Paramètres

Cette section permet de définir les paramètres définissant la réservation.

Type de connexion (1): le type de connexion détermine comment les stations de visioconférences se brancheront entre elles lors de l'activité. Il y a trois types:

• Réservation seulement : ce mode est utilisé pour faire une réservation dans IRIS sans que l’application initie d’elle-même la connexion entre les différents équipements de visioconférence. Il est aussi désigné lorsque le pont national est utilisé en raison du trop grand nombre d’équipements dans la réservation. 
• Lancement automatique : ce mode est utilisé lorsque l’on veut que la communication s’établisse de façon automatique entre les stations inscrites dans la réservation. Lorsqu’il y a seulement deux stations dans la réservation (point à point), IRIS a la capacité par le biais du TMS d’initier de façon automatique la communication entre les appareils sans devoir passer par le pont national. Cette façon de faire est privilégiée car elle évite de surcharger inutilement le pont national tout en assurant une connexion automatique. Pour le RUIS de Laval, certains équipements déployés dans le cadre des projets de télésanté disposent de licence multisites. Cette licence permet à l’appareil d’agir comme mini-pont de visioconférence et ainsi relier ensemble plus de deux appareils lors d’une activité de visioconférence. Selon la licence, ces mini-ponts peuvent réunir de quatre à six appareils sans utiliser le pont national. L’utilisateur n’a pas besoin de savoir quels appareils disposent d’une telle licence, IRIS en assure la gestion automatiquement. Si dans une réservation de six équipements ou moins, on retrouve une station avec une licence multisite, IRIS prendra en charge la connexion. Par contre, si une telle station n’est pas présente ou encore s’il y a plus de six équipements dans la réservation, lors de l’enregistrement de la réservation, IRIS affichera un message et modifiera les paramètres déjà inscrits. Voir plus bas.
• Lancement manuel: ce mode permet qu’à l’heure convenue par le prétest, un appel soit fait aux appareils inscrits dans la réservation sans que la communication  ne soit complètement établie. Chaque établissement se doit de confirmer à l’aide de la télécommande qu’il est prêt à entrer en communication avec les autres participants de la visioconférence. Ce mode pourrait être utile dans le cas d’une activité de téléconsultation où un des établissements doit préparer un usager avant le début de la rencontre. Pour s’assurer que la communication ne s’établisse pas avant que l’usager soit prêt et ainsi respecter son intimité, ce mode devient un choix intéressant.

Après avoir ajouté les stations de visioconférence dans le module Systèmes participants et sélectionné le mode "Lancement automatique",  il se peut qu'il y aient trop de stations dans la réservation pour qu'IRIS en assume la gestion seul avec les TMS. Dans cette situation, l'utilisation du pont national est nécessaire. C'est en appuyant à la toute fin de la création de votre réservation sur "Ajouter la conférence" qu'IRIS vous indiquera que le pont national est nécessaire par le message suivant:

IRIS apporte aussi les changements suivants:

• La case Pont national (4) est maintenant cochée;
• Le type de connexion (5) passe à Réservation seulement car c'est le pont national qui veillera à connecter les stations ensemble;
• Présentement, à l'enregistrement de votre réservation, un courriel est automatiquement envoyé au gestionnaire du pont natinal, CBCI. à la réception de ce dernier, leur personnel inscrit la réservation sur le pont national. Comme une intervention humaine est nécessaire, CBCI exige un minimum de 6 heures entre l'envoi des modifications et l'heure de début de la réservation. Avec la mise en place de la nouvelle interface (API) entre IRIS et le pont national (prévue au mois de mai 2016), cette intervention huamine ne sera plus nécessaire. Comme les deux applications vont se parler en temps réel, les changements de réservation pourront se faire dans IRIS cinq minutes avant le début de la réservation (en incluant le temps de prétest);
• Suite à la sélection du pont national, une nouvelle case (6) s'ajoute permettant de voir le numéro de réservation du pont national de CBCI. Présentement, vous devez inscrire manuellement le numéro de réservation du pont national dans cette case lorsque vous recevez leur courriel de confirmation. Avec la nouvelle interface (API) entre IRIS et le pont national (prévue au mois de mai 2016), cette information s'inscrira automatiquement à l'enregistrement de votre réservation. Vous n'aurez plus à le faire manuellement;
• Une case permet (7) de sélectionner la station de l'établissement diffusseur. Pour ce faire, les stations de visioconférence doivent évidemment être déjà inscrites dans la section Systèmes participants. Aussi, il est maintenant possible de simplement cocher la case "Présentateur" de la station de visioconférence inscrite dans la liste des systèmes participants afin de signifier où se trouve la personne qui agit à titre de présentateur ou de formateur pour la rencontre. Voir la section Systèmes participants.
• La case "Nombre de participant audio" n'apparaît plus car maintenant, les participants audio sont ajoutés comme systèmes externes. Veuillez consulter la section "Systèmes externes" de la page Systèmes participants.

Mode d'affichage (2):

• Présence continue : comme son nom l’indique, tous les participants inscrits à la visioconférence apparaissent à l’écran en même temps. C’est le mode à utiliser pour une téléconsultation ou une réservation « point à point » (deux participants). Si vous êtes quatre participants, l’écran est divisé en quatre, ce qui est judicieux pour une rencontre administrative où vous voulez voir tous les participants en même temps. Pour des visioconférences de plus de six participants, l’image devient trop petite et ce mode d’affichage n’est pas agréable pour les participants. Il faut retenir pour ce mode d’affichage que nous voyons tout le temps tous les participants à l’écran.
• Commutation vocale : ce mode doit être privilégié pour les formations avec un présentateur, surtout s’il ajoute une présentation (style PowerPoint) à sa conférence. Dans ce mode, tous les participants voient celui qui parle en plein écran. Si un autre participant pose une question, c’est ce dernier qui sera alors visible et le présentateur s’affichera lorsqu’il répondra à la question. Le participant qui parle voit à son écran le dernier site qui a parlé. Dans ce mode, il est impossible de voir tous les participants sur son écran.
• Amélioration CP : ce mode d’affichage est un hybride entre les deux précédents, c’est-à-dire que vous voyez tous les sites en même temps mais celui qui parle occupe une plus grande section de l’écran. Il faut savoir que ce mode est configuré en 5:1, ce qui veut dire qu’il est prévu pour six participants. Si vous n’êtes que trois sites, l’écran sera tout de même divisé en six, les sections où il n’y a pas de site demeurent noir. S’il y a plus de six participants, les six derniers à avoir parlé seront visibles.

Période de prétest (3): La période de prétest est l’intervalle de temps avant l’heure prévue de la rencontre où l’organisateur désire que la connexion s’établisse entre toutes les stations inscrites à l’activité afin de s’assurer du bon fonctionnement technique. Les choix sont de zéro à 30 minutes par bonds de cinq minutes. Ainsi, une réservation prévue à midi avec un prétest de 30 minutes débutera réellement à 11 h 30. Il faut donc en tenir compte lors de la réservation de la salle et pour le choix de son appareil. Dans le cas d’une activité prévue à midi avec un prétest de 15 minutes, votre appareil doit être libre à partir de 11 h 45. Il ne peut être utilisé s’il est déjà engagé dans une rencontre se terminant à midi.

Contrairement à auparavant, le prétest ne peut plus être personnalisé par site. Maintenant, le prétest doit être de la même durée pour tous. En cas de conflit, vous devez communiquer avec l’organisateur.