Introduction

Qu’est-ce qu’IRIS ? 

IRIS a été créée afin de rendre les utilisateurs autonomes dans la gestion de leurs activités de visioconférence. L’application IRIS (Interface Intégrée de Réservation des Systèmes de visioconférence) est une application Web accessible à partir de n’importe quel poste informatique, tablette ou téléphone intelligent. Elle est compatible avec la plupart des fureteurs (Internet Explorer, Chrome, Firefox, Android et IOS). Dans le cas d’Explorer, l’application est optimisée à partir de la version IE 11. Vous pouvez l’utiliser avec IE 8+ mais certains problèmes d’affichage sont susceptibles de se produire. Cette plateforme a été développée par le RUIS Laval.

 Le système de visioconférence IRIS a maintenant 2 modules : 

1. Gestion des visioconférences : ce module permet la gestion de l’ensemble des activités de visioconférence.
2. Réservation des ressources : ce module permet la gestion des ressources d’un établissement.

 Selon votre profil d’utilisateur, vous avez accès à l’un ou l’autre des modules, ou aux deux.

 L’ajout de ce deuxième module vient compléter celui de visioconférence. Désormais, à l’aide d’un seul outil, vous pouvez assurer la gestion de votre parc de visioconférences et de salles.

L'adresse de l'application web IRIS est : https://www.irisreservation.ca

Module Gestion des visioconférences

 Le module de visioconférence a trois grandes fonctions : 

• Connaître la disponibilité des appareils de visioconférence de votre établissement et d’en faire la réservation;
• Assurer la gestion des appels de visioconférence (de façon automatique ou manuelle);
• Obtenir des statistiques détaillées des activités de visioconférence dans votre établissement.

 Module Réservation des ressources

 Le module Réservation des ressources a comme principale fonction : 

• De réserver une salle, un appareil de visioconférence, un portable, un projecteur, ou tout autre équipement audiovisuel.

 Les deux modes d’utilisation, Public et Authentification, permettent de choisir le niveau d’accessibilité souhaité.

Gestion des visioconférences et Réservation des ressources : 2 modules interreliés

Si vous avez accès aux 2 modules : 

• En réservant une station de visioconférence fixe et dédiée à une seule salle dans le module Gestion des visioconférences, cela crée automatiquement une réservation dans le module Réservation de ressources. L’inverse est aussi vrai : en annulant une réservation de visioconférence, on annule la réservation de salle;
• En réservant une salle avec une station de visioconférence dédiée dans le module Réservation des ressources, l’équipement en question apparaît dès lors comme non disponible dans le module Gestion des visioconférences;
• En associant une salle à une station de visioconférence mobile dans une réservation de visioconférence, la réservation de cette salle se fait automatiquement dans le module Réservation des ressources;
• Lorsque vous devez réserver une station de visioconférence et une ressource, vous devez obligatoirement faire votre réservation dans le module Gestion des visioconférences, pour avoir accès à toutes les fonctionnalités de gestion; si la visio se fait avec un appareil mobile, vous y associez la salle; s’il s’agit d’un appareil fixe, l’association se fait automatiquement.

S’inscrire dans IRIS

 Pour accéder au module Gestion des conférences ainsi qu’au module Réservation des ressources en mode public, vous devez obtenir un compte IRIS : 

• Rendez-vous au www.irisreservation.ca
• Sous le bouton Se connecter, cliquez sur S’inscrire;
• Complétez les champs du formulaire. 

Dans un délai de 24 heures ouvrables, vous recevrez un courriel de confirmation vous donnant un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder à l’application IRIS.

Accès public

 Les fonctionnalités en gris, en haut du calendrier sur la page d'accueil, sont accessibles, sans inscription : 

• Nous joindre : vous trouverez les coordonnées des établissements de votre RUIS;
• Carte interactive : à venir;
• Réservation des ressources : vous avez accès aux ressources en mode Public;
• Formations : vidéos de formation à venir.