Mes réservations de visioconférence

Lorsque vous vous authentifiez dans IRIS, vous accédez directement à l’onglet Mes réservations. Cet onglet permet :

• À l’ensemble des utilisateurs de consulter une réservation de visioconférence;
• D'ajouter une station de visioconférence à une réservation publique;
• De modifier ou retirer une station de visioconférence à une réservation créée par un autre utilisateur;
• À l’organisateur, de l’activité de modifier une réservation dans IRIS 

Deux modes d’affichages sont disponibles : Liste ou Calendrier (1):   

Mode Liste

Sur cette page, vous pouvez avoir accès aux réservations que vous avez créées, celles dont vous êtes participant, ainsi que les réservations publiques, selon les filtres sélectionnés.

Vous pouvez donc visualiser différentes listes de réservations, selon les filtres choisis :

• Jour, Semaine, Mois (2) : Sélectionnez une période, cliquez sur Appliquer le filtre (3), et vous obtiendrez la liste des réservations couvrant la période choisie;
• Afficher les réservations passées (4) : Cette case doit être cochée si vous désirez voir les réservations antérieures à la journée en cours;
• Ouvrir la section des filtres en cliquant sur la flèche à côté du mot "Plus" (5)': 'sélectionnez un ou plusieurs des neuf filtres disponibles;
• Afficher les réservations publiques (6): si vous désirez voir les réservation publiques même si aucune station de vos instalalltions n'y est associée, vous devez vous assurer que cette case soit cochée;
• Afficher les périodes de prétest (6): si vous désirez que le temps de pré-test soit inclus dans l'heure de début affichée, cochez cette case;
• Afin d'appliquer les modifications apportées, vous devez cliquer sur "Appliquer le filtre" (7)''''.

Après avoir sélectionné des filtres, vous pouvez cliquer sur:

• Sauvegarder les filtres (8): L'application IRIS enregistrera ces filtres et ils seront actifs la prochaine fois que vous reviendrez consulter vos réservations;
• Réinitialiser les filtres (9): Ramène les filtres selon la configuration par défaut de l'application;
• Réinitialiser les filtres selon mes préférences (9): Ramène les filtres selon vos sélections dans "Mes préférences".

Pour fermer le volet "Filtres":

• Pour fermer la fenêtre des filtres, cliquez à nouveau sur la barre de défilement à côté du mot "Plus" à droite de l'écran (5).

 La liste des réservation contient également des boutons d’actions (10): ces boutons peuvent différer selon que la réservation est passée, à venir ou s’il s’agit d’une récurrence, ou encore, selon les droits dont vous disposez.

• Consulter cette conférence: Permet de visualiser la réservation. Si vous n’êtes pas le créateur de la réservation, vous ne pourrez pas modifier la réservation, cependant vous pourrez la consulter.
• Modifier cette conférence: Lorsque vous êtes le créateur d’une réservation ou si vous détenez les droits de modifications de toutes les réservations de votre établissement, le crayon vous permet de modifier l’ensemble des éléments qui se trouvent dans la réservation.
• Ajouter/enlever mes stations: Vous ne pouvez pas modifier une réservation que vous n’avez pas créée. Ce bouton vous permet néanmoins de modifier ou retirer l’équipement de visioconférence de votre installation qui se trouve dans une réservation. Vous avez toutefois accès uniquement à l’équipement de votre installation.
• Supprimer cette conférence: Lorsque vous êtes le créateur d’une réservation ou si vous détenez les droits de modifications de toutes les réservations de votre établissement, vous pouvez supprimer une réservation qui est annulée. Vous pouvez aussi supprimer une réservation antérieure qui n’aurait pas eu lieu. Ceci permet de tenir à jour les statistiques.
• Terminer cette conférence: Lorsque vous avez les droits appropriés, ce bouton permet de mettre fin à une réservation qui est en cours. Ceci permet de rendre disponible l’appareil pour une autre réservation même si le temps prévu pour celle qui était en cours n’est pas terminé.
• Copier cette conférence à posteriori: Permet de copier une réservation à postériori, c’est-à-dire pour une activité qui est déjà passée. L’ensemble des données incluses dans la réservation originale sont copiées, il suffit de modifier la date et l’heure pour créer la nouvelle réservation à postériori. Cette fonctionnalité est utilisée pour créer une réservation dans IRIS à des fins statistiques. Elle permet d’assurer que toutes les activités de visioconférence peuvent être inscrites dans IRIS, même après leur réalisation, et ce, afin de donner un portrait statistique exact. Voir la section 4.1 pour plus de détails.
• Copier cette conférence à venir:Permet de copier une réservation à venir. Lorsqu’une activité se répète, vous pouvez, pour créer la nouvelle réservation, copier une réservation similaire et simplement modifier la date et l’heure pour celles de la prochaine rencontre. Vous avez aussi la possibilité de modifier des participants et/ou des équipements.
• Copier cette récurrence: Permet de copier une récurrence.
• Créer un modèle à partir de ceette conférence: Permet de créer un modèle à partir d’une réservation existante. Ce modèle pourra ensuite être utilisé pour créer rapidement de nouvelles réservations. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous avez une activité qui se repète sans récurrence précise (chaque semaine, chaque mois, etc.). Créez une nouvelle réservation à l’aide du modèle, modifiez les informations désirées et enregistrer simplement votre nouvelle réservation.
• Corriger les informations statistiques: Dans une réservation passée, permet de modifier les données statistiques de cette dernière notamment, le nombre de patients impliqués ainsi que le nombre d’intervenants. Très utile lorsqu’une téléconsultation est passée et que le nombre réel de patients participants diffère du nombre initialement prévu. Permet d’assurer des statistiques justes et fiables. Est accessible seulement pour les téléformations (nombre d’intervenants) et les téléconsultations (nombre de patients et d’intervenants).

Mode Calendrier

Cet affichage permet d’obtenir plus rapidement certaines données. Par défaut, les heures d’affichage sont de 08 h à 16 h, du lundi au vendredi. Pour voir une activité prévue en dehors de ces heures, cliquez sur Voir 24 heures en bas de l'écran.

Pour visualiser toutes les heures de la journée, ainsi que les jours de fin de semaine, entrez les données nécessaires dans la section Mes préférences de Mon compte.

Les boutons d’actions n’apparaissent pas dans ce mode d’affichage. Pour atteindre les mêmes commandes, placez le curseur de votre souris sur une réservation et cliquez le bouton droit.

Consulter l’historique d’une réservation

Puisque chaque utilisateur d’IRIS possède un compte sécurisé individuel, il est possible d’avoir une traçabilité des actions et un suivi des modifications dans les réservations. Dans une réservation existante, la section Historique apparaît à la suite de la section Périodicité.

Pour la réservation, cette section affiche l’utilisateur ayant créé la réservation, les stations incluses et les paramètres de l’activité. Si d’autres changements sont faits suite à la création de la réservation, vous verrez la date, les changements apportés ainsi que l’utilisateur ayant fait les modifications. En passant votre souris sur le nom d'utilisateur de la personne qui a créé ou modifié la réservation, les coordonnées de cette personne s'afficheront.