Mes réservations de ressources

Introduction

Si vous avez accès aux 2 modules, cliquez sur la flèche de défilement à côté de Mes Réservations (1). Vous aurez deux choix. Sélectionnez  "Ressources''' (2).

Si vous avez uniquement accès au module de réservation des ressources, cliquez directement sur l’onglet Mes réservations.

Pour passer du mode liste au mode calendrier, cliquez sur une des options suivantes (3).

Mode liste

Il est possible de filtrer votre recherche selon un ou plusieurs des types de ressources disponibles (4).

Vous pouvez modifier le nombre de réservations affichées par page (entre 10 et 100) (5).

Il est possible d'afficher seulement les réservations dont vous êtes approbateur (seulement si vous êtes approbateur d'une ou plusieurs ressources) (6). 

Il est aussi possible d'afficher seulement les réservations dont vous êtes le créateur (7).

Vous pouvez afficher les réservations pour une journée (8), une semaine (9) ou encore pour un mois (10). Il est possible aussi d'afficher les réservations pour une période donnée (11).

Afin d'appliquer vos choix, cliquez sur Appliquer le filtre (12).

Il est possible de faire une recherche selon le statut de la réservation, soit "Approuvée", "Annulée", "À approuver", "Rejetée" ou "À confirmer" (13). En cochant "Annulée", il est ainsi possible de voir les réservations supprimées.

La fonction "Rechercher"  (14) vous permet d'inscrire un mot clé pour rechercher une ou des réservations. Le mot clé peut se référer au nom de la ressource, au titre de la rencontre ou encore au département. En associant cette fonction à celle pour une période donnée (11), il devient possible alors d'afficher toutes les réservations d'une ressource pour la période désirée. Notez que la fonction "Rechercher" est disponible uniquement en mode liste.

Voyons maintenant les différentes colonnes se trouvant dans le mode liste. Elles sont libellées dans l'encadré orangé:

• Numéro: c'est le numéro de la réservation de ressource;
• Numéro de visio: si une station de visioconférence fixe se trouve dans cette salle, en réservant cette dernière, une réservation de visioconférence  est immédiatement créée afin de rendre non disponible la station puisque la salle est réservée. Apparaît donc dans cette colonne le numéro de la réservation de visioconférence correspondante;
• Raison: raison pour laque☃☃lle la ressource a été réservée;
• Date/Heure: date de la réservation avec l'heure de début et de fin. Si un signe de répétition apparaît (15), ceci indique qu'il s'agit d'une réservation en série;
• Ressources: c'est le nom de la ressource. Si un signe "+" apparaît à droite de la case (16), ceci indique qu'il s'agit d'une réservation multi ressources. En cliquant sur le "+", vous verrez les autres ressources associées à la réservation;
• Dernière modification: c'est la date où la réservation a été modifiée pour la dernière fois. S'il n'y a jamais eu de modification, cette date est la même que celle de la création;
• Statut: indique le statut auquel la réservation est rendue;
• Boutons d'action: voici le détail des boutons d'action pouvant se trouver dans la dernière colonne. Ils peuvent différer selon vos droits:
  •  Permet de consulter la réservation même si nous ne sommes pas le créateur;
  •  Permet de copier une réservation pour une seule récurrence;
  • Permet de créer une série à partir de cette réservation;
  •       Si vous êtes le propriétaire de la réservation, permet de la modifier;
  •        Si vous êtes le propriétaire de la réservation, permet de la supprimer;
  •   Si vous êtes approbateur de cette ressource, permet d'approuver une réservation;
  •     Si vous êtes approbateur de cette ressource, permet de refuser une réservation
  • Permet de voir l'historique de la réservation.

Mode calendrier

Le mode calendrier permet de faire une recherche par type de ressource (1). Il est possible d'en sélectionner plus d'un. Si vous êtes associé à plus d'une installation, il est possible d'aficiher les ressources pour une ou plusieurs installations (2) (rappelons que dans IRIS le terme "Établissement" réfère à une installation).

Si les critères avancés ne sont pas affichés, cliquez sur la flèche afin de les faire apparaître (3). La recherche peut se faire selon le nombre de places (4)ou selon différents critères (5).

L'affichage peut aussi être filtré par propriétaire (6). Enfin, il est possible d'afficher les ressources selon une combinaison d'autres critères (7) tels que la présence d'une station fixe de visioconférence, un ordinateur, etc...

Il est possible, si c'est le cas, d'afficher seulement les ressources pour lesquelles vous êtes approbateur (8) ou encore, seulement les réservations dont vous êtes propriétaire (9).

Enfin, afin de rechercher selon les critères sélectionnés, il faut cliquer sur "Rechercher (10).   

Vous pouvez visualiser le calendrier des réservations des ressources en 4 modes : Planning, Jour, Semaine, Mois (11).

 En mode planning, vous pouvez alors voir :

• L’ensemble des ressources des établissements sélectionnés
• Leur disponibilité
• Les propriétaires des ressources (12); les ressources étant classées par propriétaire, leur nom apparaît clairement en début de section. Si le propriétaire est le même pour l’ensemble des ressources, le propriétaire est alors identique à l’installation.
• Afin d'alléger l'affichage, il est possible de cacher les ressources associées à un propriétaire. Il suffit de cliquer sur le signe "-" devant le nom du propriétaire (13). Pour les faire réapparaître, cliquez sur le "+" au même endroit.
• Vous pouvez voir le nombre de places disponible (14) ainsi que quelques icônes décrivant la ressource:​
  •   indique qu'il y a au moins une personne qui doit approuver toutes les demandes de réservation de cette ressource;
  •     indique que cette ressource est restreinte à une ou quelques personnes. Les autres utilisateurs ne peuvent en faire la réservation;
  •    indique la présence d'une station de visioconférence fixe dans la salle.

 Le « i », à côté du nom de la ressource (15) vous permet d'ouvrir une fenêtre vous présentant les caractéristiques de la ressource.

Chaque carré indique une réservation de la ressource (16). En passant la souris sur la réservation, vous accédez à des informations supplémentaires. Elle est aussi visible dans le bas de la page:

 Deux icônes peuvent s'afficher dans la réservation (17). Ils permettent de voir si c'est une réservation récurrente ou une réservation multisalle.

Aussi, la couleur de la réservation indique le type de réservation et la barre à gauche précise son statut. La légende des couleurs et des icônes est accessible en passant la souris sur l'onglet Légende (18).  

Statuts

Le statut jaune "En attente d'approbation" réfère à une demande qui a été créée tant dans le mode "Authentification" que "Public" et que la réservation de cette ressource nécessite qu'une personne approuve la réservation.

Le statut vert "Approuvée" indique que la réservation est approuvée.

Le statut rouge "En attente de confirmation" réfère à une réservation créée en mode "Public". Dans tous les cas, dans ce  mode, un courriel est retourné au demandeur afin qu'il confirme qu'il est bien le demandeur de la réservation. À la réception du courriel, le demandeur a 60 minutes pour confirmer sa réservation sinon cette dernière sera effacée. Après confirmation, le statut de la réservation passe au jaune si la ressource exige une approbation ou au vert si ce processus n'est pas nécessaire.

Autant en mode "Liste" ou "Calendrier", en double-cliquant sur une réservation que vous avez créée, s'il s'agit d'une réservation unique, la fenêtre d'édition s'ouvrira. S'il s'agit d'une série, la fenêtre suivante (19)  s'ouvre. Vous devez alors indiquer si vous voulez modifier seulement l'occurrence ou toute la série. Si vous n'êtes pas le créateur de la réservation, un message en rouge (20) vous indiquera que vous n'avez pas les droits pour modifier la réservation,  mais vous avez quand même accès aux informations de la réservation.

 

Terminer une réservation en cours

Il est possible de terminer une réservation de ressource en cours afin de libérer la ressource pour une autre réservation. Si une rencontre dans une salle est prévue pour une durée de quatre heures, mais que la rencontre se termine après deux heures, vous pouvez mettre fin à la réservation. Cette dernière sera alors modifiée pour se terminer à l'heure où vous portez l'action. Si une station de visioconférence est associée à cette salle, celle-ci sera aussi libérée dans le MGV afin que la station soit aussi disponible à nouveau.

La réservation peut être terminée à trois endroits.

En mode liste:

En mode calendrier:

Dans la réservation: