Personnes à aviser
Lorsque vous créez ou modifiez une réservation IRIS, un courriel vous est automatiquement envoyé contenant toutes les informations concernant la réservation. Vous pouvez inscrire des personnes dans cette section qui pourront recevoir ce même courriel de confirmation. Afin de simplifier la planification de vos rencontres il est aussi possible de valider la disponibilité des participants via leur agenda Outlook travaillant dans le RSSS.
Il y a quatre façons d’ajouter une personne à aviser :
- En ajoutant manuellement une personne (1);
- En ajoutant une personne ayant un compte dans IRIS (2);
- En ajoutant une/des personne(s) à partir de mes groupes de personne à aviser (3);
- En ajoutant une/des personne(s) du RSSS ayant un compte Outlook (4).
Pour l'ajout manuellement, il suffit de cliquer sur le «+» (1). S'ouvre alors la fenêtre suivante vous permettant d'inscrire les informations nécessaires:
Y inscrire les informations et cliquez sur «Ajouter».
Pour l'ajout d'une personne à aviser via la liste des personnes inscrites dans IRIS (2), la recherche peut se faire par prénom et nom (5) ou par installation (6).
Pour la recherche par installation, cliquez sur la flèche de défilement (6) et dans la liste des installations, choisir celle désirée. Vous verrez alors les utilisateurs associés à cette installation. Cliquez sur «Ajouter» à droite pour ajouter le ou les utilisateurs désirés.
Pour l'ajout de personnes à aviser via mes groupes (3), en cliquant sur cet onglet, apparaît la fenêtre qui contient vos groupes de courriel. Pour la gestion de ces groupes, consultez la section « Groupes de courriel» qui se trouve dans «Mon compte». Pour ajouter un groupe de courriel aux personnes à aviser, cliquez sur la flèche de défilement (7).
Vous verrez alors la liste de vos groupes de courriel. Cochez le carré blanc devant le ou les groupes à ajouter. Cliquez ensuite sur «Ajouter» (8). Toutes les personnes se trouvant dans ces groupes recevront les mêmes courriels que l'organisateur.
Pour ajouter une personne à aviser du RSSS, cliquez sur «Personnes du réseau de la santé» (4) et la fenêtre permettant d'inscrire le nom, prénom ou adresse courriel de la personne s'ouvre.
En y inscrivant un nom, la recherche s'effectue et s'affichent les résultats correspondants.Cliquez sur la personne désirée.
Peu importe le mode utilisé pour rechercher une ou des personnes, celles ajoutées se retrouvent toutes dans la même section. Pour celles qui ont une adresse courriel du RSSS associée à un compte Outlook, il est possible de connaître leur disponibilité pour la rencontre. Si la personne a des rencontres de déjà planifiées, elles sont visibles dans le calendrier en bleu sans pour autant connaître la teneur de la rencontre. Cette section permet donc de connaître la disponibilité des participants. Il faut cliquer sur le bouton «Rafraîchir» pour voir l'horaire des participants.
Si vous voulez que une ou des personnes de ce groupe soient dans la section des personnes à aviser, cocher le carré blanc devant le nom et cliquez sur Ajouter aux personnes à aviser (9). Il est important que peu importe la disponibilité de la personne, rien n'empêche de l'ajouter aux personnes à aviser.
Les personnes à aviser se retrouvent alors dans cette section.Toutes les personnes se trouvant dans cette section recevront le courriel de confirmation de la rencontre.
Toutes les personnes à aviser reçoivent le même courriel qui comportant les informations de la rencontre. On y retrouve aussi un fichier «.ics».
En cliquant sur la flèche de défilement (10), un menu s'ouvre et cliquez sur «Ajouter au calendrier (11). La rencontre s'ajoutera à l'agenda de la personne.
