Systèmes participants

Cette section vous permet d'ajouter à la réservation les stations qui participeront à l'activité. Pour l'application IRIS, il y a deux types de stations, soient les stations qui sont inscrites dans IRIS que l'on appelle simplement Systèmes et celles qui ne le sont pas que l'on appelle Systèmes externes. Les premiers sont inscrits sur un des TMS gérés par l'application IRIS et toutes leurs coordonnées s'y retrouvent. Pour les systèmes externes, lors de leur inscription dans une réservation IRIS, nous devons inscrire l'ensemble de leurs coordonnées dont l'adresse IP ou l'Alias E164.

Systèmes

Une réservation IRIS doit toujours contenir au moins une station appelée Systèmes qui se retrouve dans l'application. C'est pourquoi nous débutons toujours par l'ajout du ou des système(s). Pour ce faire, appuyez sur Sélectionner les systèmes (1).

Pour la recherche d'une station de visioconférence, trois modes s'offrent à vous:

• Recherche (3);
• Recherche avancée (4);
• Recherche par Région - Établissement (5);

Il se peut que l'une des options soit fermée, appuyez alors sur la flèche pour l'ouvrir.

Recherche (3): Ce mode vous permet de voir l'ensemble des stations inscrites dans IRIS. Pour faire apparaître la liste, cliquez dans la case où est inscrit "Aucun filtre sélectionné" (A).  Avec la flèche de défilement (B), faire défiller les stations afin de retrouver la station désirée. Vous pouvez cocher plus d'une station (C). Afin de faciliter la recherche, il est possible d'inscrire un mot clé dans la case "Filtre" (D). Inscrire un mot clé qui se retouve soit dans le nom de l'établissement ou dans le nom de la station. Pour l'exemple ci-bas, le mot clé a été inscrit dans la case et IRIS affiche toutes les stations qui correspondent à ce mot clé. Il suffit de sélectionner celle désirée.  

Une fois la sélection terminée, le nombre de stations sélectionnées apparaît dans la case (6) et il suffit de cliquer sur Ajouter ce système (7). Si vous retournez dans ce mode pour rechercher une autre station, il est important d'appuyer avant sur "Tout désélectionner"  afin de retirer les stations déjà choisies (voir dans l'image ci-haut).

 

Recherche avancée (4): ce mode permet de faire une recherche par les coordonnées de l'appareil, soit l'adresse IP ou l'Alias E164. La recherche la plus commune est par l'adresse IP (8). Y inscrire l'adresse IP. La recherche par Axis a été retirée car cette nomenclature était associée à l'ancien gestionnaire du pont national.

Cliquez ensuite sur Rechercher  (9). Si aucun résultat n'apparaît dans la boîte Trouvés (10),c'est que le système est externe. Si la station est dans IRIS, elle apparaîtra dans cette boîte. Cliquez sur la double-flèche (11) pour déplacer la station dans la boîte Choisis (12). Vous pouvez répéter la recherche pour une autre station et la transférer elle aussi dans la boîte Choisis.. Si vous désirez retirer une station se trouvant dans cette boîte, cliquez une fois sur cette dernière pour la mettre en surbrillance et appuyez sur le "X" (13). Lorsque terminé, cliquez sur Ajouter le(s) système(s) choisi(s) (14).

Recherche par Région - Établissement (5): dans ce mode, toutes les stations de visioconférence inscrites dans IRIS sont réparties par région administrative et par établissement. Il est possible, selon les besoins de sélectionner plus d'une région administrative afin de sélectionner plus rapidement plus d'une station de visioconférence.

• En cliquant dans la case des régions administratives (15), une fenêtre s'ouvre vous permettant de sélectionner la ou les régions administratives désirées. Il suffit de cocher vos sélections;

• Cliquz ensuite dans la case "Établissement" (16). Apparaît alors toutes les installations se trouvant dans la ou les régions administratives sélectionnées précédemment. Si vous désirez inscrire plus d'une station, sélectionnez les installations correspondantes.

• En cliquant dans la case "Système" (17),l'ensemble des stations de visioconférence associées aux installations précédemment sélectionnées apparaissent. Sélectionnez les stations désirées. Dans l'exemple ci-bas, deux stations de deux établissements différents ont été sélectionnées dans une seule étape.

• Cliquez sur Ajouter ce système par la suite.

Afin d'accélérer grandement l'étape d'inscription de la date et les heures de votre réservation, le processus de mise à jour des informations a été modifié. Ainsi, lorsque vous ajoutez au moins une station de visioconférence dans la réservation, vous devez maintenant rafraîchir le calendrier afin de se rendre à la date désirée. Dans l'image ci-bas, un message en rouge indique que le calendrier de projection n'est plus à jour. La date indiquée (encadré rouge) est celle du jour. Il vous faut alors cliquer sur le bouton en-dessous (marqué par une flèche) afin de correspondre à la date désignée dans la section "Informations générales". Ensuite, le message disparaîtra. Il apparaîtra à nouveau cependant si vous allez faire une modification à la date ou les heures de début et de fin. Répétez alors le processus.

Peu importe le mode utilisé pour la sélection d'une station, toutes les stations sélectionnées se retrouvent dans le calendrier en dessous (18).

La région de couleur saumon (19) représent la période de l'activité incluant le prétest. Les rectangles blancs avec un numéro de réservation IRIS et des heures indiquent la non disponibilité des stations car IRIS valide automatiquement la disponibilité des stations dans l'application. Pour la validation de la disponibilité des stations directement sur le pont national, voir la section plus bas.Si l'un des rectangles blancs se trouve par-dessus la période de l'activité (20), c'est que la station n'est pas disponible pour votre activité. Vous devez alors la retirer de la réservation sinon, vous ne pourrez enregistrer cette dernière. Vous aurez alors un message indiquant qu'au moins un des systèmes n'est pas disponible.Si votre établissement utilise le module de réservation des ressources, vous pouvez associer la salle à la réservation. En cliquant sur la flèche de défillement (21), sélectionnez la salle. Si la salle n'apparaît pas dans la liste, sélectionnez "Autre" comme salle et la case en dessous sera dégrisée vous permettant ainsi d'écrire le nom de la salle. Il faut cependant bien comprendre qu'en écrivant le nom manuellement, aucune réservation ne se crée dans le module de gestion des ressources pour cette salle. Si la station de visioconférence est fixe dans une salle, cette dernière est associée par défaut à la station. En créant une réservation dans le MGV, cela crée automatiquement une réservation dans le MGR.

Pour retirer une station de la réservation, cliquez sur le "X" rouge (22).

Une fois la gestion des stations terminée, appuyez sur Accepter (23). Si vous omettez cette étape, un message d'erreur s'affichera lors de l'enregistrement de la réservation indiquant que la section Systèmes participants est en cours d'édition. Veuillez accepter avant d'enregistrer à nouveau.

Validation de la disponibilité d'une station inscrite seulement sur le pont national

Comme vu plus haut, lorsque vous ajoutez des stations de visoconférence dans la réservation, IRIS affiche la disponibilité en temps réel des réservations faites dans IRIS. Il n'affiche cependant pas les réservations faites uniquement sur le pont national. En enregistrant votre réservation, cette validation sur le pont national se fera et IRIS vous indiquera qu'au moins une station n'est pas disponible sans pour autant vous indiquer laquelle. Il est possible de connaître cette disponibilité avant d'enregistrer votre réservation. Cliquez dans la case "Inclure les réservations inscrites sur le pont national mais non-inscrites dans IRIS". Cette validation ne se fait pas de façon automatique car elle ralentie légèrement le processus, ce qui pourrait être un inconvénient auprès des utilisateurs qui n'ont pas besoin de cette validation.

En cliquant cette case, le message "Le calendrier de projection n'est plus à jour. Cliquez sur ce bouton pour le rafraîchir" (voir flèche ci-bas).

La validation sera alors faite sur le pont national et si une réservation existe sur ce dernier, elle apparaîtra en rouge/brun. En passant la souris sur le "i" (voir flèche ci-bas), vous verrez alors les coordonnées de la réservation sur le pont national.

Systèmes externes  

Pour ajouter un ou des systèmes externes, appuyez sur Sélectionner les systèmes externes (2). 

Vous devez d'abord déterminer si le système externe est "Sortant" ou "Entrant" (24).

• En mode "Sortant" : À la date et l'heure prévue de l'activité, la connexion se fera de façon automatique avec le système de visioconférence. Cette option est sélectionnée par défaut et c'est celle utilisée le plus souvent.
  • Les paramètres suivants correspondent à l'ancienne façon d'inscrire les systèmes externes (avant la version 5.01) :
    • ​Direction : Sortant
    • Type : Vidéo
    • Protocole : IP/H323
• En mode "Entrant" : Il arrive parfois que l'on préfère que la connexion ne se fasse pas de façon automatique.
  • Une des raisons pour cette situation est un conflit avec le prétest inscrit dans la réservation. Par exemple, un système de visioconférence est réservé de 09 h 00 à midi et vous voulez participer à une autre activité de midi à 13 h 00. Si un prétest de 30 minutes est programmé dans la réservation, la station doit être libre à partir de 11 h 30, ce qui n'est pas le cas. Pour pouvoir participer à l'activité de midi, les utilisateurs de la station en conflit doivent appeler eux-mêmes pour se connecter à l'activité à midi lorsque la première activité est terminée en utilisant le code de conférence fourni par le gestionnaire du pont national.
    • On sélectionne alors "Entrant" qui signifie qu'aucun appel ne sera fait à l'heure prévue du prétest à cette station. Pour permettre à cette station de se brancher à la réservation à midi, l'utilisation du pont national est obligatoire. C'est pourquoi, en plaçant une station externe en mode "Entrant", lors de l'enregistrement de la réservation, un message en rouge vous indiquera qu'il y a trop de station pour la capacité et que l'utilisation du pont national est obligatoire même s'il n'y a que deux stations.
  • Veuillez vous référer à la section Paramètres pour voir la l'impact lorsqu'un tel message apparaît.

En mode "Sortant"

Vous sélectionnez ensuite le type (25). Par défaut, le type "Vidéo" est inscrit et c'est ce dernier qui doit être choisi pour une station de visioconférence. Indiquez ensuite le protocole (26). Trois choix sont disponibles: 

• IP/H323: la grande majorité des stations de visioconférence sont appelées via leur adresse IP. Cette dernière est composée de quatre blocs de trois chiffres. Ex: 192.168.008.020.
• SIP: le "Session Initiation Protocol" (dont l'abréviation est SIP) est le protocole de plus en plus utilisé qui tend à remplacer le IP/H323. Sélectionnez ce protocole si l'utilisateur vous donne une adresse SIP pour sa station. Les adresses SIP se présentent sous la forme suivante: infos_utilisateur@domaine.         
• ISDN/H320: le protocole ISDN (RNIS en français) en est un désuet qui utilise l'infrastructure téléphonique. On le retrouve encore dans les régions non desservies par les nouvelles technologies, principalement dans le nord. Comme il utilise la technologie téléphonique, son format est identique à un numéro de téléphone. Il faut donc considérer que des frais interrubains peuvent s'appliquer lorsqu'il y a lieu.

Peu importe le protocole utilisé, inscrire le numéro ou adresse correspondant dans la case "Numéro/Quantité" (27).

En mode "Entrant"

Vous devez réserver autant de place sur le pont national qu'il y a de particpants utilisant ce mode. Vous devez d'abord spécifier si le ou les utilisateurs participeront à partir d'une station de visioconférence (Vidéo) ou par téléphone (audio) (25). S'il y a des utilisateurs des deux modes, vous devez faire une entrée en type "Vidéo" et une autre en type "Audio". Dans chacun des cas, il faut inscrire le nombre de participant dans la case "Numéro/Quantité" (27).  Si vous avez un nom de station et/ou de salle, les inscrire dans les cases appropriées (28). S'il y a plus d'un participant, omettre cette inscription.

L'établissement est obligatoire. Si la station est située dans un établissement inscrit dans IRIS, sélectionnez cet établissement en cliquant sur la flèche de défillement (29). Vous pouvez accélérer votre recherche en inscrivant un mot clé. Si l'établissement ne se trouve pas dans cette liste, sélectionnez "Autre" et la case à droite ne sera plus grisée. Vous pouvez alors y inscrire le nom de l'établissement. Si vous réservez pour plus d'une station, il est impossible de mettre le nom de chacun des établissements. Dans ce cas, sélectionnez "Autre" et inscrivez "Multi" dans la case pour le nom del'établissement. Cliquez ensuite sur Ajouter (30). Lorsque vous avez terminé l'ajout des stations externes, appuyez ensuite sur Accepter (31).

Comme mentionné plus haut, il se peut que vous ayez à ajouter une station de visioconférence inscrite dans IRIS en mode "Système externe" en direction "Entrant" parce que cette dernière n'est pas disponible pour le prétest. En utilisant cette stratégie, ceci réserve votre place sur le pont national que vous pourrez appeler la journée de l'activité. Cependant, comme vous n'avez pas inscrit l'adresse IP de votre station dans la réservation, rien n'indique que cette dernière n'est pas disponible pour une autre réservation. Ainsi, quelqu'un d'autre pourrait la réserver à autre chose. De plus, si votre établissement utilise IRIS pour indiquer aux techniciens où aller installer une station mobile, aucune mention n'apparaît dans l'application. C'est pourquoi, dans cette situation, après avoir inscrit votre station dans la réservation désirée, vous devez faire une autre réservation dans IRIS afin de bloquer la station. Cette réservation peut porter le même titre que l'autre réservation afin de pouvoir les associer et il est utile d'inscrire dans la description qu'il s'agit d'une réservation pour un station qui est utilisée dans une autre réservation en mode "Entrant". Pour les heures, vous indiquez les mêmes heures que celles se trouvant dans la réservation en mode "Entrant" mais il est important de NE PAS METTRE DE PRÉTEST. En effet, comme c'est à cause de ce dernier qu'il y a un conflit entre les deux réservations, il ne faut pas l'ajouter. Enfin, il est impoortant de mettre la réservation en type de connexion "Réservation seulement". Ainsi, vous aurez réservé votre place sur le pont en mode "Entrant" et bloqué votre station pour tout autre réservation.

Si vous utilisez souvent une station externe, vous pouvez la placer dans la liste de vos stations externes. Pour ce faire, consultez "Mes stations externes" dans la section Stations de Mon compte pour voir comment l'inscrire dans votre liste. Pour ajouter une telle station à votre réservation, cliquez sur Ajouter les systèmes depuis mes préférences (32). La liste de vos stations apparaîtra.

Sélectionnez celle(s) désirée(s) en cliquant dans la case à cocher correspondante et appuyez ensuite sur Ajouter (33). Toujours terminer le choix des stations en appuyant sur Accepter (31).

La liste des stations inscrites dans la réservation s'affichera en séparant les systèmes inscrits dans IRIS et les systèmes externes. 

Il est possible de définir la station ou est diffusée la présentation en cochant la case "Présentateur" correspondant à station où est le présentateur (34).

Si votre réservation est publique afin de diffuser l'information mais que vous ne voulez pas que les participants ajoutent eux-mêmes leur station en raison entre autre de frais d'inscription, il est possible de cocher la case Ne plus permettre l'ajout de systèmes (35). Ainsi, les participants potentiels pourront prendre connaissance de la tenue de votre activité mais devrons suivrent les procédures pour s'inscrirent.