Réserver une ressource

Les établissements qui inscrivent une ressource dans IRIS peuvent le faire selon deux modes soient Public ou Authentification. Une ressource en mode Public est accessible à tous, même aux personnes en dehors de l'établissement car on peut en faire la réservation en cliquant simplement sur un lien web et il n'y a pas d'authentification exigée. On y retrouve regroupées par établissement et propriétaire toutes les ressources des établissements du Québec qui ont inscrit au moins une ressource en mode Public. Vous pouvez en faire la réservation en y inscrivant vos coordonnées et une adresse courriel valide car vous devrez répondre à un courriel de confirmation afin de valider la réservation. Ce mode assure une grande autonomie pour les personnes qui ont à réserver des ressources. Le gestionnaire de la ressource peut aussi y inclure un processus d'approbation qui fait en sorte qu'une personne doit approuver votre demande de ressource afin de la valider.

Comme pour le module de gestion des visioconférences, le mode Authentification exige que chaque personne qui veut réserver une ressource doit s'authentifier afin d'avoir accès aux ressources des établissements à lesquels il est associé. En plus du principe d'approbation, ce mode permet de restreindre à certains utilisateurs la possibilité de réserver une ressource.

En mode Authentification

Après vous être authentifié sur la page d'accueil, si vous avez uniquement accès au module Réservation des ressources, cliquez simplement sur l’onglet Mes réservations (1).

Si vous avez accès aux 2 modules de l'application IRIS, cliquez sur la flèche à côté de Mes Réservations (1). Vous aurez deux choix. Sélectionnez Ressources ou Salles (2). 

• Si votre profil est associé à plus d'un établissement ou plus d'une installation, vous pouvez afficher seulement celui ou ceux désirés (3);
• Vous pouvez déterminer le mode d'affichage en sélectionnant un des choix suivants: Planning, Jour, Semaine ou Mois (4);
• À l'aide du calendrier, sélectionnez la date à laquelle vous désirez réserver une ressource (5);
• En cliquant sur le "i" (6), vous avez accès aux informations de la ressource;
• Les réservations de ressources déjà enregistrées apparaissent dans le calendrier (7). La resource est donc non disponible à ces heures;
• Les couleurs déterminent qui a fait la réservation (vous-même ou un autre utilisateur), l'origine de la réservation (module de gestion des visioconférences ou module de gestion des ressources) et le statut de la réservation (en attente d'approbation, approuvée ou en attente de confirmation(en mode Public uniquement)). Vous pouvez aussi retrouver des pictogrammes indiquant si c'est une réservation récurrente ou encore qu'elle est multi-salles. Vous pouvez consulter la légende au bas de la page (8) ou en passant la souris sur le rectangle Légende (9).

Il est possible de retrouver à côté du nom de la ressource des icônes indiquant des particularités associées à celle-ci:

•  Indique qu'au moins une personne doit approuver l'ensemble des réservations de cette ressource. Sans cette approbation, la réservation n'est pas valide;
• Indique que la réservation de cette ressource est restreinte à une ou quelques personnes. Les autres utilisateurs ne peuvent la réserver;
• Indique la présence d'une station de visioconférence permanente dans la salle.

Lors de la recherche d'une ressource, il est possible de préciser ses critères de recherche afin de trouver une salle correspondant à ses besoins. Pour ce faire, cliquez sur le triangle à côté de "Critères avancés (Salle)".

Vous pouvez par la suite déterminer le nombre minimum de places (10), la présence de fenêtre, table ou ordinateur  (11), les caractéristiques disponibles (12) et le ou les propriétaires (13). Tant pour les caractéristiques que pour les propriétaires, il est possible d'en sélectionner plus d'un. Il est possible de faire une recherche permettant de rechercher uniquement les salles avec un système de visioconférence fixe. Il suffit de cliquer sur "Afficher les salles avec équipements fixes seulement" (14). Après avoir précisé vos critères, appuyez sur Rechercher (15). Vous verrez alors seulement les ressources correspondant à vos critères de recherche.

Pour la section "Caractéristiques disponibles (12), il est possible en cliquant le dernier critère de rechercher les salles qui sont câblées pour la visioconférence afin de pouvoir y utiliser une station de visioconférence mobile.

Création de la réservation

Lorsque vous avez déterminé la ressource à réserver, assurez-vous d'être sur la bonne journée et dans l'espace correspondant à la ressource désirée, placez votre souris à l'heure du début de la réservation et en gardant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez vous jusqu'à l'heure de fin de la réservation. En relâchant le bouton de la souris, une fenêtre d'édition s'ouvre afin de compléter votre réservation. S'il s'agit d'une ressource à accès restreint, vous en serez immédiatement avisé et vous ne pourrez la réserver.

• Assurez-vous que les heures de début et de fin correspondent. Corrigez-les au besoin (16) et (17);
• Inscrire la raison de la réservation (18);
• Inscrire le département duquel la réservation relève (19);
• En étant authentifié, les champs suivants se complètent par défaut (20);
• Déterminez le type d'activité (Consultation clinique, formation, enseignement, administration ou recherche) (21);
• Indiquez le nombre de participants prévus (22);
• Vous pouvez faire une réservation multi-salles en ajoutant une ou des ressources se trouvant dans un des établissements ou installations à lesquels vous êtes associé. Il suffit de cocher la ou les ressources à ajouter dans la réservation (23). Apparaissent dans cette liste toutes les ressources selon les critères inscrits au préalable dans la section Critères avancés (Salle). Vous devez d'abord avoir vérifié la disponibilité de la ressource sinon vous aurez un message de non disponibilité lors de l'enregistrement. Notez que même si elle apparait, vous ne pourrez pas ajouter une ressource qui est restreinte à seulement un ou quelques utilisateurs. Un message d'erreur s'affichera lors de l'enregistrement;
• S'il s'agit d'une récurrence, activez la récurrence (24) et complétez les champs selon vos besoins;
• Enregistrez votre réservation (25).

En enregistrant votre réservation, vous recevrez un courriel spécifiiant que votre demande de réservation a bien été reçue. Si un processus d'approbation est associé à cette ressource, vous recevrez à nouveau un courriel lorsque l'approbateur aura approuvé votre réservation. Si votre demande est refusée, vous recevrez un courriel vous informant de ce refus sans pour autant en présenter les raisons. Si vous désirez plus d'explications, vous devrez communiquer avec l'approbateur. Dans le cas d'une ressource sans approbastion, vous recevrez un courriel automatisé confirmant votre réservation. 

Il est toujours très utile de conserver ces courriels car ils contiennent un lien permettant d'annuler rapidement sa réservation.

Enfin, si le gestionnaire de la ressource a programmé cette fonctionnalité, vous recevrez quelques jours avant la date de la réservation (le nombre de jour est déterminé par le gestionnaire) un courriel vous rappelant votre réservation et vous demandant si elle est toujours justifiée. Si oui, vous n'avez aucune action à porter. Si non, le courriel contient un lien permettant d'annuler simplement votre réservation et ainsi libérer la ressource pour d'autres utilisateurs.

En mode public

Pour accéder au mode Public du module de réservation des ressources, se rendre sur le lien suivant: https://iris.lecsct.ca/Formulaires/FormReservationRessource.aspx ou encore cliquez sur Réservation de salles sur la page d'accueil d'IRIS.

Sélectionnez d'abord la date désiré de la réservation (1). Vous retrouvez sur cette page l'ensemble des ressources de tous les établissements qui ont inscrit une ou plusieurs de leurs ressources en mode Public. Elle sont classées par order alphabétique de propriétaire, peut importe l'établissement (2). Les rectangles de couleur indiquent la non disponibilité d'une ressource (3). Vous pouvez filtrer votre recherche selon un établissement (4), le nombre de places (5), selon certains critères désirés (6), des caractéristiques disponibles (7) ou selon un ou des propriétaires (8). Faites Rechercher (9) afin d'appliquer vos sélections.Vous pouvez obtenir de l'information sur la ressource en appuyant surr le "i" (10). Si vous désirez rehcercher les salles ayant un système de visioconférence fixe ou une prise de visioconférence permettant de brancher une station de visioconférence mobile, consultez la section de la création d'une ressource en mode authentification.

Création de la réservation

Lorsque vous avez déterminé la ressource à réserver, assurez-vous d'être sur la bonne journée et dans l'espace correspondant à la ressource désirée, placez votre souris à l'heure du début de la réservation et en gardant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez vous jusqu'à l'heure de fin de la réservation. En relâchant le bouton de la souris, une fenêtre d'édition s'ouvre afin de compléter votre réservation. 

• Assurez-vous que les heures de début et de fin correspondent. Corrigez-les au besoin (11) et (12);
• Inscrire la raison de la réservation (13);
• Inscrire le département duquel la réservation relève (14);
• Inscrire votre nom et complétez les champs d'identification (15). inscrivez une adresse courriel valide que vous consultez régulièrement, car à l’enregistrement de votre réservation, un courriel de confirmation vous est envoyé et vous avez une heure pour y répondre afin de valider votre demande sinon elle sera rejetée;
• Déterminez le type d'activité (Consultation clinique, formation, enseignement, administration ou recherche) (16);
• Indiquez le nombre de participants prévus (17);
• Vous pouvez faire une réservation multi-salles en ajoutant une ou des ressources qui sont elles aussi en mode Public. Il suffit de cocher la ou les ressources à ajouter dans la réservation (18). Apparaissent dans cette liste toutes les ressources selon les critères inscrits au préalable dans la section Critères avancés (Salle). Vous devez d'abord avoir vérifié la disponibilité de la ressource sinon vous aurez un message de non disponibilité lors de l'enregistrement;
• S'il s'agit d'une récurrence, activez la récurrence (19) et complétez les champs selon vos besoins;
• Enregistrez votre réservation (20).​