Introduction

Qu’est-ce qu’IRIS ? 

L'application IRIS (Interface Intégrée de Réservation des Systèmes de visioconférence) a été créée afin de rendre les utilisateurs autonomes dans la gestion de leurs activités de visioconférence. C'est une application Web accessible à partir de n’importe quel poste informatique, tablette ou téléphone intelligent. Elle est compatible avec la plupart des fureteurs (Internet Explorer, Chrome, Firefox, Android et IOS). Dans le cas d’Explorer, seule la version 11 est supportée. Vous pouvez l’utiliser avec les versions moins récentes, mais certains problèmes d’affichage sont susceptibles de se produire. Cette plateforme a été développée par le Centre de Service et de Coordination en Télésanté (CSCT) du territoire du RUIS de l'Université Laval maintenant appelé le Centre de Coordination en Télésanté (CCT) du CHU de Québec - Université Laval..

 L'application IRIS est composée de deux modules : 

1. Gestion des visioconférences : ce module permet la gestion de l’ensemble des activités de visioconférence.
2. Réservation des ressources : ce module permet la réservation des ressources d’un établissement.

 Selon votre profil d’utilisateur, vous avez accès à l’un ou l’autre des modules, ou aux deux.

L’ajout de ce deuxième module vient compléter celui de visioconférence. Désormais, à l’aide d’un seul outil, vous pouvez assurer la gestion de votre parc de stations de visioconférence et de ressources.

L'adresse de l'application web IRIS est : https://www.irisreservation.ca

Objectifs visés par IRIS

Cette application permet dans un premier temps la gestion complète des stations de visioconférence pour un établissement ou une installation. L’agent de réservation peut ainsi, à partir de son poste de travail, inscrire sa réservation selon le type d’activité de visioconférence prévu, le nom de l’activité, une note explicative, le nombre d’usagers impliqués (si c’est le cas) et le nombre de participants prévus (optionel). L’agent de réservation détermine par la suite les personnes à aviser de la tenue de l’activité en les ajoutant dans la réservation et inscrit chaque station de visioconférence qui devra être branchée. Dépendamment du nombre de participants et du type de stations inscrites, le système déterminera s’il est nécessaire de faire appel au pont national (CBCI) pour assurer le branchement de chacune des stations. L’organisateur verra alors une case se cocher, l’informant que le pont national sera utilisé. Normalement, la réservation sur IRIS sera faite par le centre organisateur. Cependant, l'application permet à chacun des participants de s'ajouter eux-mêmes. Automatiquement, un courriel sera envoyé aux autres participants selon la liste déterminée par l’organisateur. À nos yeux, cette  façon de faire présente plusieurs avantages :

• Système de réservation très convivial et simple d’utilisation;
• Lancement automatique des visioconférences sans passer par le pont national, lorsque non nécessaire (diminution de la surcharge du pont);
• Lorsque nécessaire, la réservation auprès du pont national se fait de façon automatique;
• Permet de connaître la disponibilité de l’ensemble des appareils des partenaires;
• Si l'organisateur le désire, il peut conserver le plein contrôle de sa réservation ou encore permettre aux participants de s'ajouter eux-mêmes sans pour autant modifier les paramètres de la réservation:
• Permet aux participants de consulter simplement et rapidement les activités auxquelles ils sont associées, pouvant même modifier leur station sans faire appel à l'organisateur;
• L'organisateur est avisé automatiquement par courriel de tout changement apporté à sa réservation;
• L'application permet une gestion complète des appels (lancement automatique) ou un mode manuel des appels (lancement manuel);
• L'application est paramétrable à plusieurs niveaux afin de répondre aux besoins des utilisateurs;
• L'application assure la gestion complète des relevés statistiques permettant ainsi d'extraire différents rapports sur le niveau d'activité en visioconférence;
• Selon la liste déterminée par l’organisateur, les personnes concernées seront avisées automatiquement par courriel de la création, de la modification ou de l’annulation d’une activité de visioconférence;
• À ce courriel est joint un fichier permettant d’inscrire automatiquement à son agenda électronique les coordonnées de l’activité;
• Toutes les stations de visioconférence octroyées dans le cadre des projets de télésanté sont répertoriées dans IRIS;
• Les établissements désirant y ajouter d’autres stations qu’ils possèdent sont libres de le faire. Ceci facilite la gestion du parc de stations de visioconférence;
• Ce système de réservation assure une uniformité dans la gestion des stations pour l’ensemble des projets de télésanté.

Vous avez le loisir de paramétrer certaines informations concernant votre établissement ou votre installation. En résumé, c’est dans une optique de rendre plus simple et conviviale la gestion de vos activités de visioconférence en télésanté que l'application IRIS est mise à votre disposition.Enfin, l'ajout du module de réservation des ressources permet dans une seule étape d'assurer la gestion de la visioconférence ainsi que de faire la réservation de la salle qui y sera associée.

Module Gestion des visioconférences

 Le module de visioconférence a trois grandes fonctions : 

• Connaître la disponibilité des stations de visioconférence de votre établissement ou installation et d’en faire la réservation;
• Assurer la gestion des appels de visioconférence (de façon automatique ou manuelle);
• Obtenir des statistiques détaillées des activités de visioconférence dans votre établissement ou installation.

Module de gestion des ressources (MGR)

 Le module Réservation des ressources a comme principale fonction : 

• De réserver une salle, un portable, un projecteur, autre équipement audiovisuel ou toute autre ressource nécessitant une réservation.

Les deux modes d’utilisation disponibles, "Public" et "Authentification", permettent de choisir le niveau d’accessibilité souhaité. Pour une même installation, ce paramétrage est possible pour chacune des ressoures.

Gestion des visioconférences et Réservation des ressources : deux modules interreliés

Si vous avez accès aux deux modules : 

• En réservant une station de visioconférence fixe et dédiée à une seule salle dans le module Gestion des visioconférences, cela crée automatiquement une réservation dans le module Réservation de ressources. L’inverse est aussi vrai : en annulant une réservation de visioconférence, on annule la réservation de salle;
• En réservant une salle avec une station de visioconférence dédiée dans le module Réservation des ressources, l’équipement en question apparaît dès lors comme non disponible dans le module Gestion des visioconférences;
• En associant une salle à une station de visioconférence mobile dans une réservation de visioconférence, la réservation de cette salle se fait automatiquement dans le module Réservation des ressources;
• Lorsque vous devez réserver une station de visioconférence et une ressource, vous devez obligatoirement faire votre réservation dans le module Gestion des visioconférences, pour avoir accès à toutes les fonctionnalités de gestion; si la visioconférence se fait avec un appareil mobile, vous y associez la salle; s’il s’agit d’un appareil fixe, l’association se fait automatiquement.

S’inscrire dans IRIS

Pour connaître la procédure pour obtenir un code d'utilisateur pour le module de gestion des ressources, consultez la page Inscription à IRIS.

Pour le module Réservation des ressources en mode Authentification, vous devez obtenir un compte IRIS. Si vous êtes déjà utilisateur du module de gestion des visioconférences, il suffit de faire ajouter ce droit par votre gestionnaire d'accès local. Si vous n'avez pas déjà de code d'utilisateur du module de gestion des visioconférences, vous devez faire une demande au mème gestionnaire de votre établissement.

Accès public

Selon ce qui est déterminé par l'établissement, certaines ressources peuvent être accessibles pour réservation sans avoir à s'authentifier. Les fonctionnalités en gris, en haut du calendrier sur la page d'accueil, sont accessibles, sans inscription : 

• Nous joindre : vous trouverez les coordonnées des établissements de votre RUIS;
• Carte interactive : à venir;
• Réservation des ressources : vous avez accès aux ressources en mode Public;
• Formations : vidéos de formation à venir.

 Arborescence

La réalisation des activités de visioconférence implique l'utilisation de plusieurs éléments tels que des TMS, un pont national, des stations de visioconférences, etc... Pour le bon fonctionnement d'une réservation, tous ces éléments doivent se parler. C'est ce que fait l'application IRIS. Elle communique avec tous ces éléments afin de s'assurer de connaître la disponibilité des stations, de gérer une réservations et s'assurer que toutes les stations soient reliées ensemble au moment voulu. Un des principaux avantages de l'utilisation de l'application IRIS est que cette dernière est indépendante de la technologie utilisée. Ainsi, peu importe les changements de technologie apportés au pont national ou aux TMS, IRS demeure la même application que l'utilsateur emploie. Iris s'adapte aux changements technologiques ce qui fait que ces derniers sont donc transparents pour l'utilisateur.