Améliorations à venir

Avec la mise en production de la version 6.05 d'IRIS, le module de gestion des visioconférences (MGV) et le module de gestion des ressources (MGR) bénéficieront d'améliorations significatives. Voyez ci-dessous ces améliorations.

Module de gestion des visioconférences

Trois onglets du MGV subissent des modifications, soient "Informations générales", "Personnes à aviser" et "Systèmes participants".

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Informations générales

La section Informations générales est l'endroit où l'on inscrit les données descriptives de la rencontre. Veuillez noter que le numéro de réservation IRIS de la réservation de visioconférence (A) et celui de la réservation de ressource (B) lorsqu’il y a lieu sont maintenant toujours visibles dans le haut de la page peu importe dans quelle section vous soyez. Il en est ainsi pour les boutons d’enregistrement, de suppression ou d’annulation de la commande (C). Vous ne trouverez plus ces derniers au bas de la réservation.

Voyons maintenant la fenêtre d’informations générales

No. de réservation (1): en enregistrant la réservation, un numéro de réservation apparaîtra dans cette case;

Mes modèles (2): afin de créer rapidement une réservation, vous pouvez utiliser un modèle que vous avez créé ou qui vous a été partagé. En cliquant sur la flèche de défilement, vous aurez accès à votre liste. En sélectionnant un modèle, les informations qui y sont inscrites seront transférées dans votre nouvelle réservation. Pour assurer la gestion de cette liste, consultez la section Modèle de réservation de visioconférence dans l'onglet Mon compte.

Type (3): en appuyant sur la flèche de défilement, 

·         Administration : Activité qui se veut à caractère administratif ou de gestion (réunion, comité directeur).

·         Recherche : Activité qui se veut en lien avec la recherche

·         Téléconsultation : Dans la téléconsultation, il est important de faire la nuance entre téléconsultation avec ou sans patient.

·         Téléconsultation avec patient: Consultation en présence du patient ou d’un proche aidant effectuée par un professionnel de la santé par visioconférence. 

·         Téléconsultation sans patient: Consultation en l’absence du patient par visioconférence concernant son état de santé (discussion de cas).

·         Téléformation : Activité de développement professionnel continu (conférence) ou participation à un enseignement académique.

Spécialité/service (4): Associez une spécialité ou un service à la réservation parmi la liste des 64 spécialités ou services commune à chaque type de visioconférence. Il peut arriver dans des cas très particuliers que la spécialité ou le service désiré ne se retrouve pas dans la liste. Dans ce cas, il faut alors sélectionner l’option « Autre ». Nous recommandons d’utiliser cette option uniquement en cas de besoin puisqu’elle ne permet pas d’extraire de façon précise les données statistiques associées à une activité donnée. Afin de trouver rapidement une spécialité ou un service, commencez à taper le nom correspondant.

Activité correspondante (5): selon le type sélectionné, vous devez choisir le type d'activité correspondante selon les définitions suivantes: 

• Pour le type Administration:
  •  ​Rencontre administrative : toutes les activités à caractère administratif.

• Pour le type Recherche:
  • Collecte de données : Action de rassembler des données de différentes provenances en vue d'un traitement.
  • Réunion de recherche : Acte par lequel il y a rencontre pour discuter de l’avancement de travaux de recherche ou de tout autre sujet en lien avec la recherche.
• Pour le type Téléformation:
  • Activités de formation : Toutes activités permettant le transfert de connaissances à distance et qui s’adressent à des professionnels, peu importe le type (Club de lecture, formation continue, formations ponctuelles, conférence ou présentation scientifique) et qui ne sont pas réalisées dans le cadre d’un cours académique. Lorsqu'une activité de formation est en mode "Publique", elle apparaîtra dans le calendrier des formations pour en assurer sa diffusion. Les participants peuvent alors s'ajouter eux-mêmes.
  • Cours académique siglé : Participation par visioconférence en vue de l’obtention d’un diplôme, à un cours offert par une maison d’enseignement collégiale ou universitaire. Le cours doit avoir un numéro (sigle) propre à lui. Les téléformations qui ont comme activité correspondante "Cours académique siglé" n'apparaissent pas dans le calendrier des formations.
• Pour le type Téléconsultation:
  • Enseignement au patient/proche aidant : fournir au patient et/ou à ses proches aidants, présents à distance, de l’information sur sa maladie, ses symptômes, les gestes à faire et ne pas faire pour s’administrer un soin particulier, etc…, dans le but de l’aider à mieux gérer sa santé. 
  • Diagnostic et suivi d’évolution : Consultation à distance d’un patient par un intervenant visant à poser ou confirmer un diagnostic, réaliser un suivi de l’évolution de la condition ou réajuster le plan de traitement. Permet aussi la communication entre intervenants, ayant pour objectif de discuter en équipe et en l’absence du patient ou de ses proches-aidants, du diagnostic, du plan de traitement ou de toute autre information pertinente en lien avec son état de santé.
  • Assistance/intervention : Acte clinique spécifique réalisé par un intervenant auprès d’un patient ou de ses proches-aidants avec ou sans l’assistance d’un second intervenant expert, présent à distance. Inclus aussi l’assistance offerte par un professionnel à un collègue à distance sur une technique ou un traitement spécifique à donner à un patient. le patient peut ne pas être présent.

Précisions: seulement pour le type Téléconsultation, la case Précisions s'ajoute (voir image plus bas). Tel que leur nom l’indique, elles permettent d’apporter un niveau supérieur de précision concernant l’activité de visioconférence. Les précisions ne sont pas obligatoires et elles ne sont pas communes à toutes les spécialités ou services. Seules les précisions « Adulte » et « Pédiatrique » se retrouvent partout. Vous remarquerez qu’il en est ainsi aussi pour les spécialités « Pédiatrie », « Médecine néonatale et périnatale »et « Gériatrie ». Nous savons que la présence de toutes ces précisions dans ces spécialités représente une incongruité mais pour des considérations purement informatiques, il était plus simple de le laisser ainsi. Elles ne seront simplement pas utilisées. 

Il est important de noter que pour une même activité, plus d’une précision peuvent être sélectionnées, ce qui encore une fois, permet un plus grand niveau de précision. Prenons en exemple une téléconsultation en réadaptation en déficience physique. Pour l’élaboration ou la mise à jour d’un plan de soins individualisé, l’activité sélectionnée serait « Diagnostic et suivi d’intervention » et plusieurs précisions pourraient être cochées : Adulte; Plan de soins individualisé.  Toujours dans les précisions, les spécialités professionnelles présentes pourraient être spécifiées : Soins infirmiers; Ergothérapie, Physiothérapie, Service social; etc…

Aussi, la précision « En milieu de vie » a été ajoutée à toutes les spécialités. Elle est indiquée lorsque le client se trouve à domicile, en milieu scolaire ou à son travail. Cette notion est importante afin de pouvoir extraire ce type de donnée.

Site organisateur (6): Le site organisateur est l'établissement qui organise l'activité de visioconférence. Dans le cas d'une téléconsultation, c'est le site où se trouve le spécialiste. Dans le cas d'une téléformation le site organisateur peut différer du site où se trouve le présentateur. Si le site désiré ne se trouve pas dans la liste déroulante (vous pouvez faciliter votre recherche en tapant un mot clé), sélectionnez Autre et la case en dessous (7) sera alors dégrisée et vous pourrez inscrire manuellement le nom de l'établissement. 

Titre (8): Inscrire ici le nom de l'activité. S'il s'agit d'une téléconsultation, ne jamais inscrire de données nominatives permettant d'identifier la patient.

Description (9): Cet espace vous permet d'y inscrire toutes informations en lien avec la visioconférence afin d'en assurer la gestion. Encore une fois, aucune donnée nominative ne doit s'y retrouver. Les informations inscrites dans cet espace sont visibles à tous les utilisateurs ayant accès à la réservation.

Commentaire (10): Les commentaires inscrits dans cet espace ne sont visibles que par les utilisateurs de votre établissement. Aucune donnée nominative ne doit s'y retrouver.

Organisateur (11): Vous retrouvez dans cette case le nom de la personne qui crée ou a créé la réservation.

Date (12): À l'aide du calendrier, sélectionnez la date de l'activité.

Heure de début (13): L'heure de début consiste à l'heure que doit débuter l'activité. Elle n'inclut pas les minutes avant qui sont normalement utilisées pour assurer le bon fonctionnement technique de la visioconférence que l'on appelle Prétest. Il y a deux façons d'inscrire l'heure. À l'aide de l'horloge, sélectionnez l'heure et les minutes. La seconde façon consiste à mettre en surbrillance à l'aide de la souris l'heure qui est déjà inscrite et taper au clavier l'heure désirée sans rien inscrire entre les heures et les minutes. Ainsi, pour 13 h 30, inscrire 1330. Appuyez sur "Tab" par la suite afin de passer directement à l'heure de fin.

Heure de fin (14): Comme son nom l'indique, c'est l'heure à laquelle l'activité se terminera. Il est important de noter que si les stations de visioconférences sont disponibles. Il est toujours utile d'ajouter quelques minutes à la fin de la réservation afin d'éviter que la communication se termine sans que les intervenants aient complété leur conversation.

Nombre d'intervenants (15): Si connu, indiquer le nombre d’intervenants présents pour l’activité.

Accessibilité (16): 

• Standard:  Par défaut, une réservation est standard. Elle est visible seulement par tous les utilisateurs qui ont un équipement de leur établissement dans la réservation. Les autres utilisateurs ne la voient pas. Cependant, en leur donnant le numéro de réservation, ils peuvent maintenant l'inscrire dans la case "No. réservation" et cliquer sur "Accéder". Ceci permet d'ajouter sa station à la réservation même si elle n'est pas visible. En ajoutant une station dans la réservation, cette dernière lui sera maintenant visible. Cela est utile si vous désirez que les autres participants ajoutent eux-mêmes leurs équipements dans la réservation IRIS sans toutefois que la réservation soit visible à tous.
• Publique: Vous pouvez rendre visible une réservation à tous les utilisateurs IRIS même s’ils n’ont pas d’équipement dans la réservation en sélectionnant "Publique". Cela est utile si vous désirez faire la promotion de votre activité et que les autres participants ajoutent eux-mêmes leurs équipements dans la réservation IRIS.  En mettant "Publique" une visioconférence de type "Téléformation" avec comme activité correspondante "Activités de formation", cette dernière s'affichera dans le calendrier des formations (Voir section Calendrier). Seules les réservations avec cette combinaison "Type/activité correspondante" sont affichées dans le calendrier. Les participants peuvent alors s’ajouter eux-mêmes. Cependant, si vous ne voulez pas qu’ils s’ajoutent eux-mêmes (formulaire à compléter, frais d’inscription, etc…) mais désirez quand même annoncer votre activité,  vous pouvez cocher une case dans la section Systèmes participants qui fait en sorte que la réservation est « publique », donc visible à tous, mais sans que des équipements puissent être ajoutés sans s'adresser à l’organisateur. Consultez la section Systèmes participants pour connaître cette fonctionnalité. Le mode "Publique" n'est pas exclusif aux téléformations. Peu importe le type sélectionné, une réservation publique sera visible à tous dans l'onglet "Mes réservations".
• Privée: Une réservation "Privée" n'est vue que par les utilisateurs qui ont une station de visioconférence de leur établissement dans la réservation. Cependant, contrairement au mode "Standard", même si un utilisateur tape le numéro de la réservation dans la case appropriée, il ne lui sera pas possible d'ajouter une de ses stations à la réservation.

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Particularités

 En sélectionnant le type Téléconsultation, des cases s'ajoutent en dessous de celles pour inscrire la date et les heures afin de spécifier s'il s'agit d'une téléconsultation avec ou sans patient (voir image ici-bas). Vous devez aussi y inscrire le nombre de patients vus ou le nombre de cas discutés. Comme ces données sont susceptibles de changer lors de l'activité, il est possible de modifier ces données statistiques par après. Consultez les Boutons d'actions dans la section Mes réservations.

Lorsque le type Téléformation est sélectionné, un champ permettant de présenter le conférencier s'ajoute (17).

Si la formation offerte fait l'objet d'un coût d'inscription, cochez la case Activité payante (18). 

Si une accréditation est octroyée suite à l'activité, cochez la case Accréditation (19).

Vous pouvez associez un Tag (20) à la formation permettant ainsi une recherche des formations par spécialité dans le calendrier des formations.

=== Personnes à aviser Lorsque vous créez ou modifiez une réservation IRIS, un courriel libellé « support.csct » vous est automatiquement envoyé contenant toutes les informations concernant la réservation. Vous pouvez inscrire des personnes dans cette section qui pourront recevoir ce même courriel de confirmation. Il y a trois façons d’ajouter une personne à aviser :

• En ajoutant manuellement une/des personne(s) à aviser (1);
• En ajoutant une/des personne(s) inscrite(s) dans IRIS (2);
• En ajoutant une/des personne(s) à partir de mes groupes de personne à aviser (3).

En cliquant sur « Ajouter » (1), la fenêtre d’édition suivante s’ouvre.

• Prénom (4) : Inscrire le prénom de la personne à aviser;
• Nom (5) : Inscrire le nom de la personne à aviser;
• Courriel (6) : Inscrire le courriel de la personne à aviser;
• Boutons d’actions (7) : Pour retirer une personne à aviser, il suffit de cliquer sur le « X » rouge. Pour lui envoyer un message par courriel, cliquez sur l’enveloppe.

Pour ajouter une autre personne, cliquez à nouveau sur « Ajouter » (1). Si vous désirez envoyer un courriel à toutes les personnes ajoutées dans cette section, cliquez sur « Envoyer un courriel à tout le monde » (8). Votre logiciel de courriel ouvrira alors un courriel à envoyer avec l’adresse courriel de tous.

 

En cliquant sur « Ajouter des personnes inscrites à IRIS » (2), ceci vous permet d’aller rechercher dans la liste des utilisateurs IRIS sans connaître son adresse courriel. La fenêtre suivante s’ouvre :

Inscrire dans la case « Rechercher » (9) le nom ou le prénom de la personne désirée. Apparaît alors la liste des personnes correspondant à ce que vous avez inscrit. Pour la personne désirée, cliquez sur « Ajouter » (10). Il est possible de rechercher par établissement (installation). À partir de la liste déroulante (11) et en inscrivant un mot clé dans la fenêtre « Filtre », cochez l’installation voulue. Apparaîtra alors la liste de tous les utilisateurs associés à cette installation. Cliquez sur « Ajouter » pour ceux désirés. Cliquez ensuite sur « Fermer » (12) pour fermer cette fenêtre d’édition.

 

Toutes les personnes à aviser sélectionnées apparaissent dans la grille suivante :

Il est possible de supprimer une personne de cette liste en appuyant sur le « X » rouge (13). Vous pouvez envoyer un courriel à une de ces personnes en cliquant sur l’enveloppe (14) ou encore envoyer un courriel à tous en appuyant sur « Envoyer un courriel à tout le monde » (15).

La troisième façon d’ajouter des personnes est de le faire à partir de vos groupes. Cliquez sur « Ajouter des personnes à partir de mes groupes » (3). Apparaît alors la liste des groupes de personnes que vous avez sauvegardez dans la section  de . Consultez cette section pour savoir comment ajouter des groupes de personnes à aviser. Pour ajouter un ou des groupes à la liste des personnes à aviser, il suffit de cocher le carré correspondant (16). Cliquez ensuite sur « Ajouter » (17).