Harmonisation des types et activités de visioconférence

Mise en contexte

L’application IRIS a initialement été développée pour une utilisation sur le territoire du RUIS<ref name="Définitions acronymes abréviations">Définitions acronymes abréviations - [[Définitions acronymes abréviations]]</ref> de l’Université Laval (RUIS UL) en fonction des besoins spécifiques de cette région. L’approche initiale s’appuyait sur un modèle d’activités cliniques finement définies en fonction de chacune des spécificités des établissements. Le RUIS de l’Université de Montréal (RUIS l’UdeM) a débuté ses activités sur l’application IRIS en octobre 2013 avec une approche beaucoup plus généraliste de ses activités cliniques. Chaque RUIS utilisaient ses propres activités cliniques. Avec l’arrivée des établissements du territoire du RUIS de l’Université de Sherbrooke (RUIS l’UdeS) comme utilisateurs IRIS, un vaste travail de révision des « Types » de visioconférences et des activités cliniques s’est amorcé en vue d’une harmonisation des nomenclatures. Avec l’implication des équipes des trois territoires, nous vous proposons une nouvelle approche commune qui répond aux besoins de chacun des trois territoires. L’approche très précise utilisée auparavant faisait en sorte qu’elle présentait parfois des zones grises pour la définition de certaines activités de visioconférence, et ce, principalement en téléconsultation. Bien que nous n’ayons pas la prétention d’avoir prévu totalement tous les cas d’exception qui peuvent se présenter, cette nouvelle façon de faire a la grande propriété d’être modulable et permettre si le besoin se fait sentir, l’ajout d’autres précisions afin de répondre aux besoins de tous, quelle que soit la particularité.

Les « Types » de visioconférences

À l’origine, on retrouvait cinq « types » de visioconférences dans IRIS alors que selon la nouvelle nomenclature, il y en aura que quatre. Le type « Enseignement » est maintenant fusionné avec la « Téléformation ». Comme nous le verrons plus tard, la distinction sera maintenant faite au niveau de l’activité. Ainsi, nous retrouvons les quatre types suivants : • Administration; • Recherche; • Téléformation; • Téléconsultation. Voyons maintenant la définition de chacun des types.

Administration

Rencontre à caractère organisationnel réalisée à distance qui n’implique pas la condition clinique d’un usager et qui n’est pas un transfert de connaissance.

Recherche

Activité de recherche réalisée à distance en vue d’améliorer et d’augmenter l’état des connaissances dans un domaine spécifique.

Téléformation

Activité permettant la formation continue et le partage des connaissances médicales et professionnelles à distance dans le but de soutenir la pratique clinique. Cela inclut toutes formations professionnelles offrant des crédits pour le développement professionnel continu.

Téléconsultation

Dans la téléconsultation, il est important de faire la nuance entre téléconsultation avec ou sans patient.

Téléconsultation avec patient

Consultation en présence du patient ou d’un proche aidant effectuée par un professionnel de la santé par visioconférence.

Téléconsultation sans patient

Consultation en l’absence du patient par visioconférence concernant son état de santé.

Mise au point

Le Collège des médecins du Québec (CMQ) a publié en février 2015 un guide d’exercice intitulé « Le médecin, la télémédecine et les technologies de l’information et de la communication » qui présente la position du CMQ à ce sujet. Le lexique utilisé dans ce document est propre à la pratique médicale. Ainsi, alors que le MSSS parle de Télésanté, le CMQ aborde le sujet de la Télémédecine qu’il définit comme étant « l’exercice de la médecine à distance à l’aide des technologies de l’information et de la communication (TIC) ». Donc, la Télémédecine fait partie intégrante de la « Télésanté » qui comprend toutes les activités réalisées à distance à l’aide des TIC, peu importe que ce soit un médecin ou un professionnel. LE CMQ précise que la télémédecine se subdivise en quatre catégories, soit la téléconsultation, la téléexpertise, la télésurveillance et la téléassistance. Voyons où se positionnent ces quatre activités dans la nomenclature utilisée en télésanté.  La téléconsultation : c’est l’équivalent de la téléconsultation avec patient avec comme activité « Diagnostic et suivi d’évolution »;  La téléexpertise : c’est l’équivalent de la téléconsultation sans patient avec comme activité « Diagnostic et suivi d’évolution »;  La télésurveillance : définie comme étant le monitorage à distance, elle ne se retrouve pas dans les activités actuellement présentes dans IRIS. Il s’agit de télésoins;  La téléassistance : définie par la CMQ comme étant « un acte médical posé par un médecin lorsqu’il assiste à distance un autre médecin ou un autre professionnel de la santé… » elle se positionne en téléconsultation avec comme activité « Intervention/Assistance ».

Spécialités/services

Afin d’assurer un niveau de précision, pour chaque type de visioconférence est associée la même liste de 62 spécialités ou services. Cette liste a été élaborée à partir de la liste présentée par la FMSQ. À cela se sont ajoutés d’autres spécialités ou service dans le but de bien couvrir l’ensemble des possibilités en visioconférence. Bien qu’assez exhaustive, il peut arriver dans des cas très particuliers que la spécialité ou le service désiré ne se retrouve pas celle-ci. Dans ce cas, il suffit de sélectionner la spécialité « Autre ». Il est évident que ce choix ne permet pas d’extraire de façon précise les données statistiques associées à cette activité. Voilà pourquoi nous recommandons de l’utiliser uniquement en cas de besoin. Vous retrouvez en annexe la liste des spécialités et services. Autre point important, afin de répondre à des besoins statistiques et assurer une uniformité, la spécialité est maintenant obligatoire pour tous les types de visioconférences. Dorénavant, comme c’était le cas en téléconsultation, vous devrez déterminer une spécialité ou un service même en administration, en recherche et en téléformation. En ce qui concerne la « Télécomparution », bien qu’elle soit souvent associée à la santé mentale, elle est maintenant considérée comme un service en soi. Ainsi, lors d’une telle activité, vous devez sélectionner «  Comparution au tribunal » pour la Spécialité/Service et « Intervention/Assistance » comme activité. Vous pouvez aussi ajouter une précision à savoir si c’est une clientèle adulte ou pédiatrique. Le détail se retrouvera dans le titre.

Activités

C’est dans cette catégorie que les changements sont les plus importants. Auparavant, on retrouvait des activités cliniques seulement dans les types « Téléconsultation » et « Téléformation ». Avec l’harmonisation, la notion d’activité sera présente dans les types « Administration » et « Recherche » aussi. Nous parlons maintenant simplement d’activité plutôt que d’activité clinique. Il y aura donc pour chaque type, une ou des activités que l’on devra associer. Dans le cas des rencontres administratives, comme il y aura une seule activité, elle sera associée par défaut. Pour les trois autres types, plus d’un choix d’activités sera possible. C’est pourquoi vous devrez maintenant sélectionner l’activité correspondante. Les nouvelles activités selon le type de visioconférence sont les suivantes.

Activité pour le type « Administration »

Rencontre administrative : toutes les activités à caractère administratif.

Activités pour le type « Recherche »

Collecte de données : Action de rassembler des données de différentes provenances en vue d'un traitement.

Réunion de recherche : Acte par lequel il y a rencontre pour discuter de l’avancement de travaux de recherche ou de tout autre sujet en lien avec la recherche.

Activités pour le type « Téléformation »

Activités de formation : Toutes activités permettant le transfert de connaissances à distance et qui s’adressent à des professionnels, peu importe le type (club de lecture, formation continue, formations ponctuelles, conférence ou présentation scientifique) et qui ne sont pas réalisées dans le cadre d’un cours académique.

Cours académique siglé : Participation par visioconférence en vue de l’obtention de crédits académiques, à un cours offert par une maison d’enseignement collégiale ou universitaire. Le cours doit avoir un numéro (sigle) propre à lui.

Activités pour le type « Téléconsultation »

Enseignement au patient/proche aidant : Fournir au patient et/ou à ses proches aidants, présents à distance, de l’information sur sa maladie, ses symptômes, les gestes à faire et ne pas faire pour s’administrer un soin particulier, etc…, dans le but de l’aider à mieux gérer sa santé.

Diagnostic et suivi d’évolution : Consultation à distance d’un patient par un intervenant visant à poser ou confirmer un diagnostic, réaliser un suivi de l’évolution de la condition ou réajuster le plan de traitement. Permet aussi la communication entre intervenants, ayant pour objectif de discuter en équipe et en l’absence du patient ou des ses proches-aidants, du diagnostic, du plan de traitement ou de toute autre information pertinente en lien avec son état de santé.

Assistance/intervention : Acte clinique spécifique réalisé par un intervenant auprès d’un patient ou de ses proches-aidants avec ou sans l’assistance d’un second intervenant expert, présent à distance. Inclus aussi l’assistance offerte par un professionnel à un collègue à distance sur une technique ou un traitement spécifique à donner à un patient.

Précisions

On retrouve ces dernières dans le type « Téléconsultation » seulement. Tel que leur nom l’indique, elles permettent d’apporter un niveau supérieur de précision concernant l’activité de visioconférence. Les précisions ne sont pas obligatoires et elles ne sont pas communes à toutes les spécialités ou services. Seules les précisions « Adulte » et « Pédiatrique » se retrouvent partout. Vous remarquerez qu’il en est ainsi aussi pour les spécialités « Pédiatrie », « Médecine néonatale et périnatale » et « Gériatrie ». Nous savons que la présence de toutes ces précisions dans ces spécialités représente une incongruité, mais pour des considérations purement informatiques, il était plus simple de le laisser ainsi. Elles ne seront simplement pas utilisées. Afin de répondre à l’ensemble des besoins actuellement présents dans l’application IRIS, des précisions ont été ajoutées lorsque nécessaire selon les spécialités ou services. Une évaluation a aussi été faite afin de prévoir des besoins futurs. De plus, il est important de noter qu’il est possible d’ajouter d’autres précisions pour une spécialité ou un service afin de bien répondre à vos besoins. Il suffit alors d’en faire la demande à votre centre de coordination.

Il est important de noter que pour une même activité, plus d’une précision peut être sélectionnée, ce qui encore une fois permet un plus grand niveau de précision. Prenons en exemple une téléconsultation en réadaptation en déficience physique. Pour l’élaboration ou la mise à jour d’un plan de soins individualisé, l’activité sélectionnée serait « Diagnostic et suivi d’intervention » et plusieurs précisions pourraient être cochées : Adulte; Plan de soins individualisé. Toujours dans les précisions, les spécialités professionnelles présentes pourraient être spécifiées : Soins infirmiers; Ergothérapie, Physiothérapie, Service social; etc… Aussi, la précision « En milieu de vie » a été ajoutée à toutes les spécialités. Elle est indiquée lorsque le client se trouve à domicile, en milieu scolaire ou à son travail. Cette notion est importante afin de pouvoir extraire ce type de donnée.

L’ajout de plus d’une précision est toujours en lien avec le niveau de précision désiré lors de l’extraction des données statistiques.

Conclusion

Cette modification du processus de création d’une réservation IRIS est rendue nécessaire avec l’arrivée d’un troisième joueur comme utilisateur de l’application. Bien que cela représente encore une modification dans vos façons de faire, les principes d’uniformité qui ont guidé la mise sur pied de cette nouvelle approche feront en sorte de simplifier votre travail au quotidien.

Cette nouvelle nomenclature ne vous fera pas perdre les données statistiques déjà inscrites sous l’ancienne forme. Ainsi, un travail de corrélation a été réalisé afin d’associer les anciennes activités cliniques aux nouvelles activités maintenant utilisées. En exemple, toutes les réservations de l’activité clinique « Clinique de plaies complexes (CSSS Alphonse Desjardins) » seront maintenant associées à « Plaies complexes/Diagnostic et suivi d’évolution (spécialité/activité) ».

Nous vous rappelons les bénéfices majeurs de l’utilisation des modèles dans l’application IRIS. Ainsi, lorsque vous avez créé pour la première fois votre réservation en y ajoutant toutes les précisions désirées (si nécessaire), il suffit de l’enregistrer en tant que modèle. Lors d’une prochaine activité de visioconférence dans la même spécialité, vous n’aurez qu’à utiliser votre modèle et ainsi éviter d’avoir à inscrire toutes ces informations à nouveau.

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