Définitions
Module Gestion des visioconférences
Visioconférence
La visioconférence est une téléconférence qui permet à ses participants de se voir et de s’entendre réciproquement. L'utilisation de caméras, d'écrans, de microphones et de haut-parleurs permet de capter et de diffuser les images et le son. Les visioconférences peuvent se faire entre deux sites ou plus, peu importe leur localisation.
La visioconférence peut être utilisée pour des réunions administratives, des téléconsultations, des téléformations ou des activités de recherche.
Organisateur
Site qui organise l'activité de visioconférence peu importe son type (téléconsulation, téléformation, administrative, recherche). L’organisateur est le créateur de la réservation dans l'application IRIS. Il avise les participants potentiels de la tenue d'une telle activité et il s’occupe d’inscrire les sites participants dans sa réservation IRIS si celle-ci est non-publique. Dans le cas contraire, il invite les participants à s'ajouter eux-mêmes en leur transmettant le numéro de réservation IRIS.
Participant
Site qui prend part à une activité de visioconférence (peu importe le type) organisée par un autre établissement ou installation. Dans le cas d'une téléconsultation, c'est l'endroit où se trouve l'usager.
Pont national
Structure technologique permettant le branchement de plusieurs stations de visioconférence ensemble. Au Québec, le fournisseur de ce service est présentement la compagnie CBCI et elle a la responsabilité d’offrir un support technique de 3ème niveau aux établissements et installations.
Module Réservation des ressources
Mode Public
Mode d’utilisation par lequel les ressources sont accessibles à tous, sans authentification et ce, peu importe sa provenance ou son établissement. Ce mode assure une grande autonomie pour les personnes qui ont à réserver des ressources dans un établissement ou une installation.
Mode Authentification
Mode d’utilisation par lequel une authentification unique est exigée pour chaque utilisateur afin d’assurer un plein contrôle des ressources et une traçabilité complète. Même si cette option exige une authentification, elle peut être réalisée n’importe où, car IRIS est une application Web.
Propriétaire
On appelle propriétaire la personne, le service, le département ou la direction qui assure la gestion de la ressource dans une installation.
Ressource
On considère comme une ressource une salle, un portable, un projecteur, tout autre équipement audiovisuel, un kiosque, etc. En fait, tout équipement ou salle qui fait l’objet d’une réservation par plusieurs utilisateurs est une ressource.
Établissement
Un établissement est l’entité juridique dotée de capacités et de responsabilités légales qui est titulaire d’un permis délivré par le ministre de la Santé et des Services
sociaux (Ex.: CISSS, CIUSSS, CHU). (Réf.: MSSS, Glossaire: Définition de termes relatifs au réseau de la santé et des services sociaux,Juin 2015)
Installation
Une installation est le lieu physique où sont dispensés les soins de santé et les services sociaux à la population du Québec, dans le cadre d’une ou de plusieurs missions. Un établissement comporte généralement plusieurs installations.(Réf.: MSSS, Glossaire: Définition de termes relatifs au réseau de la santé et des services sociaux,Juin 2015). Dans l'application IRIS, les différentes stations de visioconférence sont triées par installation mais l'appellation "établissement" est utilisée..
Fonctionnalités du module Réservation des ressources
Approbation
L’établissement détermine le niveau d’approbation accordé à chacune de ses ressources afin d’en contrôler l’accès. Par exemple, l’établissement peut désigner une ou des personnes qui devront approuver toutes les réservations pour une ressource. Pour réserver cette ressource, vous devrez donc obtenir l’approbation de la ou d'une des personnes responsables afin de confirmer votre réservation, et ce, tant en mode « Public » qu’en mode « Authentification ».
Accès restreint
En mode Authentification, le propriétaire d’une salle peut restreindre à une liste de personnes inscrites dans IRIS le pouvoir de réserver une ressource. Si vous tentez de réserver cette ressource et que vous n’êtes pas une personne autorisée, vous recevrez un message vous indiquant que vous ne détenez pas les droits nécessaires.
En mode Public, vous ne pourrez pas voir la ressource.
Courriel de rappel
Selon les paramètres que le propriétaire de la ressource a déterminé, il se peut qu’un courriel vous soit envoyé quelques jours avant la date de votre réservation en guise de rappel. Dans le cas où vous n’avez plus besoin de la ressource, le courriel contient un lien sur lequel il suffit de cliquer pour annuler votre réservation et ainsi libérer la ressource pour les autres utilisateurs. Si votre réservation est toujours nécessaire, vous n'avez aucune action à porter.
Précisions
Dans le cas où vous tentez de réserver une ressource en même temps qu’un autre utilisateur, l'application IRIS bloque la ressource sur le serveur. La ressource vous apparaitra disponible, mais c’est en enregistrant votre réservation qu’un message d’erreur apparaîtra. Dans ce cas, il suffit de cliquer sur « Rechercher » afin de faire une mise à jour de l’affichage.
De plus, contrairement à la récurrence dans le module Gestion des visioconférences, lorsque l’on crée une série dans le module Réservation des ressources, IRIS attribut le même numéro de réservation à chacune des occurrences. Il est donc impossible de supprimer une occurence dans la série de réservations d'une ressource. Vous devez alors arerêter léservation en cours et en créer une nouvelle à une date ultérieure à la date de l'occurence que vous voulez supprimer.
Acronymes et abréviations
Pour connaitre la signification d'une abréviation, veuillez vous référer à la page Définitions acronymes et abréviations.
