IRIS

Interface de réservation

Bienvenue dans la page wiki de l 'Interface de Réservation Intégrée des Systèmes de visioconférence du RUIS UL - IRIS

Dans le cadre du développement de la télésanté au sein du RUIS UL, le gestionnaire de ce projet,le Centre de service et de coordination en télésanté (CSCT) est à développer l’Interface de Réservation Intégrée des Systèmes de visioconférence (IRIS). Ce système permet dans un premier temps de faire une réservation d’appareils pour les activités de télésanté. L’agent de réservation peut ainsi, à partir de son poste de travail, inscrire sa réservation selon le type d’activité de télésanté prévu, le nom de l’activité, une note explicative, le nombre d’usagers impliqués (si c’est le cas) et le nombre de participants prévus. L’agent de réservation détermine par la suite les personnes à aviser de la tenue de l’activité et inscrit chaque appareil de visioconférence qui devra être branché. Dépendamment du nombre de participants et du type d’appareils inscrits, le système déterminera s’il est nécessaire de faire une réservation sur le pont national. L’organisateur verra alors une case se cocher, l’informant que le pont national sera utilisé. Dans l’affirmative, le personnel du CSCT s’assurera d’effectuer la réservation du pont. Normalement, la réservation sur IRIS sera faite par le centre organisateur. Automatiquement, un courriel sera envoyé aux autres participants selon la liste déterminée par l’organisateur. À nos yeux, cette nouvelle façon de faire présente plusieurs avantages :

• Système de réservation très convivial et simple d’utilisation;
• Offre les avantages d’une gestion des visioconférences sans passer par le pont national, lorsque non nécessaire (diminution de la surcharge du pont);
• Ne nécessite plus de réserver soi-même auprès du pont national en cas de besoin;
• Permets de connaître la disponibilité de l’ensemble des appareils des partenaires;
• Permets aux partenaires de consulter simplement et rapidement les activités auxquelles ils sont associés;
• Le système permet une gestion complète des appels ou un mode manuel des appels;
• Le système est paramétrable à plusieurs niveaux afin de répondre aux besoins des utilisateurs;
• Le système assure la gestion complète des relevés statistiques pour les projets de télésanté dans le RUIS UL annulant ainsi le besoin d’envoyer manuellement un relevé statistique au CSCT à la fin du mois;
• Selon la liste déterminée par l’organisateur, les personnes concernées seront avisées par courriel de la création, de la modification ou de l’annulation d’une activité de visioconférence;
• À ce courriel est joint un fichier permettant d’inscrire automatiquement à son agenda électronique les coordonnées de l’activité;
• Toutes les stations de visioconférence octroyées dans le cadre des projets de télésanté au sein du RUIS UL sont répertoriées dans IRIS;
• Les établissements désirant y ajouter d’autres stations qu’ils possèdent sont libres de le faire. Ceci facilite la gestion du parc d’appareils de visioconférence;
• Ce système de réservation assure une uniformité dans la gestion des appareils pour l’ensemble des projets de télésanté.

Après la conception de l’outil IRIS, nous sommes maintenant rendus à la phase de déploiement. Les réservations d’équipement pour les activités mises en place dans le cadre du projet de Téléconsultation seront graduellement débutées en utilisant cet outil. À court terme, l’ensemble des réservations des activités de télésanté utilisera IRIS. Bien que ce soit le centre organisateur qui effectuera normalement la réservation dans IRIS, chaque centre participant devra être formé aussi. Vous aurez certainement à y accéder afin de consulter les activités auxquelles vous participez. Vous aurez la possibilité de vous ajouter à des activités déjà planifiées si l’organisateur le permet. Enfin, vous aurez aussi le loisir de paramétrer certaines informations concernant votre établissement. C’est pourquoi vous recevrez sous peu une onvocation pour une formation d’environ 60 minutes sur votre poste de travail à l’aide de l’outil « Webex ». En résumé, c’est dans une optique de rendre plus simple et conviviale la gestion de vos activités de visioconférence en télésanté que le système IRIS sera mis à votre disposition par l’équipe du CSCT. Nous espérons que cet outil saura répondre à vos besoins et n’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions à ce sujet.

Notice de version de l'application IRIS

IRIS - Version 1.2 - 15 Mars 2013

IRIS - Version 1.1 - 1er Mars 2013