Conditions d'utilisation IRIS

La façon de planifier un évènement avec IRIS peut avoir un impact majeur pour d’autres intervenants qui doivent se joindre à votre activité de visioconférence; c’est pourquoi les principales conditions d’utilisation de l’application sont détaillées dans le présent document.

• Il est essentiel à la bonne utilisation de l’application  de créer immédiatement la réservation dans IRIS afin de permettre aux autres participants de s’ajouter le plus tôt possible à la réservation et ainsi  réserver rapidement leur station de visioconférence ainsi que leur salle pour l’évènement;
• Qu’il s’agisse d’une seule activité ou d’une série, la ou les réservations doivent être crées dès que la date de l’évènement est déterminée en utilisant « Standard » comme type d’accessibilité. Cette façon de faire empêche ceux qui ne sont pas concerné par la réservation de la voir et il leur sera impossible de s’ajouter. Le numéro de la réservation est  envoyé uniquement aux participants;
• Avec ce numéro de réservation IRIS; les participants pourront avoir accès à la réservation créée et s’inscrire à l’évènement en complétant la section « Sélectionner les systèmes » de la réservation;
• Une façon simple d’envoyer le ou les numéros de réservations IRIS est de faire suivre le courriel reçu après l’enregistrement de votre réservation;
• Les autres participants peuvent  alors uniquement ajouter ou modifier/retirer leur station sans pour autant modifier les autres paramètres de la réservation;
• Afin de conserver le plein contrôle, un courriel indiquant tout ajout ou modification à la réservation est envoyé à l’organisateur;
• Les trois modes d’accessibilité offerts par IRIS permettent d’avoir le contrôle désiré sur la réservation créée tout en déléguant aux autres participants la tâche de s’ajouter à la réservation. Consultez la ligne 16 à la page Informations générales.
• De plus en plus d’établissements utilisent aussi le module de gestion des ressources (MGR) de l’application IRIS pour la réservation de leurs salles. Comme il s’agit de leur seul outil de gestion pour les salles, il est d’autant plus important que leur station de visioconférence soit inscrite dès la planification de la réservation afin de rendre non-disponible la station ainsi que la salle qui y est associée;

 

En résumé, dès qu’une une activité par visioconférence est planifiée, elle doit être créé dans IRIS en y incluant votre station de visioconférence. Si vous avez déjà les coordonnées de certaines stations des autres partenaires, vous pouvez les inscrire dans la réservation. Cependant, comme vous ne savez pas si ces derniers utilisent ou non le MGR, il est plus simple et recommandé de leur laisser la tâche de s’inscrire. En créant immédiatement votre réservation dans IRIS, les possibilités d’oubli et l’utilisation d’un système parallèle d’inscription des réservations sont évitées.