IRIS - Version 2.0

Mise en contexte

Le Wiki IRIS comporte une documentation complète regroupant toutes les fonctionnalités du système de gestion des visioconférences appelé IRIS. Le détail de chacune des sections de la plate-forme IRIS y est présenté. Le but est de rendre son utilisation facile et efficace pour tous les utilisateurs. Les activités se présentent sous quatre formes : administration, enseignement, téléconsultation et téléformation. Toutefois, selon le type d’utilisateur, les fonctionnalités diffèrent. Celles-ci sont expliquées dans les quatre sections correspondantes.

• Section 1 : Mon compte
  
• Section 2 : Mes réservations
  
• Section 3 : Nouvelle réservation
  
• Section 4 : Calendrier

Section 1 : Mon compte

Cette section permet aux utilisateurs de modifier les paramètres liés à leur compte et de gérer les groupes de courriels, les modèles de réservations, les stations et les rapports.

Mon profil

Changement du mot de passe en trois étapes :

1. Entrer le mot de passe actuel ;
2. Entrer le nouveau mot de passe choisi ;
3. Confirmer votre nouveau mot de passe en l’entrant de nouveau.

Changement du courriel en trois étapes :

1. Entrer le courriel actuel ;
2. Entrer le nouveau courriel choisi ;
3. Confirmer votre nouveau courriel en l’entrant de nouveau.

Groupes de courriels

Il est possible de créer des groupes de courriels personnalisés. La création de groupes est utile lors de l’inscription de plusieurs participants à une activité. En créant la réservation, il s'agit simplement d'inscrire un groupe de participants à l’aide des groupes de courriels créés à cette étape. Dans un groupe de courriels, il est possible d’inscrire un ou plusieurs membres.
Création d’un groupe de courriels en deux étapes :

1. Identifier le groupe par un nom ;
2. Entrer les coordonnées d’un membre à la fois (Prénom, nom, adresse courriel).

Il est aussi possible d’ajouter des membres à l’aide de la liste des personnes inscrites à IRIS. En sélectionnant cette option, un menu déroulant apparaît avec la liste de tous les établissements. Selon l’établissement sélectionné, les coordonnées des personnes affiliées sont disponibles.
Ajout de membres dans le groupe de courriels en deux étapes :

1. Sélectionner le ou les membres disponibles selon l’établissement à l’aide de la case à cocher ;
2. Appuyer sur le bouton Ajouter dans la partie inférieure.

Mes modèles

Cette sous-section permet de créer des modèles de réservation comprenant les informations de base sur une activité pouvant être réutilisés lors de la création d’une réservation, sauvant ainsi du temps à l’organisateur lors de la création de chaque événement de visioconférence. Une fois le modèle créé, il figure dans les modèles de réservation avec comme descriptif trois critères : nom du modèle, activité et titre. La modification ou la suppression sont des actions disponibles lors d’un changement dans le modèle.
Création d’un modèle de réservation en treize étapes :

Informations générales

1. Identifier le modèle par un nom ;
2. Entrer le type de réservation :

a. Administration : Activité qui se veut à caractère administratif, de gestion ou de recherche (passer à l’étape 5) ;

b. Enseignement : Cours dans le cadre de programmes universitaires (passer à l’étape 5) ;

c. Téléconsultation : Activité où un patient consulte un clinicien ou encore plusieurs cliniciens qui se consultent entre eux pour discuter de cas cliniques ;

d. Téléformation : Activité de développement professionnel continu.

3. Pour les réservations de téléconsultation ou de téléformation seulement, sélectionner une spécialité liée à l’activité dans le menu déroulant ;

4. Pour les réservations de téléconsultation ou de téléformation seulement, sélectionner ensuite une activité clinique correspondant à la spécialité choisie à l’étape 3.

5. Sélectionner un site organisateur dans le menu déroulant ;

6. Donner un titre et une courte description à la réservation (il est important de ne pas indiquer de données nominatives sur des patients puisque le système IRIS n’est pas conçu pour héberger des informations cliniques sur les patients).

Trois options facultatives sont aussi disponibles pour le modèle de réservation de type téléformation :

• Accréditation : L’activité offre des crédits de formation continue reconnue par au moins une association professionnelle.
• Activité payante : Offre l’activité selon un tarif déterminé par l’organisateur et explique les démarches à suivre pour procéder au paiement. Il est de la responsabilité de l’organisateur et de son organisation de gérer les paiements et les accès des participants à l’activité grâce aux fonctions présentes sur IRIS.
• Conférencier : Permet de présenter brièvement le conférencier, le formateur ou tout individu responsable de la qualité du contenu de la formation qui est offerte.

Paramètres

7. Entrer le type de connexion :

a. Réservation seulement : La connexion ne sera pas établie par le TMS, soit parce qu'elle s'effectue via le pont national ou pour indiquer l'indisponibilité des systèmes pour cette période et pour permettre de suivre les statistiques ;

b. Lancement automatique : La connexion sera établie automatiquement par le TMS ;

c. Lancement manuel : Le TMS fait parvenir un message de confirmation au système organisateur pour qu’il lance la connexion.

8. Entrer le mode d’affichage :

a. Amélioration CP : Affichage dynamique en fonction du nombre de sites participants ;

b. Commutation vocale : Affichage unique du site prenant la parole ;

c. Présence continue : Sépare l’écran en quatre, s’il y a plus de quatre systèmes une activation par la voie fera basculer une des fenêtres vers le site prenant la parole.

9. Sélectionner une durée de temps pour la période de pré-test dans le menu déroulant. Cette période est facultative, mais est fortement recommandée pour faire valider le fonctionnement des équipements avant le début de l’activité. Plus le nombre de sites participants est important, plus il faut laisser une période de pré-test importante. Le délai généralement suggéré est de 30 minutes pour les visioconférences avec moins de 10 sites participants.

InterRUIS

Il est possible de faire une réservation InterRUIS. Sélectionner l’un des trois RUIS et indiquer votre rôle, soit organisateur ou participant.

Personnes à aviser

10. Cette étape est facultative. Elle permet d’inscrire une liste d’invités qui recevront les informations sur l’activité ainsi que toute mise à jour éventuelle. Il est possible d’inscrire les invités selon trois méthodes : en entrant les informations sur ces derniers manuellement, en les ajoutant à partir de la liste des personnes inscrite à IRIS ou en les ajoutant à partir des groupes de courriels créés précédemment. À cette étape, les personnes ajoutées sont automatiquement inscrites pour l’événement.

Systèmes participants

Le système participant correspond à l’équipement de visioconférence qui est choisi par l’établissement pour la diffusion de l’événement.
La sélection d’un système participant se fait en trois étapes  :

11. Sélectionner une région administrative dans le menu déroulant ;

12. Sélectionner un établissement dans le menu déroulant ;

13. Sélectionner un système de visioconférence.

Stations

Cette sous-section permet de consulter les disponibilités des stations inscrites au système IRIS. Il est aussi possible d’ajouter des stations externes (ne faisant pas partie de celles inscrites à IRIS) à l’aide de l’adresse IP des stations externes.

Rapports

Cette sous-section permet de générer des rapports portant, entre autres, sur les activités, les stations et les réservations. Ils sont utiles dans la compilation des statistiques d’utilisation. Ces rapports se présentent sous deux formes de fichier : PDF ou Microsoft Excel.

Mes préférences

Cette sous-section permet de spécifier les préférences de l'utilisateur en lien avec le calendrier et les réservations. Pour chaque niveau, les préférences se déterminent en cinq et quatre étapes respectivement.

Calendrier

1. Sélectionner le mode d’affichage par défaut du calendrier (jour, semaine ou mois) ;
2. Sélectionner Oui ou Non pour afficher les périodes de pré-tests au calendrier ;
3. Sélectionner Oui ou Non pour afficher les conférences supprimées au calendrier ;
4. Sélectionner Oui ou Non pour afficher les réservations qui ont déjà eu lieu au calendrier ;
5. Indiquer les heures de bureau afin que le calendrier de la page principale affiche seulement cette période de temps déterminée. Cela permet de voir la plage horaire choisie sans avoir l'ensemble du calendrier.

Réservation

1. Sélectionner le type de connexion par défaut dans le menu déroulant ;
2. Sélectionner une durée de temps par défaut pour la période de pré-test dans le menu déroulant ;
3. Sélectionner un mode d’affichage par défaut pour les conférences dans le menu déroulant ;
4. Sélectionner Oui ou Non pour ajouter de façon automatique les techniciens de chaque établissement participant à la liste des personnes à aviser pour l’événement.

Section 2 : Mes réservations

Cette section permet aux utilisateurs d’accéder à leurs réservations en mode liste ou calendrier.

Liste ou Calendrier

Pour trouver les réservations associées à votre compte, il existe trois méthodes de recherche, soit par journée, par semaine ou par mois. Il est aussi possible d’appliquer des filtres pour obtenir une recherche plus pointue. Il y a six filtres disponibles :

• Types : Permet de choisir le type de réservation.
• Spécialité : Permet de choisir une spécialité liée à l’activité.
• Activités : Permet de choisir une activité clinique correspondant à la spécialité.
• Régions administratives : Permet de choisir une région administrative.
• Établissements : Permet de choisir un établissement disponible correspondant à la région administrative.
• Techniciens : Permet de choisir un technicien associé à l’établissement sélectionné.

Il y a aussi deux options qui sont offertes :

• Afficher les périodes de prétest ;
• Afficher les conférences supprimées.

Une fois le filtre appliqué, toutes les réservations sont présentées sous la forme d’une liste ou d'un calendrier selon le mode choisi.

Section 3 : Nouvelle réservation

Cette section permet aux utilisateurs de créer une nouvelle réservation.

Informations générales

1. Si la réservation est basée sur un modèle déjà créé, sélectionner le modèle choisi dans le menu déroulant ;

2. Entrer le type de réservation :

a. Administration : Activité qui se veut à caractère administratif, de gestion ou de recherche (passer à l’étape 5) ;

b. Enseignement : Cours dans le cadre de programmes universitaires (passer à l’étape 5) ;

c. Téléconsultation : Activité où un patient consulte un clinicien ou encore plusieurs cliniciens qui se consultent entre eux pour discuter de cas cliniques ;

d. Téléformation : Activité de développement professionnel continu.

3. Pour les réservations de téléconsultation ou de téléformation seulement, sélectionner une spécialité liée à l’activité dans le menu déroulant ;

4. Pour les réservations de téléconsultation ou de téléformation seulement, sélectionner ensuite une activité clinique correspondant à la spécialité choisie à l’étape 3.

5. Sélectionner un site organisateur dans le menu déroulant ;

6. Donner un titre et une courte description à la réservation (il est important de ne pas indiquer de données nominatives sur des patients puisque le système IRIS n’est pas conçu pour héberger des informations cliniques sur les patients) ;

7. Déterminer une date de début et de fin de la réservation en incluant l’heure de début et l’heure de fin ;

8. Sélectionner si l’événement a lieu Avec patient ou Sans patients ;

9. S’il y a des patients, inscrire le nombre dans la case prévue à cet effet dans un but de compilation de statistiques ;

10. S’il y a des intervenants présents en plus du patient, inscrire le nombre dans la case prévue à cet effet dans un but de compilation de statistiques ;

11. Cocher la case appropriée s’il s’agit d’une activité publique dont les informations doivent être accessibles à tous.

Trois options facultatives sont aussi disponibles pour les réservations de type téléformation :

• Accréditation : L’activité offre des crédits de formation continue reconnue par au moins une association professionnelle.
• Activité payante : Offre l’activité selon un tarif déterminé par l’organisateur et explique les démarches à suivre pour procéder au paiement. Il est de la responsabilité de l’organisateur et de son organisation de gérer les paiements et les accès des participants à l’activité grâce aux fonctions présentes sur IRIS.
• Conférencier : Permet de présenter brièvement le conférencier, le formateur ou tout individu responsable de la qualité du contenu de la formation qui sera offerte.

Paramètres

12. Entrer le type de connexion :

a. Réservation seulement : La connexion ne sera pas établie par le TMS, soit parce qu'elle s'effectue via le pont national ou pour indiquer l'indisponibilité des systèmes pour cette période et pour permettre de suivre les statistiques ;

b. Lancement automatique : La connexion sera établie automatiquement par le TMS ;

c. Lancement manuel : Le TMS fait parvenir un message de confirmation au système organisateur pour qu’il lance la connexion.

13. Entrer le mode d’affichage :

a. Amélioration CP : Affichage dynamique en fonction du nombre de sites participants ;

b. Commutation vocale : Affichage unique du site prenant la parole ;

c. Présence continue : Sépare l’écran en quatre, s’il y a plus de quatre systèmes une activation par la voie fera basculer une des fenêtres vers le site prenant la parole.

14. Sélectionner une durée de temps pour la période de pré-test dans le menu déroulant. Cette période est facultative, mais est fortement recommandée pour faire valider le fonctionnement des équipements avant le début de l’activité. Plus le nombre de sites participants est important, plus il faut laisser une période de pré-test importante. Le délai généralement suggéré est de 30 minutes pour les visioconférences avec moins de 10 sites participants.

InterRUIS

Il est possible de faire une réservation InterRUIS. Sélectionner l’un des trois RUIS et indiquer votre rôle, soit organisateur ou participant.

Personnes à aviser

15. Cette étape est facultative. Elle permet d’inscrire une liste d’invités qui recevront les informations sur l’activité ainsi que toute mise à jour éventuelle. Il est possible d’inscrire les invités selon trois méthodes : en entrant les informations sur ces derniers manuellement, en les ajoutant à partir de la liste des personnes inscrite à IRIS ou en les ajoutant à partir des groupes de courriels créés précédemment. À cette étape, les personnes ajoutées sont automatiquement inscrites pour l’événement.

Systèmes participants

Le système participant correspond à l’équipement de visioconférence qui est choisi par l’établissement pour la diffusion de l’événement. La sélection d’un système participant se fait en trois étapes  :

16. Sélectionner une région administrative dans le menu déroulant ;

17. Sélectionner un établissement dans le menu déroulant ;

18. Sélectionner un système de visioconférence.

Documents

19. Ajouter des fichiers pertinents en lien avec l’événement jusqu’à un maximum de dix fichiers de taille maximale de 2MB chacun.

Périodicité

La périodicité permet de créer une activité récurrente ou répétitive. Pour voir l’ensemble des options, cocher la case Activer. La création de la périodicité se fait en six étapes.

20. Déterminer si la récurrence est quotidienne, hebdomadaire ou mensuel et cocher les options liées à la période choisie ;

21. Déterminer la date de début de l’événement ;

22. Déterminer la date de fin de l’événement en indiquant le nom de récurrences ou encore la date de fin choisie ;

23. Déterminer une heure de début et une heure de fin.

Section 4 : Calendrier

À venir