Systèmes participants

Cette section vous permet d'ajouter à la réservation les systèmes qui participeront à l'activité. Pour l'application IRIS, il y a deux types de systèmes, soient les systèmes qui sont inscrits dans IRIS que l'on appelle  Systèmes internes et ceux qui ne le sont pas que l'on appelle Systèmes externes. Les premiers sont inscrits sur un des TMS gérés par l'application IRIS et toutes leurs coordonnées s'y retrouvent. Pour les systèmes externes, lors de leur inscription dans une réservation IRIS, nous devons inscrire l'ensemble de leurs coordonnées dont l'adresse IP ou l'Alias E164. C’est aussi comme systèmes externes que l’on inscrit les systèmes des participants qui désirent appeler eux-mêmes le pont national (en cas de conflit avec le prétest par exemple) même si le système est inscrit dans IRIS. C’est via les systèmes externes que l’on réserve les places sur le pont national pour les participants audio (par téléphone).

Pour ajouter un système dans la réservation, il suffit de cliquer sur le type de système désiré : systèmes internes (A) ou systèmes externes (B). 

Systèmes internes

S’affichent alors tous les systèmes de visioconférences inscrits dans IRIS. Les dix premiers systèmes s’affichent par page et ils sont triés par défaut par ordre alphabétique du nom de l’installation. Vous pouvez cependant les trier par le nom du système, par adresse IP, par Alias E164 ou par nom de la salle associée. En sélectionnant un autre ordre de tri, tant que vous utilisez le même fureteur, cette sélection demeurera. Il est possible d’augmenter le nombre de systèmes affichés (1) ou encore de naviguer dans les différentes pages (2). Pour chacun des systèmes, les informations suivantes apparaissent :

• Établissement (3): il s’agit en fait du nom de l’installation où se trouve le système;
• Nom (4): c’est le nom du système inscrit dans iRIS;
• Adresse IP (5): c’est l’adresse IP associée au système;
• Alias E164 (6): il s’agit de l’Alias E164 du système lorsqu’il y en a un;
• SIP (7): il s’agit du numéro SIP du système lorsqu’il y en a un;
• Salle (8): lorsque l’établissement utilise aussi le module de gestion des ressources (MGR) et qu’il s’agit d’un système fixe, le nom de la salle apparaît ici;
• Rechercher (9): un module de recherche vous permet de faire une recherche soit par le nom de l’installation, le nom du système, les adresses (IP, Alias E164, SIP), ou encore par le nom de la salle. La recherche se fait dans la liste complète des systèmes dans IRIS et non pas uniquement sur celles qui sont affichées à l’écran;
• Ajouter (10): pour ajouter un système, il suffit simplement de cliquer sur « Ajouter ».

Une fois ajoutés, les systèmes apparaissent dans le tableau « Systèmes internes » (11). Dans la liste des systèmes disponibles, le statut du bouton « Ajouter » change pour « Système ajouté » (12). Il est donc impossible d’ajouter un système deux fois. Pour retirer un système de la réservation, cliquez sur le « X » rouge (13).  Il est possible d’indiquer aux techniciens qui installent les systèmes où sera le présentateur en cochant la case « Présentateur » (14). Ainsi, selon les politiques établies dans son installation, un technicien qui remarque que le présentateur est dans son installation saura qu’il y aura probablement un ordinateur à brancher au système de visioconférence.

S’il s’agit d’un système de visioconférence mobile et que l’établissement utilise le MGR, il est possible d’associer la salle au système (16) afin dans un premier temps de créer une réservation de la salle dans le MGR et aussi d’indiquer au technicien où aller installer le système. Il est important de savoir que lors de l’ajout de la salle, toutes les salles qui apparaissent dans la liste, le sont importe leurs disponibilités. Pour ce faire, vous devez d’abord valider une telle disponibilité dans le MGR. Il est important de ne pas réserver la salle dans ce module car elle ne sera plus disponible lorsque vous ferez votre réservation de visioconférence dans le module de gestion des visioconférences (MGV). Il faut aller dans le MGV pour faire la réservation et associer la bonne salle à la station de visioconférence mobile. C'est le gestionnaire de votre établissement qui détermine quelles salles apparaissent lorsque vous sélectionnez une station mobile. Si toutes les salles de l'installation apparaissent peu importe si elles sont câblées ou non pour la visioconférence, nous vous invitons à communiquer avec ce dernier afin qu'il corrige la situation. Ce dernier peut consulter la section Stations de Mon compte pour connaître les modalités d'une telle gestion. Si ce travail a été fait, apparaîtront alors seulement les salles où cette station peut être déplacée tel que démontré dans l'encadré rouge.

Si plus de deux salles sont accessibles pour cette station, un «+» apparaît dans la fenêtre indiquant qu'il y a d'autres salles de disponibles. En cliquant sur ce dernier, vous pourrez les visualiser. Encore une fois, cela n'indique pas que la salle est disponible. Vous devez en valider la disponibilité via le MGR.

En ajoutant la station, vous devez indiquer dans quelle salle sera installée la station. En cliquant sur la flèche de défilement, les salles associées seront visibles et sélectionnez celle dont vous avez validé la disponibilité dans le MGR.

En enregistrant votre réservation, la salle sera alors réservée automatiquement dans le MGR. Inversement, si vous annulez votre réservation de visioconférence, la salle sera libérée automatiquement.

Il est possible aussi d'associer un technicien à la station dans la réservation. Pour ce faire et connaître l'impact d'un tel ajout, consultez la section «Techniciens».

Pour afficher les systèmes dans le calendrier afin de connaître leurs disponibilités, appuyez sur « Afficher les disponibilités des systèmes » (17).  

Vous voyez alors s’il y a des périodes de non-disponibilité des systèmes. Ces dernières apparaissent en gris (18) et en passant votre souris sur la réservation, les détails de cette dernière sont visibles. Bien que plus rare, il peut arriver qu’une réservation d’un système soit faite directement sur le pont national sans passer par IRIS. Vous ne pourrez réserver ce système dans IRIS car lors de l’enregistrement de la réservation, il y aura validation sur le TMS du pont national afin de connaître sa réelle disponibilité. Afin de ne pas alourdir le processus, les réservations faites directement sur le pont national n’apparaissent pas automatiquement dans le calendrier. Par contre, il est possible de les afficher en cliquant sur « Inclure les réservations inscrites sur le pont national mais non-inscrites dans IRIS » (19) en cochant cette case et en appuyant sur « Rafraîchir ». Les réservations faites directement sur le pont apparaîtront de couleur rouge-brun.  

Systèmes externes  

Pour l’ajout de systèmes externes, deux options sont possibles (1), soit manuellement ou à partir des systèmes externes sauvegardés dans la section « Systèmes » de « Mon compte ». Consultez la section «Mes systèmes externes»  de l’onglet Systèmes de mon compte pour en connaître la gestion.  

Ajout manuel

Pour faire un ajout de système de façon manuelle, cliquez sur « Ajouter ». La fenêtre suivante s’ouvre : 

Vous devez d’abord inscrire l’installation où se trouve le système. En cliquant sur la flèche de défilement (2), une fenêtre de sélection s’ouvre.

Vous pouvez inscrire un mot clé dans la case « Filtre » afin de préciser votre recherche. Si l’installation ne se trouve pas dans cette liste, sélectionnez « Autre » et apparaît une fenêtre d’édition pour inscrire manuellement le nom de l’installation. 

Vous devez ensuite déterminer la direction de l’appel (3), soit « Entrant » ou « Sortant ». 

• En mode "Sortant" : À la date et l'heure prévue de l'activité, le branchement se fera de façon automatique avec le système de visioconférence de la même façon qu’elle se fait avec les systèmes internes. Cette option est sélectionnée par défaut, car c'est celle qui est utilisée le plus souvent. Il est très rare que le type « Audio » (par téléphone) soit utilisé en mode « Sortant » même s’il est possible de se faire appeler, car dans ce cas, le gestionnaire du pont national charge des frais d’appel interurbain si vous êtes en dehors de la zone urbaine de Montréal. C’est pourquoi, habituellement, le participant appellera lui-même. Donc, le type (4) sélectionné est « Vidéo ». Vous devez ensuite déterminer le protocole (5). Voici la définition de chacun d’eux :
• IP/H323: la grande majorité des systèmes de visioconférence sont appelés via leur adresse IP. Cette dernière est composée de quatre blocs de trois chiffres. Ex: 192.168.8.20
• SIP: le "Session Initiation Protocol" (dont l'abréviation est SIP) est le protocole de plus en plus utilisé qui tend à remplacer le IP/H323. Sélectionnez ce protocole si l'utilisateur vous donne une adresse SIP pour sa station. Les adresses SIP se présentent sous la forme suivante: infos_utilisateur@domaine.         
• ISDN/H320: le protocole ISDN (RNIS en français) utilise l'infrastructure téléphonique. Son format est identique à un numéro de téléphone. Il faut donc considérer que des frais interurbains peuvent s'appliquer lorsqu'il y a lieu.

Inscrire ensuite dans la case « Numéro/Quantité/IP » (6) le numéro correspondant au protocole utilisé (IP, SIP ou ISDN). Le nom du système et la salle (7) sont facultatifs. Enfin, cochez la case « Présentateur » (8) si elle provient de cette installation.

• En mode "Entrant" : Il arrive parfois que l'on préfère que le branchement ne se fasse pas de façon automatique autant en mode vidéo qu’en mode audio. Une des raisons pour cette situation est un conflit avec le prétest inscrit dans la réservation. Par exemple, un système de visioconférence est réservé de 09 h 00 à midi et vous voulez participer à une autre activité de midi à 13 h 00. Si un prétest de 30 minutes est programmé dans la réservation, le système doit être libre à partir de 11 h 30, ce qui n'est pas le cas. Pour pouvoir participer à l'activité de midi, les utilisateurs du système en conflit doivent appeler eux-mêmes pour se connecter à l'activité à midi lorsque la première activité est terminée en utilisant le code de conférence fourni par le gestionnaire du pont national ainsi que le PIN ou NIP. Même si ce n’est pas le pont qui génère l’appel, il est important de réserver autant de place sur le pont qu’il y aura de systèmes (visioconférence et téléphone) qui appelleront le pont.

Voyons les processus selon que vous vouliez ajouter un système de visioconférence ou encore un téléphone :

• Visioconférence :         
  • Établissement (2): sélectionnez l’installation selon les règles décrites dans la direction « Sortant ». Si vous voulez réserver plus d’une place en visioconférence, choisir « Autre » comme établissement et inscrire « Multi » dans la case appropriée;
  • Direction (3): choisir « Entrant »;
  • Type (4): choisir « Vidéo »;
  • Protocole(5): comme l’appel est entrant, le protocole n’est pas déterminant mais reportez-vous à la section « Mode sortant » pour y trouver les définitions;
  • Numéro/Quantité/IP (6): comme l’appel est entrant, il n’y a pas de numéro à indiquer. Inscrire le nombre de systèmes qui appelleront le pont afin de réserver un nombre de places équivalentes.

• Solution de collaboration:
  • Vous pouvez aussi ajouter dans les systèmes externes un outil de collaboration (CMA, Jabber, Skype for Enterprises, etc...) qui a une adresse SIP. Ainsi, en l'ajoutant dans la réservation IRIS, le participant se fera appelé à l'heure convenue (s'il est inscrit en mode «Sortant») comme les autres participants via un système de visioconférence. Vous devez l'inscrire selon les caractéristiques suivantes:
    • Direction: choisir «Sortant»;
    • Type: choisir «Vidéo»;
    • Protocole: choisir «SIP»;
    • Numéro/Quantité/IP: inscrire l'adresse SIP de l'outil de collaboration.

• Téléphone :     
  • Établissement (2): sélectionnez l’installation selon les règles décrites dans la direction « Sortant ». Si vous voulez réserver plus d’une place en mode téléphonie, choisir « Autre » comme établissement et inscrire « Multi » dans la case appropriée;
  • Direction (3): choisir « Entrant »;
  • Type (4): choisir « Audio »;
  • Protocole(5): si ce n'est déjà fait, sélectionnez le protocole ISDN/H320;
  • Numéro/Quantité/IP (6): comme l’appel est entrant, il n’y a pas de numéro à indiquer. Inscrire le nombre de participants qui appelleront le pont afin de réserver un nombre de places équivalentes. Ceci ne fait qu'assurer un nombre de places disponibles sur le pont afin que les participants se joignent par téléphone. Cependant, d'autres participants peuvent s'ajouter par téléphone si des places sont toujours disponibles (ce qui est presque toujours le cas avec le SCVC) et qu'ils ont en main les coordonnées nécessaires.

Ajout à partir des systèmes externes sauvegardés

Cliquez sur « Ajouter des systèmes depuis mes préférences » (1).  Cliquez sur "Ajouter" (9) pour les systèmes désirés  et appuyez sur « Fermer » (10) ensuite. 

Comme mentionné plus haut, il se peut que vous ayez à ajouter un système de visioconférence inscrit dans IRIS en mode "Système externe" en direction "Entrant" parce que ce dernier n'est pas disponible pour le prétest. En utilisant cette stratégie, ceci réserve votre place sur le pont national que vous pourrez appeler la journée de l'activité. Cependant, comme vous n'avez pas inscrit l'adresse IP de votre système dans la réservation, rien n'indique que ce dernier n'est pas disponible pour une autre réservation. En fait, il n'y a aucune réservation pour ce système dans IRIS.  Ainsi, quelqu'un d'autre pourrait le réserver à autre chose. De plus, si votre établissement utilise IRIS pour indiquer aux techniciens où aller installer un système mobile, aucune mention n'apparaît dans l'application. C'est pourquoi, dans cette situation, après avoir inscrit votre système dans la réservation désirée, vous devez faire une autre réservation dans le MGV d'IRIS afin de bloquer le système. Cette réservation peut porter le même titre que l'autre réservation afin de pouvoir les associer et il est utile d'inscrire dans la description qu'il s'agit d'une réservation pour un système qui est utilisé dans une autre réservation en mode "Entrant". Pour les heures, vous indiquez les mêmes heures que celles se trouvant dans la réservation en mode "Entrant" mais il est important de NE PAS METTRE DE PRÉTEST. En effet, comme c'est à cause de ce dernier qu'il y a un conflit entre les deux réservations, il ne faut pas l'ajouter. Enfin, il est important de mettre la réservation en type de connexion "Réservation seulement". Ainsi, vous aurez réservé votre place sur le pont en mode "Entrant" et bloqué votre système pour toute autre réservation. Du même coup, si votre établissement utilise le MGR, en faisant ce type de réservation avec un système fixe, la salle se réservera aussi dans le MGR. Il en est ainsi si vous associez une salle à un système mobile. Pour les établissements qui n'utilisent pas le MGR pour la gestion des ressources, il est important d'aller réserver la salle dans votre système interne.