Planification des tâches pour le démarrage du module de gestion des ressources

Votre établissement utilisera sous peu le module de réservation des ressources pour la gestion de l’ensemble des salles. Vous trouverez dans ce document la liste des tâches préparatoires à accomplir en vue de ce démarrage sous le principe d’un calendrier à rebours. En déterminant la date de démarrage, ce calendrier vous donne l’ensemble des dates à respecter afin de faciliter l’implantation du module de réservation des ressources. Le décompte se fait en jours ouvrables et le démarrage se fait toujours un lundi (mardi si férié la veille).

Collecte d'informations

Vous devez d’abord déterminer pour chacune des salles, quel mode vous désirez utiliser, soit le mode « authentification » ou « public ». Par la suite, vous devez collecter les informations suivantes pour toutes vos salles.

• Établissement : nom de l’établissement et le point de service s’il y a lieu;
• Numéro de la salle;
• Nom de la salle. Répétez le numéro de la salle s’il n’y a pas de nom spécifique;
• Description : faire une description sommaire de la salle;
• Étage : l’étage sur lequel se situe la salle;
• Aile : si nécessaire, indiquez l’aile ou se situe la salle;
• Téléphone : numéro de téléphone de l’établissement
• Poste : poste du téléphone dans la salle s’il y a lieu;
• Nombre de place : capacité de la salle;
• Propriétaire : le propriétaire est la direction ou le service qui est responsable de la salle. S’il n’y en a pas, inscrire le nom de l’établissement;
• Propriétés : indiquez s’il y a une ou des fenêtres dans la salle, une ou des tables et s’il y a un ordinateur;
• Équipements/caractéristiques disponibles : cochez les équipements ou caractéristiques que l’on retrouve dans la salle;
• Informations supplémentaires : inscrire les informations ou particularités associées à la salle (ex : cette salle doit prioritairement être réservée pour de la visioconférence; à l’usage exclusif de telle direction, etc…) pour un maximum de 500 caractères. Vous pouvez inscrire des équipements présents dans la salle ne se trouvant pas au point « Équipements/caractéristiques disponibles »comme un lutrin, une estrade, etc…;
• Documents à ajouter : vous pouvez associer des documents PDF ou des images. Cela peut être des photos de la salle, un plan d’aménagement ou un trajet pour se rendre à la salle;
• Équipement de visioconférence : équipement de visioconférence  fixe associé à la salle;
• Niveau d’approbation (Est-ce que les demandes de réservation de ces salles doivent être approuvées par quelqu’un?);
• Responsables : nom de la ou les personnes responsables de l’approbation des réservations pour cette salle. Si rien n’est inscrit, aucune approbation n’est nécessaire;
• Restrictions : nom de la ou des personnes pouvant réserver la salle si vous décidez de restreindre l’accès. Possible seulement en mode « authentification »;
• Cacher en public : si vous désirez que la salle ne soit disponible qu’en mode « authentification », cochez cette case;
• Nombre de jour d’avance maximum pour réservation : vous pouvez déterminer un nombre de jours maximum que la salle peut être réservée d’avance. En inscrivant rien, il n’y a pas de restriction;
• Nombre de jour avant envoie d’un rappel automatique : déterminez le nombre de jours avant la date de la réservation où un courriel sera envoyé automatiquement à la personne qui a fait la réservation afin de valider si elle a encore besoin de la salle. En indiquant « 0 », aucun courriel ne sera envoyé.

Autres travaux à réaliser

• Identification du pilote du module de réservation des ressources

Vous devez déterminer qui agira à titre de pilote pour le module de réservation des ressources pour votre établissement.. Cette personne aura la tâche d’inscrire les utilisateurs dans l’application.

• Identification des supers utilisateurs

Vous devez déterminer les personnes qui agiront à titre de supers utilisateurs pour le CSSS. Désirez-vous en avoir plus d’un selon les établissements et points de service ? Ces supers utilisateurs seront formés par le CSCT et ce seront eux qui formeront l’ensemble des utilisateurs pour le CSSS.

• Identification de la/les personnes qui éditeront les salles dans l’application avant la migration

Vous devez déterminer qui procédera à l’inscription des salles dans l’application en prévision du démarrage. Vous pouvez choisir les supers utilisateurs ou d’autres personnes. Cela peut être un des supers utilisateurs.

• Élaboration d’un plan de communication

Élaboration d’un plan de communication afin d’aviser l’ensemble des utilisateurs de l’établissement des changements au niveau des outils de réservation des salles.

• Formation

Dresser la liste des personnes à former si nécessaire et établir le mode de formation qui sera adopté. Suite à cela, élaboration d’un calendrier de formation.

• Importation des réservations

Valider la possibilité d’extraire en fichier Excel selon le gabarit fourni par le CSCT les réservations de salles  déjà inscrites dans Lotus afin de pouvoir les importer directement dans le module de réservation des ressources. En cas d’impossibilité, vous devrez désigner une personne qui devra inscrire dans IRIS l’ensemble des réservations déjà existante dans Lotus. Cette action devra être réalisée avant le démarrage. En ce qui concerne l’importation des réservations dans IRIS, il est important de noter que les récurrences seront importées comme des réservations uniques. Ainsi, si vous avez une récurrence tous les lundis pour quatre semaines dans votre système de réservation, l’importation traitera cette réservation comme étant quatre réservations uniques pour les quatre lundis. S’il doit y avoir une modification une fois l’importation réalisée, les quatre réservations devront être modifiées individuellement. Les nouvelles inscriptions dans IRIS seront cependant gérées comme des récurrences avec la possibilité de les modifier en bloc. 

• Plan de migration

Établir les modalités de migration d’une application vers l’autre. En lien avec la date qui sera arrêtée pour le début des activités dans IRIS, déterminer quand il ne sera plus possible de faire de nouvelle réservation dans Lotus et quand l’extraction des réservations déjà inscrites dans Lotus sera faite afin de les transférer dans IRIS.