Différences entre les versions de « Réserver une ressource »

De IRIS
m (Révocation des modifications de Frbu001 (discussion) vers la dernière version de Ccrmtl)
(Annulation des modifications 1614 de CSCT Admin (discussion))
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''Vous pouvez voir cette fonctionnalité si vous avez l’accès au module Réservation des  ressources ou si vous êtes en mode publique. Dans ce dernier cas vous verrez uniquement les ressources enregistrées comme tel.''
Les établissements qui inscrivent une ressource dans IRIS peuvent le faire selon deux modes soient ''Public'' ou ''Authentification''. Une ressource en mode ''Public ''est accessible à tous, même aux personnes en dehors de l'établissement car on peut en faire la réservation en cliquant simplement sur un lien web et il n'y a pas d'authentification exigée. On y retrouve regroupées par établissement et propriétaire toutes les ressources des établissements du Québec qui ont inscrit au moins une ressource en mode ''Public''. Vous pouvez en faire la réservation en y inscrivant vos coordonnées et une adresse courriel valide car vous devrez répondre à un courriel de confirmation afin de valider la réservation. Ce mode assure une grande autonomie pour les personnes qui ont à réserver des ressources. Le gestionnaire de la ressource peut aussi y inclure un processus d'approbation qui fait en sorte qu'une personne doit approuver votre demande de ressource afin de la valider.
Si vous avez <u>accès aux 2 modules</u>, cliquez sur la flèche à côté de ''Mes Réservations''. Vous aurez deux choix. Sélectionnez ''Ressources''.


Si vous avez <u>uniquement accès au module Réservation des ressources</u>, cliquez sur l’onglet.
Comme pour le module de gestion des visioconférences, le&nbsp;mode ''Authentification&nbsp;''exige que chaque personne qui veut réserver une ressource doit s'authentifier afin d'avoir accès aux ressources des établissements à lesquels il est associé. En plus du principe d'approbation, ce mode permet de restreindre à certains utilisateurs la possibilité de réserver une ressource.


En mode public vous accédez directement à cette page.


Vous pouvez alors voir&nbsp;:


*L’ensemble des ressources des établissements sélectionnés&nbsp;
===  ===
*Leur disponibilité
*Les Propriétaires des ressources (Enseignement, Recherche, Direction des TI, etc.); les ressources étant classées par Propriétaire, leur nom apparaît clairement en début de section. Si le Propriétaire est le même pour l’ensemble des ressources, le Propriétaire est alors l’établissement.


En cliquant sur le «&nbsp;i&nbsp;» à côté du nom de la salle, une fenêtre s’ouvre, contenant les informations sur cette ressource&nbsp;:
===  ===


*Les coordonnées de la salle
===  ===
*Sa capacité
*Ses équipements
*Des fichiers peuvent être inclus&nbsp;: photos de la salle, plan d’aménagement ou trajet interne pour s’y rendre


La couleur et l’icône déterminent de quel type de réservation il s’agit. La légende des couleurs se trouve au bas de l’écran, et est accessible en passant la souris sur l’onglet &nbsp;''Légende''.
===  ===


Pour créer une nouvelle réservation de ressource&nbsp;:
== En mode ''Authentification'' ==


*Cliquez sur la flèche de défilement à droite de&nbsp;''Nouvelle réservation&nbsp;''et choisissez ''Salles&nbsp;'': vous accèderez au mode d’édition.
<span style="line-height: 18.9090900421143px;">Après vous être authentifié sur la page d'accueil, si vous avez&nbsp;</span><u style="line-height: 18.9090900421143px;">uniquement accès au module Réservation des ressources</u><span style="line-height: 18.9090900421143px;">, cliquez simplement sur l’onglet&nbsp;</span>''Mes réservations&nbsp;'''''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(1)</span>.'''
*Sélectionnez la date désirée à l’aide du calendrier; vous pouvez alors voir la disponibilité de toutes les ressources des établissements auxquelles vous êtes associées, qu’elles soient publiques ou non


En mode authentification, si vous êtes associé à plusieurs établissements (points de service), vous pouvez rechercher une ressource d’un établissement en particulier, en cliquant sur la flèche de défilement. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs établissements.
Si vous avez <u>accès aux 2 modules de l'application IRIS</u>, cliquez sur la flèche à côté de ''Mes Réservations&nbsp;'''''<span style="color:#FF0000;">(1)</span>'''. Vous aurez deux choix. Sélectionnez ''Ressources&nbsp;''ou ''Salles&nbsp;'''''<span style="color:#FF0000;">(2)</span>'''.&nbsp;


La section ''Critères avancés'' vous permet de rechercher une salle de façon plus précise en utilisant les fonctions de filtres, dont le nombre de places, les caractéristiques et le propriétaire&nbsp;:
[[File:Ressource 01.jpg|RTENOTITLE]]


*Sélectionnez le ou les filtres désirés
*Cliquez sur ''Rechercher'' afin de voir les salles correspondantes


Dans le calendrier en mode Planning, sélectionnez la plage horaire désirée&nbsp;:


*Placez votre curseur vis-à-vis de la salle désirée, à l’heure de début de la réservation
*Gardez le bouton de gauche enfoncé et déplacez la souris vers l’heure de fin souhaitée




*Si votre profil est associé à plus d'un établissement ou plus d'une installation, vous pouvez afficher seulement celui ou ceux désirés&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(3)</span>''';
*Vous pouvez déterminer le mode d'affichage en sélectionnant un des choix suivants: ''Planning'', ''Jour'', ''Semaine'' ou ''Mois''&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(4)</span>''';
*À l'aide du calendrier, sélectionnez la date à laquelle vous désirez réserver une ressource&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(5)</span>''';
*En cliquant sur le "i"&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(6)</span>''', vous avez accès aux informations de la ressource;
*Les réservations de ressources déjà enregistrées apparaissent dans le calendrier&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(7)</span>'''. La resource est donc non disponible à ces heures;
*Les couleurs déterminent qui a fait la réservation (vous-même ou un autre utilisateur), l'origine de la réservation (module de gestion des visioconférences ou module de réservation des ressources)&nbsp;et le statut de la réservation (en attente d'approbation, approuvée ou en attente de confirmation(en mode ''Public'' uniquement)). Vous pouvez aussi retrouver des pictogrammes indiquant si c'est une réservation récurrente ou encore qu'elle est multi-salles. Vous pouvez consulter la légende au bas de la page&nbsp;<span style="color:#FF0000;">'''(8)'''</span> ou en passant la souris sur le rectangle ''Légende''<span style="color:#FF0000;">'''(9)'''</span>.


En relâchant le bouton, une fenêtre apparaît dans laquelle vous devez compléter différents champs&nbsp;:  
Des icônes vous indiquent certaines particularités associées aux ressources:


*Corrigez d’abord les heures de début et de fin si nécessaire
== En mode ''public'' ==
*Inscrivez ensuite la raison de la réservation
*Complétez les champs d’identification; '''inscrivez une adresse courriel que vous consultez régulièrement''', car à l’enregistrement de votre réservation, un courriel de confirmation vous est envoyé et vous avez une heure pour y répondre afin de valider votre demande sinon elle sera rejetée
*Vous devez par la suite sélectionner le type d’activité qui correspond au type de la rencontre&nbsp;:
<ul style="margin-left: 40px;">
<li>Administration&nbsp;: Rencontre à caractère organisationnel qui n’implique pas la condition clinique d’un usager et qui n’est pas un transfert de connaissance;</li>
<li>Recherche&nbsp;: Activité de recherche réalisée à distance en vue d’améliorer et d’augmenter l’état des connaissances dans un domaine spécifique;</li>
<li>Formation&nbsp;: Activité permettant la formation continue et le partage des connaissances médicales et professionnelles dans le but de soutenir la pratique clinique et professionnelle. Cela inclut toutes formations professionnelles offrant des crédits pour le développement professionnel continu ou encore tout le volet «&nbsp;Enseignement&nbsp;»;</li>
<li>Consultation&nbsp;: Consultation en présence ou non du patient ou d’un proche aidant effectuée par un professionnel de la santé que ce soit en présence directe ou par visioconférence. Ceci inclus aussi les rencontres multi professionnelles où le plan clinique et/ou thérapeutique d’un client est discuté.</li>
</ul>


Pour accéder au mode ''Public''&nbsp;du module de réservation des ressources, se rendre sur le lien suivant:&nbsp;[https://iris.lecsct.ca/Formulaires/FormReservationRessource.aspx https://iris.lecsct.ca/Formulaires/FormReservationRessource.aspx]&nbsp;ou encore cliquez sur Réservation de salles sur la page d'accueil d'IRIS.


[[File:Public 01.jpg|RTENOTITLE]]


*Indiquez ensuite le nombre de personnes prévues qui assisteront à la rencontre
Sélectionnez d'abord la date désiré de la réservation <span style="color:#FF0000;">'''(1)'''</span>. Vous retrouvez sur cette page l'ensemble des ressources de tous les établissements qui ont inscrit une ou plusieurs de leurs ressources en mode ''Public''. Elle sont classées par order alphabétique de propriétaire, peut importe l'établissement&nbsp;<span style="color:#FF0000;">'''(2)'''</span>. Les rectangles de couleur indiquent la non disponibilité d'une ressource <span style="color:#FF0000;">'''(3)'''</span>. Vous pouvez filtrer votre recherche selon un établissement <span style="color:#FF0000;">'''(4)'''</span>, le nombre de places <span style="color:#FF0000;">'''(5)'''</span>, selon certains critères désirés <span style="color:#FF0000;">'''(6)'''</span>, des caractéristiques disponibles '''<span style="color:#FF0000;">(7)</span>&nbsp;'''ou selon un ou des propriétaires <span style="color:#FF0000;">'''(8)'''</span>. Faites ''Rechercher''&nbsp;'''<span style="color:#FF0000;">(9)</span>&nbsp;'''afin d'appliquer vos sélections.Vous pouvez obtenir de l'information sur la ressource en appuyant surr le "i" <span style="color:#FF0000;">'''(10)'''</span>. Si vous désirez rehcercher les salles ayant un système de visioconférence fixe ou une prise de visioconférence permettant de brancher une station de visioconférence mobile, consultez la section de la création d'une ressource en mode authentification.
*Pour réserver plusieurs ressources, cochez la ou les salles que vous désirez réserver (autre que la première sélectionnée)
*Cliquez sur l’icône où est inscrit ''Désactivé'', vis-à-vis ''Périodicité'', si vous souhaitez en inscrire une ressource






En activant la périodicité, une nouvelle fenêtre s’ouvrira&nbsp;:


*Complétez les champs apparaissant selon que vous choisissiez une périodicité quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
*Cliquez ensuite sur ''Enregistrer&nbsp;''afin de sauvegarder votre réservation.


Vous recevrez instantanément un courriel de confirmation.
[[File:Public 02.jpg|RTENOTITLE]]


'''Modification/Suppression de votre réservation'''


En mode Authentification, vous pouvez modifier ou supprimer une réservation, une occurrence ou une série au complet&nbsp;:


*Allez à la date désirée
*Cliquez avec le bouton droit sur la réservation
*Sélectionnez ''Consulter/Modifier'' ou ''Supprimer&nbsp;''
*Une nouvelle fenêtre s’ouvre&nbsp;: choisissez l’action désirée


Précisions importantes&nbsp;:


*'''Une série incluant une salle à laquelle est associé un appareil de visioconférence fixe ne peut être modifiée.''' Il faut annuler la série et en créer une nouvelle avec les modifications. Cependant, si la réservation récurrente <u>inclut</u> l’utilisation de l’appareil de visioconférence, elle peut être modifiée dans le module Gestion des visioconférences.
*'''Il est possible de modifier ou retirer une salle dans une réservation multisalles.''' En cliquant du bouton droit la réservation, sélectionnez&nbsp;''Modifier l’occurrence''. Vous pouvez alors décocher la salle à retirer et cocher une nouvelle salle si désirée. Dans une réservation à une seule salle, vous pouvez ajouter une autre salle et votre réservation deviendra alors multisalles.


Lors de la création ou la modification d’une réservation de salle, un courriel de confirmation vous est envoyé. '''Vous n’avez aucune action à poser.''' Bien qu’un lien soit présent pour annuler la réservation, vous pouvez le faire directement dans l’application.


'''Résumé des actions'''
=== <span class="mw-headline" id="Cr.C3.A9ation_de_la_r.C3.A9servation">Création de la réservation</span><span class="mw-editsection" style="-webkit-user-select: none; font-size: small; font-weight: normal; margin-left: 1em; vertical-align: baseline; line-height: 1em; display: inline-block;"><span class="mw-editsection-bra">[</span>[http://wiki.irisreservation.ca/Wiki/index.php?title=Réserver_une_ressource&action=edit&section=2 modifier]<span class="mw-editsection-bra">]</span></span> ===


En mode liste, comme en mode calendrier, les boutons d’actions diffèrent selon le statut de la réservation.
Lorsque vous avez déterminé la ressource à réserver,&nbsp;assurez-vous d'être sur la bonne journée et dans l'espace correspondant à la ressource désirée, placez votre souris à l'heure du début de la réservation et en gardant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez vous jusqu'à l'heure de fin de la réservation. En relâchant le bouton de la souris, une fenêtre d'édition s'ouvre afin de compléter votre réservation.&nbsp;
 
<ul style="/* insecure input */">
{| align="center" border="1" cellpadding="0" cellspacing="0"
<li>Assurez-vous que les heures de début et de fin correspondent. Corrigez-les au besoin&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(11)</span>'''&nbsp;et&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(12)</span>''';</li>
|-
<li>Inscrire la raison de la réservation&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(13)</span>''';</li>
| style="width:95px; height:22px" |
<li>Inscrire le département duquel la réservation relève&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(14)</span>''';</li>
Statut de la réservation
<li>Inscrire votre nom et complétez&nbsp;les champs d'identification&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(15)</span>'''. '''inscrivez une adresse courriel valide que vous consultez régulièrement'''<span style="line-height: 18.9090900421143px;">, car à l’enregistrement de votre réservation, un courriel de confirmation vous est envoyé et vous avez une heure pour y répondre afin de valider votre demande sinon elle sera rejetée;</span></li>
 
<li>Déterminez le type d'activité (Consultation clinique, formation, enseignement, administration ou recherche)&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(16)</span>'''<span style="line-height: 18.9090900421143px;">;</span></li>
| style="width:93px; height:22px" |
<li><span style="line-height: 18.9090900421143px;">Indiquez le nombre de participants prévus&nbsp;</span>'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(17)</span>'''<span style="line-height: 18.9090900421143px;">;</span></li>
Rejeter la réservation
<li><span style="line-height: 18.9090900421143px;">Vous pouvez faire une réservation multi-salles en ajoutant une ou des ressources qui sont elles aussi en mode ''Public''. Il suffit de cocher la ou les ressources à ajouter dans la réservation&nbsp;</span>'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(18)</span>'''. Apparaissent dans cette liste toutes les ressources selon les critères inscrits au préalable dans la section&nbsp;''Critères avancés (Salle)''. Vous devez d'abord avoir vérifié la disponibilité de la ressource sinon vous aurez un message de non disponibilité lors de l'enregistrement;</li>
 
<li>S'il s'agit d'une récurrence, activez la récurrence&nbsp;'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(19)&nbsp;</span>'''et complétez les champs selon vos besoins<span style="line-height: 18.9090900421143px;">;</span></li>
| style="width:93px; height:22px" |
<li><span style="line-height: 18.9090900421143px;">Enregistrez votre réservation&nbsp;</span>'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">(20)</span>'''<span style="line-height: 18.9090900421143px;">.​</span></li>
Approuver la réservation
</ul>
 
| style="width:93px; height:22px" |
Modifier la réservation
 
| style="width:93px; height:22px" |
Supprimer la réservation
 
| style="width:93px; height:22px" |
Consulter la réservation
 
|-
| style="width:95px; height:22px" |
À confirmer
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
þ (2)
 
| style="width:93px; height:22px" |
þ (Tous)
 
|-
| style="width:95px; height:22px" |
À approuver
 
| style="width:93px; height:22px" |
þ (1 et 2)
 
| style="width:93px; height:22px" |
þ (1)
 
| style="width:93px; height:22px" |
þ(1 et 2)
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
þ (Tous)
 
|-
| style="width:95px; height:22px" |
Approuvée
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
þ (1)
 
| style="width:93px; height:22px" |
þ (1 et 2)
 
| style="width:93px; height:22px" |
þ (Tous)
 
|-
| style="width:95px; height:22px" |
Rejetée
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
þ (Tous)
 
|-
| style="width:95px; height:22px" |
Annulée
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
| style="width:93px; height:22px" |
&nbsp;
 
|}
<div style="clear:both"></div>
&nbsp;
 
Légende&nbsp;:
 
*1&nbsp;: Approbateur des réservations pour cette salle
*2&nbsp;: Propriétaire de la réservation


Tous&nbsp;: tous les utilisateurs du module Réservation des ressources d’IRIS.
<span style="line-height: 18.9090900421143px;">[[File:Public 03.jpg|RTENOTITLE]]</span>

Version du 2 mai 2016 à 08:27

Les établissements qui inscrivent une ressource dans IRIS peuvent le faire selon deux modes soient Public ou Authentification. Une ressource en mode Public est accessible à tous, même aux personnes en dehors de l'établissement car on peut en faire la réservation en cliquant simplement sur un lien web et il n'y a pas d'authentification exigée. On y retrouve regroupées par établissement et propriétaire toutes les ressources des établissements du Québec qui ont inscrit au moins une ressource en mode Public. Vous pouvez en faire la réservation en y inscrivant vos coordonnées et une adresse courriel valide car vous devrez répondre à un courriel de confirmation afin de valider la réservation. Ce mode assure une grande autonomie pour les personnes qui ont à réserver des ressources. Le gestionnaire de la ressource peut aussi y inclure un processus d'approbation qui fait en sorte qu'une personne doit approuver votre demande de ressource afin de la valider.

Comme pour le module de gestion des visioconférences, le mode Authentification exige que chaque personne qui veut réserver une ressource doit s'authentifier afin d'avoir accès aux ressources des établissements à lesquels il est associé. En plus du principe d'approbation, ce mode permet de restreindre à certains utilisateurs la possibilité de réserver une ressource.


En mode Authentification

Après vous être authentifié sur la page d'accueil, si vous avez uniquement accès au module Réservation des ressources, cliquez simplement sur l’onglet Mes réservations (1).

Si vous avez accès aux 2 modules de l'application IRIS, cliquez sur la flèche à côté de Mes Réservations (1). Vous aurez deux choix. Sélectionnez Ressources ou Salles (2). 

RTENOTITLE



  • Si votre profil est associé à plus d'un établissement ou plus d'une installation, vous pouvez afficher seulement celui ou ceux désirés (3);
  • Vous pouvez déterminer le mode d'affichage en sélectionnant un des choix suivants: Planning, Jour, Semaine ou Mois (4);
  • À l'aide du calendrier, sélectionnez la date à laquelle vous désirez réserver une ressource (5);
  • En cliquant sur le "i" (6), vous avez accès aux informations de la ressource;
  • Les réservations de ressources déjà enregistrées apparaissent dans le calendrier (7). La resource est donc non disponible à ces heures;
  • Les couleurs déterminent qui a fait la réservation (vous-même ou un autre utilisateur), l'origine de la réservation (module de gestion des visioconférences ou module de réservation des ressources) et le statut de la réservation (en attente d'approbation, approuvée ou en attente de confirmation(en mode Public uniquement)). Vous pouvez aussi retrouver des pictogrammes indiquant si c'est une réservation récurrente ou encore qu'elle est multi-salles. Vous pouvez consulter la légende au bas de la page (8) ou en passant la souris sur le rectangle Légende(9).

Des icônes vous indiquent certaines particularités associées aux ressources:

En mode public

Pour accéder au mode Public du module de réservation des ressources, se rendre sur le lien suivant: https://iris.lecsct.ca/Formulaires/FormReservationRessource.aspx ou encore cliquez sur Réservation de salles sur la page d'accueil d'IRIS.

RTENOTITLE

Sélectionnez d'abord la date désiré de la réservation (1). Vous retrouvez sur cette page l'ensemble des ressources de tous les établissements qui ont inscrit une ou plusieurs de leurs ressources en mode Public. Elle sont classées par order alphabétique de propriétaire, peut importe l'établissement (2). Les rectangles de couleur indiquent la non disponibilité d'une ressource (3). Vous pouvez filtrer votre recherche selon un établissement (4), le nombre de places (5), selon certains critères désirés (6), des caractéristiques disponibles (7) ou selon un ou des propriétaires (8). Faites Rechercher (9) afin d'appliquer vos sélections.Vous pouvez obtenir de l'information sur la ressource en appuyant surr le "i" (10). Si vous désirez rehcercher les salles ayant un système de visioconférence fixe ou une prise de visioconférence permettant de brancher une station de visioconférence mobile, consultez la section de la création d'une ressource en mode authentification.



RTENOTITLE




Création de la réservation[modifier]

Lorsque vous avez déterminé la ressource à réserver, assurez-vous d'être sur la bonne journée et dans l'espace correspondant à la ressource désirée, placez votre souris à l'heure du début de la réservation et en gardant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez vous jusqu'à l'heure de fin de la réservation. En relâchant le bouton de la souris, une fenêtre d'édition s'ouvre afin de compléter votre réservation. 

  • Assurez-vous que les heures de début et de fin correspondent. Corrigez-les au besoin (11) et (12);
  • Inscrire la raison de la réservation (13);
  • Inscrire le département duquel la réservation relève (14);
  • Inscrire votre nom et complétez les champs d'identification (15). inscrivez une adresse courriel valide que vous consultez régulièrement, car à l’enregistrement de votre réservation, un courriel de confirmation vous est envoyé et vous avez une heure pour y répondre afin de valider votre demande sinon elle sera rejetée;
  • Déterminez le type d'activité (Consultation clinique, formation, enseignement, administration ou recherche) (16);
  • Indiquez le nombre de participants prévus (17);
  • Vous pouvez faire une réservation multi-salles en ajoutant une ou des ressources qui sont elles aussi en mode Public. Il suffit de cocher la ou les ressources à ajouter dans la réservation (18). Apparaissent dans cette liste toutes les ressources selon les critères inscrits au préalable dans la section Critères avancés (Salle). Vous devez d'abord avoir vérifié la disponibilité de la ressource sinon vous aurez un message de non disponibilité lors de l'enregistrement;
  • S'il s'agit d'une récurrence, activez la récurrence (19) et complétez les champs selon vos besoins;
  • Enregistrez votre réservation (20).​

RTENOTITLE

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