FF0000;">(</span>'''<span style="line-height: 20.8px;">'''<span style="color:#FF0000;">27)</span>'''.&nbsp;</span> <span style="line-height: 20.8px;">Si vous avez un nom de station et/ou de salle, les inscrire dans les&nbsp;cases appropriées '''<span style="color:#FF0000;">(</span>'''</span>'''<span style="color:#FF0000;">28)</span>'''<span style="line-height: 20.8px;">. S'il y a plus d'un participant, omettre cette inscription.</span>
 
L'établissement est obligatoire. Si la station est située dans un établissement inscrit dans IRIS, sélectionnez cet établissement en cliquant sur la flèche de défillement&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(29)</span>'''. Vous pouvez accélérer votre recherche en inscrivant un mot clé. Si l'établissement ne se trouve pas dans cette liste, sélectionnez "''Autre"''&nbsp;et la case à droite&nbsp;ne sera&nbsp;plus grisée. Vous pouvez alors y inscrire le nom de l'établissement. Si vous réservez pour plus d'une station, il est impossible de mettre le nom de chacun des établissements. Dans ce cas, sélectionnez "Autre" et inscrivez "Multi" dans la case pour le nom del'établissement.&nbsp;Cliquez ensuite sur ''Ajouter&nbsp;''<span style="color:#FF0000;">'''(30)'''</span>. Lorsque vous avez terminé l'ajout des stations externes, appuyez ensuite sur ''Accepter ''<span style="color:#FF0000;">'''(31)'''</span>''.''
 
<span style="line-height: 20.8px;">Comme mentionné plus haut, il s</span><span style="line-height: 20.8px;">e peut que vous ayez à ajouter une station de visioconférence inscrite dans IRIS en mode "Système externe" en direction "Entrant" parce que cette dernière n'est pas disponible pour le prétest. En utilisant cette stratégie, ceci réserve votre place sur le pont national que vous pourrez appeler la journée de l'activité. Cependant, comme vous n'avez pas inscrit l'adresse IP de votre station dans la réservation, rien n'indique que cette dernière n'est pas disponible pour une autre réservation. Ainsi, quelqu'un d'autre pourrait la réserver à autre chose. De plus, si votre établissement utilise IRIS pour indiquer aux techniciens où aller installer une station mobile, aucune mention n'apparaît dans l'application. C'est pourquoi, dans cette situation, après avoir inscrit votre station dans la réservation désirée, vous devez faire une autre réservation dans IRIS afin de bloquer la station. Cette réservation peut porter le même titre que l'autre réservation afin de pouvoir les associer et il est utile d'inscrire dans la description qu'il s'agit d'une réservation pour un station qui est utilisée dans une autre réservation en mode "Entrant". Pour les heures, vous indiquez les mêmes heures que celles se trouvant dans la réservation en mode "Entrant" mais il est important de <span style="background-color:#FFFF00;">NE PAS METTRE DE PRÉTEST</span>. En effet, comme c'est à cause de ce dernier qu'il y a un conflit entre les deux réservations, il ne faut pas l'ajouter.&nbsp;Enfin, il est impoortant de mettre la réservation en type de connexion <span style="background-color:#FFFF00;">"Réservation seulement"</span>. Ainsi, vous aurez réservé votre place sur le pont en mode "Entrant" et bloqué votre station pour tout autre réservation.</span>


Si vous utilisez souvent une station externe, vous pouvez la placer dans la liste de vos stations externes. Pour ce faire, consultez "Mes stations externes" dans la section [[Stations_de_Mon_compte|Stations de Mon compte]] pour voir comment l'inscrire dans votre liste. Pour ajouter une telle station à votre réservation, cliquez sur ''Ajouter les systèmes depuis mes préférences&nbsp;''<span style="color:#FF0000;">'''(32)'''</span>. La liste de vos stations apparaîtra.
Inscrire ensuite dans la case «&nbsp;Numéro/Quantité/IP&nbsp;»&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(6)</span>&nbsp;'''le numéro correspondant au protocole utilisé (IP, SIP ou ISDN). Le nom du système et la salle <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(7)&nbsp;'''</span>sont facultatifs. Enfin, cochez la case «&nbsp;Présentateur&nbsp;» '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(8)</span>&nbsp;'''si elle provient de cette installation.


[[File:Externe 03.jpg|RTENOTITLE]]
*'''En mode "Entrant"&nbsp;:'''&nbsp;Il arrive parfois que l'on préfère que le branchement ne se fasse pas de façon automatique autant en mode vidéo qu’en mode audio. Une des raisons pour cette situation est un conflit avec le prétest inscrit dans la réservation. Par exemple, un système de visioconférence est réservé de 09 h 00 à midi et vous voulez participer à une autre activité de midi à 13 h 00. Si un prétest de&nbsp;30 minutes est programmé dans la réservation, le système doit être libre à partir de 11 h 30, ce qui n'est pas le cas. Pour pouvoir participer à l'activité de midi, les utilisateurs du système en conflit doivent appeler eux-mêmes pour se connecter à l'activité à midi lorsque la première activité est terminée en utilisant le ID d'appel fourni par le gestionnaire du pont national ainsi que le NIP. Même si ce n’est pas le pont qui génère l’appel, il est important de réserver autant de place sur le pont qu’il y aura de systèmes (visioconférence et téléphone) qui appelleront le pont.


Voyons les processus selon que vous vouliez ajouter un système de visioconférence ou encore un téléphone&nbsp;:


*'''Visioconférence&nbsp;:'''&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
**Installation<span style="color: rgb(255, 0, 0);">&nbsp;'''(2)'''</span>: sélectionnez l’installation selon les règles décrites dans la direction «&nbsp;Sortant&nbsp;». Si vous voulez réserver plus d’une place en visioconférence, choisir «&nbsp;Autre&nbsp;» comme installation et inscrire «&nbsp;Multi&nbsp;» dans la case appropriée;
**Direction <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(3)'''</span>: choisir «&nbsp;Entrant&nbsp;»;
**Type&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(4)'''</span>: choisir «&nbsp;Vidéo&nbsp;»;
**Protocole<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(5)'''</span>: comme l’appel est entrant, le protocole n’est pas déterminant mais reportez-vous à la section «&nbsp;Mode sortant&nbsp;» pour y trouver les définitions;
**Numéro/Quantité/IP<span style="color: rgb(255, 0, 0);">&nbsp;'''(6)'''</span>: comme l’appel est entrant, il n’y a pas de numéro à indiquer. Inscrire le nombre de systèmes qui appelleront le pont afin de réserver un nombre de places équivalentes.


Sélectionnez celle(s) désirée(s) en cliquant dans la case à cocher correspondante et appuyez ensuite sur ''Ajouter&nbsp;'''''<span style="color:#FF0000;">(33)</span>. '''Toujours terminer le choix des stations en appuyant sur ''Accepter'''''<i>&nbsp;</i>'''<span style="color:#FF0000;">'''(31)'''</span>.
*'''Solution de collaboration:'''
**Vous pouvez aussi ajouter dans les systèmes externes un outil de collaboration (CMA, Jabber, Skype for Enterprises, etc...) qui a une adresse SIP. Ainsi, en l'ajoutant dans la réservation IRIS, le participant se fera appelé à l'heure convenue (s'il est inscrit en mode «Sortant») comme les autres participants via un système de visioconférence. Vous devez l'inscrire selon les caractéristiques suivantes:
***Direction: choisir «Sortant»;
***Type: choisir «Vidéo»;
***Protocole: choisir «SIP»;
***Numéro/Quantité/IP: inscrire l'adresse SIP de l'outil de collaboration.


La liste des stations inscrites dans la réservation s'affichera en séparant les systèmes inscrits dans IRIS et les systèmes externes.&nbsp;
*'''Téléphone&nbsp;:&nbsp;&nbsp;'''&nbsp;&nbsp;&nbsp;
**Installation&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(2)'''</span>: sélectionnez l’installation selon les règles décrites dans la direction «&nbsp;Sortant&nbsp;». Si vous voulez réserver plus d’une place en mode téléphonie, choisir «&nbsp;Autre&nbsp;» comme installation et inscrire «&nbsp;Multi&nbsp;» dans la case appropriée;
**Direction <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(3)'''</span>: choisir «&nbsp;Entrant&nbsp;»;
**Type&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(4)'''</span>: choisir «&nbsp;Audio&nbsp;»;
**Protocole<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(5)'''</span>: si ce n'est déjà fait, sélectionnez le protocole ISDN/H320;
**Numéro/Quantité/IP&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(6)'''</span>: comme l’appel est entrant, il n’y a pas de numéro à indiquer. Inscrire le nombre de participants qui appelleront le pont afin de réserver un nombre de places équivalentes. Ceci ne fait qu'assurer un nombre de places disponibles sur le pont afin que les participants se joignent par téléphone. Cependant, d'autres participants peuvent s'ajouter par téléphone si des places sont toujours disponibles (ce qui est presque toujours le cas avec le SCVC) et qu'ils ont en main les coordonnées nécessaires.


Il est possible&nbsp;de définir la station ou est diffusée la présentation&nbsp;en cochant la case "Présentateur" correspondant à station où est le présentateur&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(34)</span>'''.
[[File:Systemesparticipants 15.jpg|sans_cadre|1265x1265px]]


Si votre réservation est publique&nbsp;afin de diffuser l'information mais que vous ne voulez pas que les participants ajoutent eux-mêmes leur station en raison entre autre de frais d'inscription, il est possible de cocher la case ''Ne plus permettre l'ajout de systèmes''&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(35)</span>'''. Ainsi, les participants potentiels pourront prendre connaissance de la tenue de votre activité mais devrons suivrent les procédures pour s'inscrirent.
'''Ajout à partir des systèmes externes sauvegardés'''
<p style="text-align: justify;">Cliquez sur «&nbsp;Ajouter des systèmes depuis mes préférences&nbsp;» <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(1)'''</span>. &nbsp;Cliquez sur "Ajouter"&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(9)'''</span>&nbsp;pour les systèmes désirés <span style="color: rgb(255, 0, 0);">&nbsp;</span>et appuyez sur «&nbsp;Fermer&nbsp;» <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''(10)'''</span>&nbsp;ensuite.&nbsp;</p><p style="text-align: justify;">Comme mentionné plus haut, il se peut que vous ayez à ajouter un système de visioconférence inscrit dans IRIS en mode "Système externe" en direction "Entrant" parce que ce dernier n'est pas disponible pour le prétest. En utilisant cette stratégie, ceci réserve votre place sur le pont national que vous pourrez appeler la journée de l'activité. Cependant, comme vous n'avez pas inscrit l'adresse IP de votre système dans la réservation, rien n'indique que ce dernier n'est pas disponible pour une autre réservation. En fait, il n'y a aucune réservation pour ce système dans IRIS. &nbsp;Ainsi, quelqu'un d'autre pourrait le réserver à autre chose. De plus, si votre installation utilise IRIS pour indiquer aux techniciens où aller installer un système mobile, aucune mention n'apparaît dans l'application. C'est pourquoi, dans cette situation, après avoir inscrit votre système dans la réservation désirée, vous devez faire une autre réservation dans le MGV d'IRIS afin de bloquer le système. Cette réservation peut porter le même titre que l'autre réservation afin de pouvoir les associer et il est utile d'inscrire dans la description qu'il s'agit d'une réservation pour un système qui est utilisé dans une autre réservation en mode "Entrant". Pour les heures, vous indiquez les mêmes heures que celles se trouvant dans la réservation en mode "Entrant" mais il est important de <span style="background-color: rgb(255, 255, 0);">NE PAS METTRE DE PRÉTEST</span>. En effet, comme c'est à cause de ce dernier qu'il y a un conflit entre les deux réservations, il ne faut pas l'ajouter. Enfin, il est important de mettre la réservation en type de connexion <span style="background-color: rgb(255, 255, 0);">"Réservation seulement"</span>. Ainsi, vous aurez réservé votre place sur le pont en mode "Entrant" et bloqué votre système pour toute autre réservation. Du même coup, si votre installation utilise le MGR, en faisant ce type de réservation avec un système fixe, la salle se réservera aussi dans le MGR. Il en est ainsi si vous associez&nbsp;une salle à un système mobile. Pour les installations qui n'utilisent pas le MGR pour la gestion des ressources, il est important d'aller réserver la salle dans votre système interne.</p>


[[File:Externe 04.jpg|RTENOTITLE]]
==='''Multimodalité'''===
Une particularité importante de la plateforme IRIS est qu’elle permet la gestion des outils de conférence logiciels et matériels simultanément. En effet, grâce aux connecteurs H323/SIP disponibles pour les licences Zoom santé du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), il est possible de relier un ou des participants Zoom à une visioconférence traditionnelle utilisant des terminaux standards (CODEC). Par le biais d'IRIS, ceci nécessite l’ajout d’un système externe en suivant les étapes décrites à la ''[https://telesante.quebec/zoom/files/20200505_Zoom_Procedure_CRC.pdf Procédure de branchement d’un terminal à une réunion Zoom]'' disponible sur le site Telesante.Quebec.

Version actuelle datée du 17 août 2020 à 09:18

Cette section vous permet d'ajouter à la réservation les systèmes qui participeront à l'activité. Pour l'application IRIS, il y a deux types de systèmes, soient les systèmes qui sont inscrits dans IRIS que l'on appelle  Systèmes internes et ceux qui ne le sont pas que l'on appelle Systèmes externes. Les premiers sont inscrits sur un des TMS gérés par l'application IRIS et toutes leurs coordonnées s'y retrouvent. Pour les systèmes externes, lors de leur inscription dans une réservation IRIS, nous devons inscrire l'ensemble de leurs coordonnées dont l'adresse IP, l'adresse SIP ou l'Alias E164. C’est aussi comme systèmes externes que l’on inscrit les systèmes des participants qui désirent appeler eux-mêmes le pont national (en cas de conflit avec le prétest par exemple) même si le système est inscrit dans IRIS. Vous pouvez aussi ajouter un participant utilisant un outil de collaboration (CMA, Jabber, Skype for Enterprises, etc...) qui pourra se joindre à la conférence via son ordinateur, son portable, sa tablette ou même un téléphone portable (consultez la section «Systèmes externes» plus bas pour les détails).

Enfin, avec la technologie actuellement en place pour le pont national, il est possible de participer à une rencontre organisée sur le pont national sans avoir de système de visioconférence ou d'outil de collaboration. Pour chaque réservation créée sur le pont national, un lien WebRTC (Web Real-Time Communications) est généré et à l'aide de ce dernier, un utilisateur peut se joindre à la rencontre en cliquant sur ce dernier ou en le copiant dans son fureteur. Aucun outil de collaboration n'est nécessaire. Il suffit d'avoir une caméra et un micro pour participer. Encore une fois, cela peut se faire via son ordinateur, son portable, sa tablette ou même un téléphone portable. Consultez la page «Lien WebRTC» pour plus d'informations.

C’est via les systèmes externes que l’on réserve les places sur le pont national pour les participants audio (par téléphone).

Pour ajouter un système dans la réservation, il suffit de cliquer sur le type de système désiré : systèmes internes (A) ou systèmes externes (B). 

Systemesparticipants 01.jpg

Systèmes internes

S’affichent alors tous les systèmes de visioconférences inscrits dans IRIS. Les dix premiers systèmes s’affichent par page et ils sont triés par défaut par ordre alphabétique du nom de l’installation. Vous pouvez cependant les trier par le nom du système, par adresse IP, par Alias E164 ou par nom de la salle associée. En sélectionnant un autre ordre de tri, tant que vous utilisez le même fureteur, cette sélection demeurera. Il est possible d’augmenter le nombre de systèmes affichés (1) ou encore de naviguer dans les différentes pages (2). Pour chacun des systèmes, les informations suivantes apparaissent :

  • Installation (3): il s’agit en fait du nom de l’installation où se trouve le système;
  • Nom (4): c’est le nom du système inscrit dans iRIS;
  • Adresse IP (5): c’est l’adresse IP associée au système;
  • Alias E164 (6): il s’agit de l’Alias E164 du système;
  • SIP (7): il s’agit du numéro SIP du système;
  • Salle (8): lorsque l'installation utilise aussi le module de gestion des ressources (MGR) et qu’il s’agit d’un système fixe, le nom de la salle apparaît ici;
  • Rechercher (9): un module de recherche vous permet de faire une recherche soit par le nom de l’installation, le nom du système, les adresses (IP, Alias E164, SIP), ou encore par le nom de la salle. La recherche se fait dans la liste complète des systèmes dans IRIS et non pas uniquement sur celles qui sont affichées à l’écran;
  • Ajouter (10): pour ajouter un système, il suffit simplement de cliquer sur « Ajouter ».

RTENOTITLE

Une fois ajoutés, les systèmes apparaissent dans le tableau « Systèmes internes » (11). Dans la liste des systèmes disponibles, le statut du bouton « Ajouter » change pour « Système ajouté » (12). Il est donc impossible d’ajouter un système deux fois. Pour retirer un système de la réservation, cliquez sur le « X » rouge (13).  Il est possible d’indiquer aux techniciens qui installent les systèmes où sera le présentateur en cochant la case « Présentateur » (14). Ainsi, selon les politiques établies dans son installation, un technicien qui remarque que le présentateur est dans son installation saura qu’il y aura probablement un ordinateur à brancher au système de visioconférence.

RTENOTITLE

S’il s’agit d’un système de visioconférence mobile, il est possible d’associer la salle au système (16) afin dans un premier temps de créer une réservation de la salle dans le MGR et aussi d’indiquer au technicien où aller installer le système. Il est important de savoir que lors de l’ajout de la salle, toutes les salles apparaissent dans la liste, peu importe leurs disponibilités. Pour ce faire, vous devez d’abord valider une telle disponibilité dans le MGR. Il est important de ne pas réserver la salle dans ce module car elle ne sera plus disponible lorsque vous ferez votre réservation de visioconférence dans le module de gestion des visioconférences (MGV). Il faut aller dans le MGV pour faire la réservation et associer la bonne salle à la station de visioconférence mobile. C'est le gestionnaire de votre installation qui détermine quelles salles apparaissent lorsque vous sélectionnez une station mobile. Si toutes les salles de l'installation apparaissent peu importe si elles sont câblées ou non pour la visioconférence, nous vous invitons à communiquer avec ce dernier afin qu'il corrige la situation. Ce dernier peut consulter la section Stations de Mon compte pour connaître les modalités d'une telle gestion. Si ce travail a été fait, apparaîtront alors seulement les salles où cette station peut être déplacée tel que démontré dans l'encadré rouge.

Si plus de deux salles sont accessibles pour cette station, un «+» apparaît dans la fenêtre indiquant qu'il y a d'autres salles de disponibles. En cliquant sur ce dernier, vous pourrez les visualiser. Encore une fois, cela n'indique pas que la salle est disponible. Vous devez en valider la disponibilité via le MGR.

En ajoutant la station, vous devez indiquer dans quelle salle sera installée la station. En cliquant sur la flèche de défilement, les salles associées seront visibles et sélectionnez celle dont vous avez validé la disponibilité dans le MGR.

En enregistrant votre réservation, la salle sera alors réservée automatiquement dans le MGR. Inversement, si vous annulez votre réservation de visioconférence, la salle sera libérée automatiquement.

Il est possible aussi d'associer un technicien à la station dans la réservation. Pour ce faire et connaître l'impact d'un tel ajout, consultez la section «Techniciens».

Pour afficher les systèmes dans le calendrier afin de connaître leurs disponibilités, appuyez sur « Afficher les disponibilités des systèmes » (17).  

RTENOTITLE


Vous voyez alors s’il y a des périodes de non-disponibilité des systèmes. Ces dernières apparaissent en gris (18) et en passant votre souris sur la réservation, les détails de cette dernière sont visibles. Bien que plus rare, il peut arriver qu’une réservation d’un système soit faite directement sur le pont national sans passer par IRIS. Vous ne pourrez réserver ce système dans IRIS car lors de l’enregistrement de la réservation, il y aura validation sur le TMS du pont national afin de connaître sa réelle disponibilité. Afin de ne pas alourdir le processus, les réservations faites directement sur le pont national n’apparaissent pas automatiquement dans le calendrier. Par contre, il est possible de les afficher en cliquant sur « Inclure les réservations inscrites sur le pont national mais non-inscrites dans IRIS » (19) en cochant cette case et en appuyant sur « Rafraîchir ». Les réservations faites directement sur le pont apparaîtront de couleur rouge-brun (20).  

Systemesparticipants 05A.jpg

Systèmes externes  

Pour l’ajout de systèmes externes, deux options sont possibles (1), soit manuellement ou à partir des systèmes externes sauvegardés dans la section « Systèmes » de « Mon compte ». Consultez la section «Mes systèmes externes»  de l’onglet Systèmes de mon compte pour en connaître la gestion.  

RTENOTITLE

Ajout manuel

Pour faire un ajout de système de façon manuelle, cliquez sur « Ajouter ». La fenêtre suivante s’ouvre : 

Systemesparticipants 08.jpg

Vous devez d’abord inscrire l’installation où se trouve le système. En cliquant sur la flèche de défilement (2), une fenêtre de sélection s’ouvre.

Vous pouvez inscrire un mot clé dans la case « Filtre » afin de préciser votre recherche. Si l’installation ne se trouve pas dans cette liste, sélectionnez « Autre » et apparaît une fenêtre d’édition pour inscrire manuellement le nom de l’installation. 

Systemesparticipants 10.jpg

Vous devez ensuite déterminer la direction de l’appel (3), soit « Entrant » ou « Sortant ». 

  • En mode "Sortant" : À la date et l'heure prévue de l'activité, le branchement se fera de façon automatique avec le système de visioconférence de la même façon qu’elle se fait avec les systèmes internes. Cette option est sélectionnée par défaut, car c'est celle qui est utilisée le plus souvent. Il est très rare que le type « Audio » (par téléphone) soit utilisé en mode « Sortant » même s’il est possible de se faire appeler, car dans ce cas, le gestionnaire du pont national charge des frais d’appel interurbain si vous êtes en dehors de la zone urbaine de Montréal. C’est pourquoi, habituellement, le participant appellera lui-même. Donc, le type (4) sélectionné est « Vidéo ». Vous devez ensuite déterminer le protocole (5). Voici la définition de chacun d’eux :
  • IP/H323: la grande majorité des systèmes de visioconférence sont appelés via leur adresse IP. Cette dernière est composée de quatre blocs de trois chiffres. Ex: 192.168.8.20
  • SIP: le "Session Initiation Protocol" (dont l'abréviation est SIP) est le protocole de plus en plus utilisé qui tend à remplacer le IP/H323. Sélectionnez ce protocole si l'utilisateur vous donne une adresse SIP pour sa station. Les adresses SIP se présentent sous la forme suivante: infos_utilisateur@domaine.         
  • ISDN/H320: le protocole ISDN (RNIS en français) utilise l'infrastructure téléphonique. Son format est identique à un numéro de téléphone. Il faut donc considérer que des frais interurbains peuvent s'appliquer lorsqu'il y a lieu.

Inscrire ensuite dans la case « Numéro/Quantité/IP » (6) le numéro correspondant au protocole utilisé (IP, SIP ou ISDN). Le nom du système et la salle (7) sont facultatifs. Enfin, cochez la case « Présentateur » (8) si elle provient de cette installation.

  • En mode "Entrant" : Il arrive parfois que l'on préfère que le branchement ne se fasse pas de façon automatique autant en mode vidéo qu’en mode audio. Une des raisons pour cette situation est un conflit avec le prétest inscrit dans la réservation. Par exemple, un système de visioconférence est réservé de 09 h 00 à midi et vous voulez participer à une autre activité de midi à 13 h 00. Si un prétest de 30 minutes est programmé dans la réservation, le système doit être libre à partir de 11 h 30, ce qui n'est pas le cas. Pour pouvoir participer à l'activité de midi, les utilisateurs du système en conflit doivent appeler eux-mêmes pour se connecter à l'activité à midi lorsque la première activité est terminée en utilisant le ID d'appel fourni par le gestionnaire du pont national ainsi que le NIP. Même si ce n’est pas le pont qui génère l’appel, il est important de réserver autant de place sur le pont qu’il y aura de systèmes (visioconférence et téléphone) qui appelleront le pont.

Voyons les processus selon que vous vouliez ajouter un système de visioconférence ou encore un téléphone :

  • Visioconférence :         
    • Installation (2): sélectionnez l’installation selon les règles décrites dans la direction « Sortant ». Si vous voulez réserver plus d’une place en visioconférence, choisir « Autre » comme installation et inscrire « Multi » dans la case appropriée;
    • Direction (3): choisir « Entrant »;
    • Type (4): choisir « Vidéo »;
    • Protocole(5): comme l’appel est entrant, le protocole n’est pas déterminant mais reportez-vous à la section « Mode sortant » pour y trouver les définitions;
    • Numéro/Quantité/IP (6): comme l’appel est entrant, il n’y a pas de numéro à indiquer. Inscrire le nombre de systèmes qui appelleront le pont afin de réserver un nombre de places équivalentes.
  • Solution de collaboration:
    • Vous pouvez aussi ajouter dans les systèmes externes un outil de collaboration (CMA, Jabber, Skype for Enterprises, etc...) qui a une adresse SIP. Ainsi, en l'ajoutant dans la réservation IRIS, le participant se fera appelé à l'heure convenue (s'il est inscrit en mode «Sortant») comme les autres participants via un système de visioconférence. Vous devez l'inscrire selon les caractéristiques suivantes:
      • Direction: choisir «Sortant»;
      • Type: choisir «Vidéo»;
      • Protocole: choisir «SIP»;
      • Numéro/Quantité/IP: inscrire l'adresse SIP de l'outil de collaboration.
  • Téléphone :     
    • Installation (2): sélectionnez l’installation selon les règles décrites dans la direction « Sortant ». Si vous voulez réserver plus d’une place en mode téléphonie, choisir « Autre » comme installation et inscrire « Multi » dans la case appropriée;
    • Direction (3): choisir « Entrant »;
    • Type (4): choisir « Audio »;
    • Protocole(5): si ce n'est déjà fait, sélectionnez le protocole ISDN/H320;
    • Numéro/Quantité/IP (6): comme l’appel est entrant, il n’y a pas de numéro à indiquer. Inscrire le nombre de participants qui appelleront le pont afin de réserver un nombre de places équivalentes. Ceci ne fait qu'assurer un nombre de places disponibles sur le pont afin que les participants se joignent par téléphone. Cependant, d'autres participants peuvent s'ajouter par téléphone si des places sont toujours disponibles (ce qui est presque toujours le cas avec le SCVC) et qu'ils ont en main les coordonnées nécessaires.

Systemesparticipants 15.jpg

Ajout à partir des systèmes externes sauvegardés

Cliquez sur « Ajouter des systèmes depuis mes préférences » (1).  Cliquez sur "Ajouter" (9) pour les systèmes désirés  et appuyez sur « Fermer » (10) ensuite. 

Comme mentionné plus haut, il se peut que vous ayez à ajouter un système de visioconférence inscrit dans IRIS en mode "Système externe" en direction "Entrant" parce que ce dernier n'est pas disponible pour le prétest. En utilisant cette stratégie, ceci réserve votre place sur le pont national que vous pourrez appeler la journée de l'activité. Cependant, comme vous n'avez pas inscrit l'adresse IP de votre système dans la réservation, rien n'indique que ce dernier n'est pas disponible pour une autre réservation. En fait, il n'y a aucune réservation pour ce système dans IRIS.  Ainsi, quelqu'un d'autre pourrait le réserver à autre chose. De plus, si votre installation utilise IRIS pour indiquer aux techniciens où aller installer un système mobile, aucune mention n'apparaît dans l'application. C'est pourquoi, dans cette situation, après avoir inscrit votre système dans la réservation désirée, vous devez faire une autre réservation dans le MGV d'IRIS afin de bloquer le système. Cette réservation peut porter le même titre que l'autre réservation afin de pouvoir les associer et il est utile d'inscrire dans la description qu'il s'agit d'une réservation pour un système qui est utilisé dans une autre réservation en mode "Entrant". Pour les heures, vous indiquez les mêmes heures que celles se trouvant dans la réservation en mode "Entrant" mais il est important de NE PAS METTRE DE PRÉTEST. En effet, comme c'est à cause de ce dernier qu'il y a un conflit entre les deux réservations, il ne faut pas l'ajouter. Enfin, il est important de mettre la réservation en type de connexion "Réservation seulement". Ainsi, vous aurez réservé votre place sur le pont en mode "Entrant" et bloqué votre système pour toute autre réservation. Du même coup, si votre installation utilise le MGR, en faisant ce type de réservation avec un système fixe, la salle se réservera aussi dans le MGR. Il en est ainsi si vous associez une salle à un système mobile. Pour les installations qui n'utilisent pas le MGR pour la gestion des ressources, il est important d'aller réserver la salle dans votre système interne.

Multimodalité

Une particularité importante de la plateforme IRIS est qu’elle permet la gestion des outils de conférence logiciels et matériels simultanément. En effet, grâce aux connecteurs H323/SIP disponibles pour les licences Zoom santé du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), il est possible de relier un ou des participants Zoom à une visioconférence traditionnelle utilisant des terminaux standards (CODEC). Par le biais d'IRIS, ceci nécessite l’ajout d’un système externe en suivant les étapes décrites à la Procédure de branchement d’un terminal à une réunion Zoom disponible sur le site Telesante.Quebec.

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