Réserver une ressource

Les établissements qui inscrivent une ressource dans IRIS peuvent le faire selon deux modes soient Public ou Authentification. Une ressource en mode Public est accessible à tous, même aux personnes en dehors de l'établissement car on peut en faire la réservation en cliquant simplement sur un lien web et il n'y a pas d'authentification exigée. On y retrouve regroupées par établissement et propriétaire toutes les ressources des établissements du Québec qui ont inscrit au moins une ressource en mode Public. Vous pouvez en faire la réservation en y inscrivant vos coordonnées et une adresse courriel valide car vous devrez répondre à un courriel de confirmation afin de valider la réservation. Ce mode assure une grande autonomie pour les personnes qui ont à réserver des ressources. Le gestionnaire de la ressource peut aussi y inclure un processus d'approbation qui fait en sorte qu'une personne doit approuver votre demande de ressource afin de la valider.

Comme pour le module de gestion des visioconférences, le mode Authentification exige que chaque personne qui veut réserver une ressource doit s'authentifier afin d'avoir accès aux ressources des établissements à lesquels il est associé. En plus du principe d'approbation, ce mode permet de restreindre à certains utilisateurs la possibilité de réserver une ressource.

En mode Authentification

Après vous être authentifié sur la page d'accueil, si vous avez uniquement accès au module Réservation des ressources, cliquez simplement sur l’onglet Mes réservations (1).

Si vous avez accès aux 2 modules de l'application IRIS, cliquez sur la flèche à côté de Mes Réservations (1). Vous aurez deux choix. Sélectionnez Ressources ou Salles (2). 

• Si votre profil est associé à plus d'un établissement ou plus d'une installation, vous pouvez afficher seulement celui ou ceux désirés (3);
• Vous pouvez déterminer le mode d'affichage en sélectionnant un des choix suivants: Planning, Jour, Semaine ou Mois (4);
• À l'aide du calendrier, sélectionnez la date à laquelle vous désirez réserver une ressource (5);
• En cliquant sur le "i" (6), vous avez accès aux informations de la ressource;
• Les réservations de ressources déjà enregistrées apparaissent dans le calendrier (7). La resource est donc non disponible à ces heures;
• Les couleurs déterminent qui a fait la réservation (vous-même ou un autre utilisateur), l'origine de la réservation (module de gestion des visioconférences ou module de réservation des ressources) et le statut de la réservation (en attente d'approbation, approuvée ou en attente de confirmation(en mode Public uniquement)). Vous pouvez consulter la légende au bas de la page (8) ou en passant la souris sur le rectangle Légende(9).

Lors de la recherche d'une ressource, il est possible de préciser ses critères de recherche afin de trouver une salle correspondant à ses besoins. Pour ce faire, cliquez sur le triangle pour Critères avancés (Salle) (10). Vous pouvez par la suite déterminer le nombre minimum de places (11), la présence de fenêtre, table ou ordinateur  (12), les caractéristiques disponibles (13) et le oules propriétaires (14). Après avoir précisé vos critères, appuyez sur Rechercher (15).

En mode public vous accédez directement à cette page.

Vous pouvez alors voir :

• L’ensemble des ressources des établissements sélectionnés 
• Leur disponibilité
• Les Propriétaires des ressources (Enseignement, Recherche, Direction des TI, etc.); les ressources étant classées par Propriétaire, leur nom apparaît clairement en début de section. Si le Propriétaire est le même pour l’ensemble des ressources, le Propriétaire est alors l’établissement.

En cliquant sur le « i » à côté du nom de la salle, une fenêtre s’ouvre, contenant les informations sur cette ressource :

• Les coordonnées de la salle
• Sa capacité
• Ses équipements
• Des fichiers peuvent être inclus : photos de la salle, plan d’aménagement ou trajet interne pour s’y rendre

La couleur et l’icône déterminent de quel type de réservation il s’agit. La légende des couleurs se trouve au bas de l’écran, et est accessible en passant la souris sur l’onglet  Légende.

Pour créer une nouvelle réservation de ressource :

• Cliquez sur la flèche de défilement à droite de Nouvelle réservation et choisissez Salles : vous accèderez au mode d’édition.
• Sélectionnez la date désirée à l’aide du calendrier; vous pouvez alors voir la disponibilité de toutes les ressources des établissements auxquelles vous êtes associées, qu’elles soient publiques ou non

En mode authentification, si vous êtes associé à plusieurs établissements (points de service), vous pouvez rechercher une ressource d’un établissement en particulier, en cliquant sur la flèche de défilement. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs établissements.

La section Critères avancés vous permet de rechercher une salle de façon plus précise en utilisant les fonctions de filtres, dont le nombre de places, les caractéristiques et le propriétaire :

• Sélectionnez le ou les filtres désirés
• Cliquez sur Rechercher afin de voir les salles correspondantes

Dans le calendrier en mode Planning, sélectionnez la plage horaire désirée :

• Placez votre curseur vis-à-vis de la salle désirée, à l’heure de début de la réservation
• Gardez le bouton de gauche enfoncé et déplacez la souris vers l’heure de fin souhaitée

En relâchant le bouton, une fenêtre apparaît dans laquelle vous devez compléter différents champs :

• Corrigez d’abord les heures de début et de fin si nécessaire
• Inscrivez ensuite la raison de la réservation
• Complétez les champs d’identification; inscrivez une adresse courriel que vous consultez régulièrement, car à l’enregistrement de votre réservation, un courriel de confirmation vous est envoyé et vous avez une heure pour y répondre afin de valider votre demande sinon elle sera rejetée
• Vous devez par la suite sélectionner le type d’activité qui correspond au type de la rencontre :

• Administration : Rencontre à caractère organisationnel qui n’implique pas la condition clinique d’un usager et qui n’est pas un transfert de connaissance;
• Recherche : Activité de recherche réalisée à distance en vue d’améliorer et d’augmenter l’état des connaissances dans un domaine spécifique;
• Formation : Activité permettant la formation continue et le partage des connaissances médicales et professionnelles dans le but de soutenir la pratique clinique et professionnelle. Cela inclut toutes formations professionnelles offrant des crédits pour le développement professionnel continu ou encore tout le volet « Enseignement »;
• Consultation : Consultation en présence ou non du patient ou d’un proche aidant effectuée par un professionnel de la santé que ce soit en présence directe ou par visioconférence. Ceci inclus aussi les rencontres multi professionnelles où le plan clinique et/ou thérapeutique d’un client est discuté.

• Indiquez ensuite le nombre de personnes prévues qui assisteront à la rencontre
• Pour réserver plusieurs ressources, cochez la ou les salles que vous désirez réserver (autre que la première sélectionnée)
• Cliquez sur l’icône où est inscrit Désactivé, vis-à-vis Périodicité, si vous souhaitez en inscrire une ressource

En activant la périodicité, une nouvelle fenêtre s’ouvrira :

• Complétez les champs apparaissant selon que vous choisissiez une périodicité quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
• Cliquez ensuite sur Enregistrer afin de sauvegarder votre réservation.

Vous recevrez instantanément un courriel de confirmation.

Modification/Suppression de votre réservation

En mode Authentification, vous pouvez modifier ou supprimer une réservation, une occurrence ou une série au complet :

• Allez à la date désirée
• Cliquez avec le bouton droit sur la réservation
• Sélectionnez Consulter/Modifier ou Supprimer 
• Une nouvelle fenêtre s’ouvre : choisissez l’action désirée

Précisions importantes :

• Une série incluant une salle à laquelle est associé un appareil de visioconférence fixe ne peut être modifiée. Il faut annuler la série et en créer une nouvelle avec les modifications. Cependant, si la réservation récurrente inclut l’utilisation de l’appareil de visioconférence, elle peut être modifiée dans le module Gestion des visioconférences.
• Il est possible de modifier ou retirer une salle dans une réservation multisalles. En cliquant du bouton droit la réservation, sélectionnez Modifier l’occurrence. Vous pouvez alors décocher la salle à retirer et cocher une nouvelle salle si désirée. Dans une réservation à une seule salle, vous pouvez ajouter une autre salle et votre réservation deviendra alors multisalles.

Lors de la création ou la modification d’une réservation de salle, un courriel de confirmation vous est envoyé. Vous n’avez aucune action à poser. Bien qu’un lien soit présent pour annuler la réservation, vous pouvez le faire directement dans l’application.

Résumé des actions

En mode liste, comme en mode calendrier, les boutons d’actions diffèrent selon le statut de la réservation.

Statut de la réservation	Rejeter la réservation	Approuver la réservation	Modifier la réservation	Supprimer la réservation	Consulter la réservation
À confirmer				2	Tous
À approuver	1 et 2	1	1 et 2		Tous
Approuvée			1	1 et 2	Tous
Rejetée					Tous
Annulée

 

Légende :

• 1 : Approbateur des réservations pour cette salle
• 2 : Propriétaire de la réservation

Tous : tous les utilisateurs du module Réservation des ressources d’IRIS.