Paramètres

Cette section permet de définir les paramètres définissant la réservation.

Type de connexion (1): le type de connexion détermine comment les stations de visioconférences se brancheront entre elles lors de l'activité. Il y a trois types de connexion:

• Réservation seulement : ce mode est utilisé pour faire une réservation dans IRIS sans que l’application initie d’elle-même la connexion entre les différents équipements de visioconférence. C'est le cas lorsque vous voulez faire une réservation uniquement pour rendre non disponible la station pour les autres utilisateurs et que l'appel à votre station se fera autrement que par IRIS.
• Lancement automatique : ce mode est utilisé lorsque l’on veut que la communication s’établisse de façon automatique entre les stations inscrites dans la réservation. Lorsqu’il y a seulement deux stations dans la réservation (point à point), IRIS a la capacité par le biais du TMS d’initier de façon automatique la communication entre les appareils sans devoir passer par le pont national. Cette façon de faire est privilégiée car elle évite de surcharger inutilement le pont national tout en assurant une connexion automatique. Pour le RUIS de Laval, certains équipements déployés dans le cadre des projets de télésanté disposent de licence multisites. Cette licence permet à l’appareil d’agir comme mini-pont de visioconférence et ainsi relier ensemble plus de deux appareils lors d’une activité de visioconférence. Selon la licence, ces mini-ponts peuvent réunir de quatre à six appareils sans utiliser le pont national. L’utilisateur n’a pas besoin de savoir quels appareils disposent d’une telle licence, IRIS en assure la gestion automatiquement. Si dans une réservation de six équipements ou moins, on retrouve une station avec une licence multisite, IRIS prendra en charge la connexion. Par contre, si une telle station n’est pas présente ou encore s’il y a plus de six équipements dans la réservation, lors de l’enregistrement de la réservation, IRIS affichera un message et modifiera les paramètres déjà inscrits. Voir plus bas.
• Lancement manuel: ce mode permet qu’à l’heure convenue par le prétest, un appel soit fait aux appareils inscrits dans la réservation sans que la communication  ne soit complètement établie. Chaque établissement se doit de confirmer à l’aide de la télécommande qu’il est prêt à entrer en communication avec les autres participants de la visioconférence. Ce mode pourrait être utile dans le cas d’une activité de téléconsultation où un des établissements doit préparer un usager avant le début de la rencontre. Pour s’assurer que la communication ne s’établisse pas avant que l’usager soit prêt et ainsi respecter son intimité, ce mode devient un choix intéressant.

Après avoir ajouté les stations de visioconférence dans le module Systèmes participants et sélectionné le mode "Lancement automatique",  il se peut qu'il y aient trop de stations dans la réservation pour qu'IRIS en assume la gestion seul avec les TMS. Dans cette situation, l'utilisation du pont national est nécessaire. C'est en appuyant à la toute fin de la création de votre réservation sur "Ajouter la conférence" qu'IRIS vous indiquera que le pont national est nécessaire par le message suivant:

IRIS apporte aussi les changements suivants:

• La case Pont national (4) est maintenant cochée;
• Le type de connexion (5) passe à Réservation seulement car c'est le pont national qui veillera à connecter les stations ensemble;
• En enregistrant votre réservation, grâce à l'interface de programmation active (API) mise en fonction en octobre 2016, la demande de réservation est automatiquement inscrite sur le pont national. Par la suite, le numéro de réservation du pont national sera automatiquement inscrit dans la case (6)  pour des fins de consultation par la suite. De plus, le NIP de la conférence (7) sera aussi inscrit dans cette case. Comme les deux applications vont se parler en temps réel grâce à l'API, les changements pour les réservations nécessitant l'utilisation du pont national pourront se faire dans IRIS cinq minutes avant le début de la réservation (en incluant le temps de prétest). Pour connaître l'impact de l'API sur la disponibilité des stations de visioconférence, consultez le tableau Disponibilité des stations de visioconférence avec la mise en place de l'API;

Mode d'affichage (2):

• Présence continue : comme son nom l’indique, tous les participants inscrits à la visioconférence apparaissent à l’écran en même temps. C’est le mode à utiliser pour une téléconsultation ou une réservation « point à point » (deux participants). Si vous êtes quatre participants, l’écran est divisé en quatre, ce qui est judicieux pour une rencontre administrative où vous voulez voir tous les participants en même temps. Pour des visioconférences de plus de six participants, l’image devient trop petite et ce mode d’affichage n’est pas agréable pour les participants. Il faut retenir pour ce mode d’affichage que nous voyons tout le temps tous les participants à l’écran.
• Commutation vocale : ce mode doit être privilégié pour les formations avec un présentateur, surtout s’il ajoute une présentation (style PowerPoint) à sa conférence. Dans ce mode, tous les participants voient celui qui parle en plein écran. Si un autre participant pose une question, c’est ce dernier qui sera alors visible et le présentateur s’affichera lorsqu’il répondra à la question. Le participant qui parle voit à son écran le dernier site qui a parlé. Dans ce mode, il est impossible de voir tous les participants sur son écran.
• Amélioration CP : ce mode d’affichage est un hybride entre les deux précédents, c’est-à-dire que vous voyez tous les sites en même temps mais celui qui parle occupe une plus grande section de l’écran. Il faut savoir que ce mode est configuré en 5:1, ce qui veut dire qu’il est prévu pour six participants. Si vous n’êtes que trois sites, l’écran sera tout de même divisé en six, les sections où il n’y a pas de site demeurent noir. S’il y a plus de six participants, les six derniers à avoir parlé seront visibles.

Période de prétest (3): La période de prétest est l’intervalle de temps avant l’heure prévue de la rencontre où l’organisateur désire que la connexion s’établisse entre toutes les stations inscrites à l’activité afin de s’assurer du bon fonctionnement technique. Les choix sont de zéro à 30 minutes par bonds de cinq minutes. Ainsi, une réservation prévue à midi avec un prétest de 30 minutes débutera réellement à 11 h 30. Il faut donc en tenir compte lors de la réservation de la salle et pour le choix de son appareil. Dans le cas d’une activité prévue à midi avec un prétest de 15 minutes, votre appareil doit être libre à partir de 11 h 45. Il ne peut être utilisé s’il est déjà engagé dans une rencontre se terminant à midi.

Contrairement à auparavant, le prétest ne peut plus être personnalisé par site. Maintenant, le prétest doit être de la même durée pour tous. En cas de conflit, vous devez communiquer avec l’organisateur.