Gestion des ressources de Mon compte

 

Gestion des ressources de Mon compte

Vous devez avoir le profil «Gestionnaire de ressources» pour avoir accès à cette section. Pour l'obtenir, communiquez avec le pilote IRIS de votre établissement.

Cette page permet d’assurer la gestion des ressources des installations auxquelles vous êtes associés. Voici l'affichage de base de la page.

Pour ajouter une ressource, cliquer sur le « + » situé au bout de la flèche.

Une boîte de dialogue permettant la création d’une nouvelle ressource apparaît.

Informations générales

Les neuf types de ressource disponibles

• La liste « Type de ressource » permet de choisir parmi les neuf types de ressource disponibles. Une fois la ressource créée, il est impossible de changer le type de ressource. La liste sera désactivée.
• La liste des installations sert à faciliter le choix du propriétaire de la ressource. Plutôt que de devoir choisir parmi tous les propriétaires et de risquer de tomber sur des propriétaires avec le même nom, il faut d’abord choisir l’installation du propriétaire. Ainsi, seuls les propriétaires de cette installation seront affichés.
• La liste des propriétaires permet de choisir le propriétaire de la ressource. La liste est désactivée tant qu’une installation n’est pas sélectionnée (voir plus bas).
• Le champ « Numéro » est obligatoire. Il sert à indiquer le numéro de la ressource. Ce numéro peut être par exemple le numéro de la salle si la ressource est une salle, le numéro de série si la ressource est un équipement informatique, le numéro de plaque d’immatriculation si la ressource est un véhicule, etc. Ce champ peut contenir un maximum de 100 caractères. Tous les caractères ne sont pas acceptés.
• Le champ « Nom » est obligatoire. Il peut contenir un maximum de 100 caractères. Tous les caractères ne sont pas acceptés.
• Le champ « Description » est obligatoire. Il n’a pas de limite de caractères et tous les caractères sont acceptés.
• Le champ « Information supplémentaire » n’est pas obligatoire. Il permet de saisir des informations relatives à la ressource, mais qui n’ont pas à être saisies dans le champ « Description ». Il peut contenir un maximum de 500 caractères et tous les caractères sont acceptés.
  

Le bouton d’information (voir encadré rouge) fera s’afficher une boîte informative lorsque le curseur de la souris est placé dessus. Le contenu de cette boîte dépend de ce qui a été saisi dans le champ « Coordonnées » du propriétaire. Le champ « Coordonnées » se trouve dans la page des Propriétaires.

Note : Si rien n’a été saisi dans le champ « Coordonnées », le bouton d’information ne s’affichera pas.

Voici où trouver le champ « Coordonnées » dans la page des Propriétaires.

Informations sur la ressource

La section « Informations sur la ressource » n’apparaît que si le type de ressource « Salle » a été sélectionné.

• ​​Les filtres vous permettent d'abord de sélectionner la ou les installations désirées (1). Notez que vous avez accès uniquement aux installations auxquelles vous êtes associés;
• Selon les installations sélectionnées, vous pouvez filtrer par propriétaire (2);
• La recherche peut aussi se faire par type de ressource selon les neuf établis (3);
• Il est possible d'afficher les ressources inactives pour les activer à nouveau (4);
• Une fois les filtres sélectionnés, il est possible de sauvegarder les filtres pour une prochaine recherche (5);
• Cliquez sur «Réinitialiser les filtres» (6) pour revenir aux filtres par défaut ou «Réinitialiser les filtres selon les préférences»;
• Enfin, vous pouvez déterminer le nombre de ressources affichées par page (entre 10 et 100) (7).

Pour chaque ressource, vous obtenez le numéro de la ressource (8), le nom de la ressource (9), le nom de l'installation associée (10), le type de ressource (11),la description (12) s'il y en a une et enfin si la ressource est active ou non (13). Il est possible de rechercher par un mot clé (14) (la recherche se fait dans tous les onglets: Numéro, Nom, Installation, Type et description) pour retrouver plus rapidement une ressource. Si les ressources sont affichées sur plus d'une page, vous pouvez naviguer entre les pages (15).

En cliquant sur une ressource, une fenêtre s’ouvre vous permettant de consulter ou modifier les données inscrites.

En cliquant sur Créer (16), une fenêtre d’édition s’ouvre vous permettant d’ajouter une ressource à un établissement.

Il est possible de sélectionner une ou plusieurs ressources en cochant le carré à gauche du numéro de la ressource et de la ou les supprimer en cliquant sur «Supprimer»  (17). Si une ressource a déjà fait l'objet d'une réservation, elle sera désactivée et non supprimée. Avant de supprimer une ressource, il est important de s'assurer qu'il n'y a pas de réservations à venir. Pour le valider, nous recommandons d'extraire le rapport «Détails d'utilisation des ressources» pour cette ressource afin de connaître les réservations à déplacer. En ce sens, vous pouvez consulter la section Rapports de Mon compte.

• Type de ressources: vous devez d'abord déterminer de quel type de ressource il s'agit. Il y en a neuf: salle, chambre/logement, clinicien, informatique, matériel divers, matériel médical, multimédia, téléphonie et véhicule;
• Installation : en cliquant sur le bouton de défilement, sélectionnez l’établissement désiré; seuls les établissements auxquels vous êtes associés apparaissent. Il est possible d'utiliser la fonction "Filtre" si vous en avez plusieurs pour trouver celui désiré;
• Propriétaire : selon l’installation choisie, sélectionnez un des propriétaires associés
• Complétez les champs : Numéro, Nom, Description, Étage, Aile, Téléphone et poste (les champs avec un astérisque rouge sont obligatoires);
• Nombre de places : à l’aide des flèches, indiquez la capacité de la ressource si c’est une salle; dans les autres cas, inscrire « 1 ».

• Propriétés : Pour une ressource de type "Salle", cochez d'abord si une fenêtre, des tables ou un ordinateur sont présents dans la salle.
• Équipements/caractéristiques disponibles: en cliquant sur la flèche de défilement de "Équipements/ caractéristiques disponibles", s'ouvre la fenêtre d'édition. Cochez le ou les caractéristiques correspondant à votre ressource. Ceci permet par la suite à l'utilisateur de faire une recherche de ressource selon des caractéristiques désirées. En ce qui concerne la «Prise pour station de visioconférence mobile», cochez cette case seulement s'il s'agit d'une salle où il n'y a pas de station de visioconférence fixe mais qui dispose d'une prise réseau programmée pour la visioconférence. Ainsi, lorsqu'un utilisateur fera une réservation de visioconférence dans le MGV en y ajoutant une station de visioconférence mobile, apparaîtra alors dans la liste des salles à y associer, seulement celles qui disposent de la prise nécessaire si le tout a été édité dans la section Stations de Mon compte.
• Informations supplémentaires : permet d’ajouter des informations additionnelles, des particularités ou des consignes concernant la ressource. Ces dernières pourront être consultées par l'utilisateur lors de la recherche de sa ressource;

• Documents : permet d’ajouter différents documents utiles tels que : photo, plan, trajet pour se rendre à la salle, etc. Les documents doivent être dans une des extensions suivantes : pdf, jpg, jpeg, png, bmp, gif. Ces documents seront accessibles aux utilisateurs par la suite lors de la recherche d'une ressource.; Il suffit de cliquer sur "Ajout" et aller chercher le fichier dans votre ordinateur;
• Équipements de visioconférence : selon l’installation sélectionnée, les systèmes de visioconférence associés à cette dernière apparaissent ici. Si un système de visioconférence est dédié exclusivement à une salle (fixe ou mobile), le sélectionner dans la case « Disponibles » et le déplacer dans la case « Liés » en cliquant sur la flèche marquée. Ainsi, lorsqu’une réservation de visioconférence est faite dans le module de Gestion des visioconférences incluant ce système, une réservation se fait automatiquement dans le module de Réservation des ressources pour bloquer la salle;

• Responsable(s) : Il est possible mais non obligatoire de désigner une ou plusieurs personnes responsables d'approuver les réservations d'une ressource. Le/les responsable(s) d’une ressource sont ceux qui doivent approuver toutes les demandes de réservations pour cette ressource. Un approbateur doit nécessairement avoir un compte d’utilisateur IRIS. En tapant le nom ou le code (2 premières lettres du prénom et 2 premières lettres du nom de famille) dans la case Utilisateur, les utilisateurs correspondant apparaissent. Sélectionnez celui désiré afin de l’inscrire dans la case Responsable(s) d’approbation de la réservation. Pour retirer un approbateur, il suffit de le sélectionner et d'appuyer sur "Retirer". En cliquant sur "Retirer tout", tous les approbateurs seront retirés.
• Restrictions : il est possible de restreindre l’accès à une ressource à un ou quelques utilisateurs qui ont un code d'utilisateur pour le module de réservation des ressources dans l'application IRIS. L’ajout se fait selon le même mode que pour le responsable. Dans les deux cas, ces noms peuvent être modifiés ultérieurement;

• Cacher en public : en cochant cette case, la ressource est visible uniquement en mode Authentification. Elle est cochée par défaut. Si elle est décochée, la ressource sera visible et disponible pour réservation sur la page publique du MGR de la plateforme IRIS. Le lien est disponible sur la page d'accueil de la plateforme (https://www.irisreservation.ca/Public/ReservationRessourcePublic.aspx) ;
• Nombre de jours d’avance maximum pour réservation : permet de déterminer le nombre de jours maximum pour réserver la ressource. Ainsi, en inscrivant « 365 », il n’est pas possible de la réserver plus d’un an d’avance. Ce nombre est paramétrable en mode Public et Authentification;
• Nombre de jours avant l'envoi d’un rappel automatique : IRIS peut envoyer un courriel de rappel à l’organisateur quelques jours avant la date de la réservation afin de lui rappeler sa réservation et valider si elle est toujours nécessaire. Un lien est inclus dans ce courriel afin d’annuler rapidement sa réservation;
• Cliquez sur Enregistrer.​

Courriel de rappel pour le retour de matériel

Pour les prêts d'équipement, vous pouvez programmer pour chacune des ressources un courriel rappelant au demandeur de retourner le matériel à la fin de la réservation. En cochant la case appropriée, un courriel sera envoyé automatiquement à la personne ayant créé la réservation à la fin de la réservation lui rappelant qu'il doit retourner le matériel afin de le rendre disponible pour les autres utilisateurs. Pour activer cette fonctionnalité, il suffit de cocher la case indiquée par la flèche.

Désactiver une ressource

Il est possible de désactiver une ressource temporairement ou en permanence. Pour ce faire, il suffit d'ouvrir la fenêtre d'édition de la ressource et aller tout en bas où est inscrit «Actif».

Sélectionnez alors «Inactif». La ressource ne sera plus visible dans le MGR pour y faire des réservations. Que l'inactivation soit temporaire ou permanente, il est important avant de rendre la ressource inactive, d'extraire le rapport «Détails d'utilisation des ressources» pour cette ressource pour la période d'inactivité afin de connaître les réservations à déplacer. En ce sens, vous pouvez consulter la section Rapports de Mon compte. Cependant, il est important de faire cette démarche avant de désactiver la ressource car une fois désactivée, elle ne sera plus visible dans la section des rapports. Dans ce cas, il est possible de réactiver la ressource pour extraire le rapport et la désactiver à nouveau par la suite.

Ceci est encore plus important s'il s'agit d'une salle à laquelle est associée un système de visioconférence. En désactivant une ressource, cela n'annule pas les réservations à venir. En fait, la ressource et ses réservations associées ne seront simplement plus visibles dans le MGR. Il est donc important de porter action sur ses dernières. En réactivant une ressource, les réservations non modifiées seront à nouveau apparentes et actives.

S'il s'agit d'une salle dont un système de visioconférence y est associé, il est important de retirer cette association avant de désactiver la salle, sinon vous aurez le message suivant:

Le fait de retirer cette association ne supprimera pas les réservations de visioconférence à venir faite avec ce système avant de désactiver la salle. Cependant, cela aura un impact sur la réservation. Dans la réservation de visioconférence, la salle apparaîtra avec la mention (N/D) devant son nom, ce qui indique qu'elle est non disponible.

Si quelqu'un essai de modifier cette réservation en ajoutant un autre système par exemple, apparaîtra le message suivant:

C'est pourquoi il est important de modifier toutes les réservations qui comportent ce système afin de ne pas engendrer de problèmes pour les autres utilisateurs.

Évidemment, si la ressource que vous désactivez ne comporte pas de système de visioconférence fixe, ces problèmes ne seront pas présents. Pour réactiver une ressources qui était désactivée temporairement, il suffit de remettre le statut à «Actif».